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第11回 プレゼンテーション資料とは/読み易く分かり易い資料を作る3つのルール(1)

著者:プレゼンテーション資料作成コンサルタント Microsoft MVP 2015(Power Point部門)受賞  山橋 美穂



当コラムはMicrosoft PowerPoint 2010での動作を前提として作成されています。バージョンが異なる場合、画面のキャプチャやメニューの場所が異なる場合があります。あらかじめご了承ください。
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こんにちは。資料作成アドバイザーの山橋美穂です。このコラム連載もいよいよあと2回となりました。第1回から前回の第10回までは、資料を作成するにあたり必須のスキルであるMicrosoft Officeのソフトについてお教えして参りました。
今回と次回の最終回で、いよいよ、資料についての重要なポイントをお教え致します。あくまでも基本的な事項ですが、とても大切なことなので、何度も読んで理解し、習得して頂ければと思います。

私の著書「スティーブ・ジョブズのプレゼン資料はなぜすごいのか」(ゴマブックス出版)にも詳しく書いておりますが、プレゼンテーション資料を作るにあたり、意識すべきポイントがあります。それはゴチャゴチャと難しいことではありません。もちろん、細かいことを言えばたくさん挙げることができますが、まずは基本的なルールとして、私はそれをたった3つのポイントに絞りました。最低限の3つルールです。これからお教えする3つのルールさえ習得すれば、ある程度読みやすく意図が伝わる資料を作ることができます。

そもそもプレゼンテーション資料とは何でしょうか。自分のプレゼンテーションを直接聞いてもえるのであれば、資料はあくまでも補足的な役割で構いません。しかし、常に直接聞いてもらえるとは限りません。営業先へ行ったら、決定権を持たない担当者に対応され、一通りプレゼンをし終わると担当者から「では、資料だけお預かりしておきます。」と言われ、資料だけが社長や経営陣に渡っていく、なんていう事も多々あります。
資料がプレゼンターの意思を背負って一人歩きするのです。
そんな一人歩きした資料が、分かりづらかったり読みづらかったらどうでしょう。伝えるべきプレゼンターの意思が伝わらないのはおろか、1、2ページめくっただけでゴミ箱行きになる可能性だってあります。

プレゼンテーション資料とは、「読んで」もらって、「理解して」もらい、更に「納得・共感して」もらって、そして最終的に「行動に移して(購入、企画採用等)」もらうためのモノです。商品を買ってもらったり企画を採用してもらうには、まず「読んでもらう」というステップをクリアしなければなりません。そして、「納得・共感してもらう」には、意図を理解してもらわなければならないのです。

では、資料を読んでもらう時に、1ページ1ページが非常に汚い資料だったらどうでしょう。読もうという気になるでしょうか。仕事が忙しくて時間に追われている時ならば尚更、読み込むのに時間がかかるような資料に目を通すのは、うんざりしてしまいますよね。そして、もし読んでもらったとしても、ちゃんと意図を理解してもらわなければ、共感は生まれません。共感がなければ、人は行動に移してはくれません。

プレゼンテーション資料作成の基礎は、まず「読みやすい資料を作ること」、そして「意図が明確に伝わる資料を作ること」です。これが出来ていなければ、せっかく時間をかけて一生懸命作成した資料がゴミになるのです。
では、何をどうすれば「読みやすく意図が伝わる資料」が作れるのか。それが、この3つのルールにあります。

  1. 色を乱用しない
    色は戦略的に使える重要な要素です。

  2. 情報を整理する
    スーパーでリンゴを売る時に、何を伝えれば主婦は買ってくれるでしょうか。

  3. 余白を作る
    1ページに余白なくびっしりと文字が書かれていたら、読む気になるでしょうか。

たったこれだけです。これらを理解して、資料にいかす事ができれば、読みやすく分かりやすい資料が作れるのです。次回の最終回で、これら3つを詳しくお教え致します。

セミナー情報

タイトル

1日で習得 綺麗で分かりやすいプレゼンテーション資料作成

内容

元外資系証券会社のプレゼンテーション資料作成チームで働いていた資料作成コンサルタントが、たった1日で資料作成に必要な基礎知識を全て教えます。

基礎編(1)「資料作成の基本 3つのルール」
基礎編(2)「資料作成に必要なPowerPointの機能レクチャー」
基礎編(3)「資料作成に必要なExcelグラフの作り方」
中級編「論理的な資料を作る為の幹となる「構成」の作り方」
演習編「様々なスキーム図、グラフの作成」

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著者プロフィール

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山橋 美穂

プレゼンテーション資料作成コンサルタント Microsoft MVP 2015(Power Point部門)受賞

プレゼンテーション資料作成アドバイザー。東京都出身。1999年青山学院女子短期大学卒業。2006年武蔵野美術大学卒業。武蔵野美術大学在学中より、外資系証券会社のプレゼンテーション資料作成チームに就業。法人企業向け資料の作成スキルを身につける。その後、経験を活かして独自に専門的な資料作成の知識を学びながら、ベンチャー企業やIR専門企業で、提案書や決算報告書作成の経験を積む。

2012年に資料作成の専門家としてフリーランスに転向。資料作成代行、アドバイザー、レクチャー講師等を行いながら、ヴィジュアルを重視した絵で見るプレゼンテーション資料の構築を目指している。

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