PDCAとは？ 基本の意味やPDCAサイクルを回すコツ、書き方の例を解説【テンプレートあり】
「PDCA」という言葉は聞いたことがあるけれど、具体的な意味や使い方がわからないという方も多いのではないでしょうか？
PDCAは、プロジェクト管理や業務改善を効果的に行うための基本フレームワークです。これを上手く取り入れることで業務の質を上げることが出来ます。
本記事では、PDCAの基本的な意味からPDCAサイクルを上手く回すコツ、具体的な書き方までをわかりやすく解説します。すぐに使えるテンプレートもご用意したので、ぜひ参考にしてください。
PDCAの意味とは
PDCAはW・エドワーズ・デミング博士らが提唱したマネジメント手法の1つで、あらゆるものごとに適用することができます。
Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）のプロセスを繰り返すことで、品質を維持、もしくは向上させ業務改善を図る考え方のことをいいます。
PDCAを表で表すと輪のような形になるため、『PDCAサイクルを回す』と表現することもあります。
①Plan（計画）
PDCAの第一段階はPlanすなわち計画です。ここで大切なことは、漠然とした計画ではなく、しなければならないことを細分化して考えることです。
Planの基本は5W1Hです。『いつ、どこで、だれが、何を、なぜ、どのように』するのかを具体的に決めましょう。
②Do（実行）
Planの詳細が決まったら次はDo、すなわち実行です。ここでのポイントは、Planで立てた計画に則って行動することです。
また、次のCheck段階で評価がしやすいように、行動結果を見える化し、明確にしておくことが大切になります。できる限り定量化しておきましょう。
③Check（評価）
Doの結果を受けてCheck、すなわち評価に入ります。実行した結果が良かったのか悪かったのかを、予め設定しておいた定量的な材料で判断をします。
定性では抽象的で曖昧な評価になってしまいかねませんので、先にクリアな目標を立てておくと評価がしやすくなります。
④Action（改善）
CheckができたらPDCAサイクルの４つ目にあたるAction、すなわち改善です。Checkで評価した内容を元に全体の見直しを図ります。
評価の結果、成果が出なければやめるという選択もあります。しかしながら、結果が芳しくなくても改善を図ることで成果が見込めるのであれば、方法を変えての継続が望めるでしょう。
PDCAサイクルを上手く回すコツ
社会人であれば上司からPDCAを回すことを求められ、きちんと機能するよう意識している人も多いでしょう。しかし、上手く回せているようで実は上手く回せていないというのが現状のようです。
この原因はいくつか考えられます。1.Plan、Doまでで終わってしまっている。2.変更が多すぎる。3.企画倒れに終わってしまう。これらの原因から、PDCAサイクルを上手く回すコツを考えてみましょう。
PDCAサイクル3つのコツ
1.Check、Actionに時間をかける
PDCAを意識していても、Check、Actionまでできていないことが多いのです。
例えば、良い計画を思いつき、時間をかけて計画をしたものを実行に移します。それが大成功に終わったら、上手くいって良かった、で終わりになっていませんか？
成功要因はどこにあったのか、それでも懸念された事項はなかったか、どのように次に繋げるか、といった分析に時間をかけていないことが多いのです。結果を分析したうえで次のPlanに入れるよう、意識的にCheck、Actionに時間をかけるようにしましょう。
2.改善を急ぎすぎない
スピードが求められる業界や業種では、とにかく行動することが重視されます。それにより、Checkのプロセスが結果の評価ではなく『アイデア出し』になってしまっていることがあるのです。
こうしてみたら上手くいくのではないか、こんな方法はどうか、それは、Checkではなく思いつきによる作戦変更にすぎません。
もちろん、斬新なアイデアも大切です。しかし、なぜその新しいアイデアがマッチすると考えられるのか、行動の結果を振り返って紐づけることが必要なのです。
3.フットワークを軽くする
これは2.とは逆で腰が重く頭でっかちになってしまうパターンです。計画に時間をかけすぎてしまい、実行されないまま企画倒れになってしまうことがあります。
Planで理想を描きすぎて実現可能性が低かったり、時間をかけすぎて旬を逃してしまったりしていませんか？Planを立てたら良いタイミングでDoに移ることが大切です。
