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第9回 ビジネスメールの型を身に付けよう【8】本文

著者:一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 アットマークステーション  安井 巧


本文は型がポイント

ビジネスメールには「型」があります。

メールに時間をかけ過ぎている人、何から書いていいか悩んでいる人は、以下の基本的なメールの型を意識しておきましょう。

ビジネスメールに必要な項目と順番は、「①宛名」「②挨拶」「③名乗り」「④要旨」「⑤詳細」「⑥結びの挨拶」「⑦署名」です。

①宛名

相手の会社名、部署名、役職名、名前を書きます。

会社名は、「(株)」と略さずに、「株式会社」と書きましょう。

敬称は、「様」を使い、関係が深くなれば、姓名だけにして、「さん」と親しみのある呼び名にかえてもよいでしょう。

②挨拶 ③名乗り

まずは、用件に入る前に、「挨拶」と「名乗り」から始めます。

気持ちいい挨拶とともに、誰からのメールかわかるように「会社名」+「名前」を書いて名乗ります。

④要旨

相手にメールを送った目的、概要を的確に伝える内容を書きます。

⑤詳細

要旨の詳しい情報を相手が理解しやすいように、具体的かつ簡潔な表現で書きましょう。

⑥結びの挨拶

メールは、ビジネス上の文章です。「礼に始まり、礼に終わる」よう最後の挨拶も忘れずに書きましょう。

⑦署名

署名は、メールの「名刺」です。

自分の「会社名」「部署名」「役職名」「氏名」「郵便番号」「住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」「ホームページURL」など、名刺と同等の情報を入れましょう。

以上の7項目を意識して書くと、抜けが無く次に何を書くかが浮かんできます。

まずは、このメールの型を意識して、コミュニケーションの手順を身につけましょう。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
https://businessmail.or.jp/curriculum/basic/

■ビジネスメールの各種セミナー
https://business-mail.jp/

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著者プロフィール

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安井 巧

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 アットマークステーション

印刷会社の営業を経て独立。インターネット活用を中心に集客、販促を支援。日常のメールに対する疑問、課題から「心地よいメールコミュニケーション」の普及を目指し日本ビジネスメール協会認定講師として活動中。

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