改善を急ぎすぎてもよくありませんが、PDCAサイクル自体は早く回すことが重要です。PDCAのどのステップも飛ばすことなく、スピード感を持ってPDCAサイクルを回すことを意識してください。
PDCAを活用した企画書の作成方法
企画書を作成するには、PDCAの考え方が必要となります。
職務を遂行するにあたっては、必ず目的とゴールがあるはずです。何のための企画であるのか、これにより何を達成したいのか、そのために今何をしなければならないのかを明確にし、PDCAを企画書に落とし込みます。
その流れが目で見てわかりやすいテンプレートをご紹介しましょう。パワーポイントにPDCAサイクルの図を配置し、Plan、Do、Check、Actionそれぞれの中身が書き込めるフォーマットになっています。書き込む内容は明確かつ具体的なものにしましょう。
①Plan（計画）の具体例
Planには、目標、戦略、行動計画、懸念点や対処策などが含まれます。
- 12月のTOEIC試験で700点以上獲得する。
- 前回リーディングセクションのスコアが低かったため、平日30分間テキスト長文を読み、リーディングスキルの底上げを図る。
- 10月、11月に海外出張を控えており、勉強時間の確保が難しいことが懸念される。
- 海外出張では積極的に英語を使い、リスニング力アップに時間を割く。朝6：00に起床し、7：30までを勉強時間に充てる。
②Do（実行）の具体例
Doには、実行した内容やその間に起こった問題、対処した内容などが含まれます。
- 連日深夜まで接待が続き、朝6：00に起きられない日が多くあった。（10日／月）
- 朝6：00に起きられなかった日は、昼12：00～12：30までの時間を勉強に充てた。
③Check（評価）の具体例
Checkには、目標達成状況と評価、良かった点、悪かった点などが含まれます。
- TOEICスコアは675点。目標まであと25点届かなかった。
- リーディングセクション360点、リスニングセクション315点だった。
- 前回よりスコアアップはしたものの、リーディングに力を入れたためリスニング練習が不足した。
- 朝の時間は取れないこともあったが、昼に代替時間が取れたことは良かった。
- 勉強に費やせる期間が短かった。学習期間を見直す必要がある。
④Action（改善）の具体例
Actionには、継続可否や次回に繋げる際の留意事項などが含まれます。
- 今回学習時間が2ヶ月しか取れなかったため、次回は6ヶ月確保する。
- 次回TOEIC受験は来年6月に設定。目標730点に引き上げ必達を掲げる。
- 引き続き、平日朝の30分間をリーディング練習に充てる。
- 平日通勤時間往復60分間はリスニング練習に充てる。（iPodに音源を落とす）
- 毎週日曜の夜21：00-22：00はTOEIC対策問題を解く。
PDCAの成功事例
それでは、実際にPDCAの考え方に則って業務改善が図られた成功事例を見てみましょう。
事例①電気部品メーカー 生産パラメーターの改善
製造工程はどの製品も同じだが、生産パラメーターの個別調整が必要となる。
P：シミュレーション後、生産パラメーターを設定する
D：設定したパラメーターを用いて製造する
C：製造品を計測しデータを評価する
A：データを解析し補正値を取得する
これにより、パラメーターが最適値に収束した。
上記は製品の不良対策として生産設計から見直し、製造品の改善フィードバックを継続的にかけることで最適化が図られた成功事例です。
事例②ネット通信販売業者 HP訪問数アップ
実店舗を持たないネット通信販売業者においてHPからの購入申込みが伸び悩んでおり、HP訪問数をアップさせたい。
P：対象顧客層のニーズを調べ、検索トップになるWEBページを調査する（1日200人）
D：検索トップのページより豊富な情報量を盛り込んだWEB記事を書く
C：訪問数の比較をし、検証する
A：検証結果を受け、HPのブラッシュアップをする
これにより、検索トップを獲得し、HPからの購入申込み数は3倍になった。
まとめ
PDCAサイクルは、仕事の業務改善だけではなく日常生活でも活用ができます。
一見すると人は毎日同じことを繰り返しているようにも思えますが、そうではありません。自分でも意識しないうちに日々改善活動をしているはずなのです。そうして人は成長を続けています。
PDCAサイクルを回すために必要なことは2つあります。明確な目標を持つこと。そして、継続していくことです。常に目的意識を持って日々を過ごすことで、社会人としても1人の人間としても、成長を続けることができるでしょう。
PDCAシートを活用して、身近な改善活動から取り組んでみてはいかがでしょうか。