支払依頼書とは？書き方・フォーマット例やワークフロー導入効果を解説

手段をデジタル化するだけではダメ

デジタル稟議とは、様々な申請書を電子化して決裁をまわす仕組みを指します。

これまでは、なぜ紙の申請書を電子化するといいのか、主に「デジタル化」の部分にフォーカスをあてたお話してきましたが、今回からは申請書そのものについて深堀りしていきたいと思います。

というのも、手段だけ進化しても、申請書のフォームや書き方が杜撰だと、必要な情報を効率よく伝えることができず本末転倒になってしまうからです。ちなみに、弊社が提供するワークフローには、種類豊富な電子申請書のフォームが搭載されていますが、上記のような観点から、どれもこだわって制作しています。

各申請書の意義や伝えるべき情報、書き方のポイントなどを抑えることで、デジタル稟議を最大限有効活用し、さらなる業務効率化につながります。

支払依頼書とは？

さて、多種多様にある申請の中で、今回ご紹介するのは「支払依頼書」です。

支払依頼書とは、取引先から届いた請求書など、買掛金の支払処理を経理部門に依頼するための社内文書です。一般的に、取引先からの請求書は、実際に取引を行う部署の担当者宛に届くケースが多く、請求書を受け取った担当者は、経理部門に請求書を回付して支払処理を依頼します。

しかし、

「請求書をそのまま渡しちゃダメなの？」

「なぜ請求書と別に支払依頼書を用意する必要があるの？」

「支払依頼書のフォーマットや書き方が分からない……」

などの疑問や課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。

支払依頼書の必要性と活用するメリット

まずは、なぜ請求書を渡すだけでなく、わざわざ支払依頼書を作成する必要があるのかについて説明します。

例えば、小規模な企業であれば、請求書を経理部門に渡す時に、補足情報を口頭で伝えたり簡単なメモを添えるだけで支払処理を行える場合もあるかもしれません。

しかし、会社規模が大きくなるにつれ、社内の部署・部門やプロジェクト、取引先も数が増え複雑化するため、以下のような問題が起こりやすくなります。

• どの案件・プロジェクトに紐づいた買掛金か分からない
• どの部門が負担する請求か分からない
• 案件によって支払サイクルが異なるため、支払期限が分からない

つまり、上記のような問題を回避するためにも、経理部門の担当者が支払処理に必要な情報を把握できるよう支払依頼書を作成する必要があるといえます。

また、支払依頼書の活用は以下のようなメリットもあります。

• 請求書受け取り～支払処理までのワークフローが明確になる
• 情報確認のための負担が軽減し、業務スピードや効率を改善できる
• 「誰が支払依頼をして」「誰が受理したのか」という記録を残せる

これらのメリットからも分かるように、支払い依頼書があることで、支払処理を正確かつ効率的に行うことができ、内部統制を整える上でも非常に効果的だと言えます。

支払依頼書フォーマット例と書き方

次は、支払依頼書の書き方が分からない人に向けて、支払い依頼書の基本フォーマットと書き方についてご紹介したいと思います。

①フォーマット

支払依頼書のフォーマットは会社によって異なりますが、支払処理に必要な情報が端的に伝わるよう、シンプルなデザインが好ましいとされています。

②支払依頼書の主な項目と書き方

次に、支払依頼書に必要な項目と書き方について下記の通りになります。

１ 作成日・申請日

支払依頼書を作成・申請した日付を記入します。

2 承認欄

支払金額などの条件によって承認者の数や承認ルートが変わる可能性があるため、3個ほど決裁欄を用意するのが一般的です。

例）承認１：課長　承認２：部長　承認３：経理部長

3 依頼者氏名・所属部署

支払依頼書を依頼（申請）する人物の氏名と所属する部署を記載します。

4 支払先企業名

支払先の企業名を記入します。この際、正式名称で記載するようにしましょう。

例）○　株式会社エイトレッド

×　エイトレッド / エイトレッド社

5 支払方法

銀行振込・口座振替・手形・小切手など、事前に支払先企業と合意した支払方法を記載します。

6 支払先情報

支払先の銀行名や支店名、口座番号など、支払に必要な情報を記載します。

7 支払期日

支払期日を正確に記載しましょう。

例）○　令和3年9月30日

　　×　令和3年9月末日

8 支払金額の内訳

用途やプロジェクト、負担部門など、支払金額の内訳を記載します。

例）営業部予算より生産する、A社のワークフローシステムの初期費用

ワークフローシステムで支払依頼書を電子化するメリット

テレワークの実施やDX推進の影響でワークフローシステムを導入し、紙書類による申請業務をデジタル化する企業がますます増えてきていますが、支払依頼書もワークフローシステムによりデジタル化できる書類のひとつです。

支払依頼書をデジタル化することで、下記のような効果を得られます。

①業務効率の改善

• 請求書の受取から支払までのフローが可視化される
• フローが可視化されることで、業務手続きの停滞を防ぐことができる
• 支払処理が実際に行なわれたことを、依頼者へ通知できる
• 電話やメールなどが不要となり、依頼主都合による作業割込が減少する

②内部統制の強化

• 誰がいつ承認を行い、支払処理をしたかという記録、証跡を残すことができる
• 過去の支払処理の検索時間を削減し、スピーディーに閲覧することができる
• 作業ステータスを可視化することで、関係者や承認状況をリアルタイムで確認することができる

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まとめ

今回は、支払依頼書の必要性や作成のメリット、書き方などについてご紹介しました。

また、ワークフローシステムを導入することで、支払依頼書に関連する手続き業務を効率化し、内部統制の強化にもつなげることができることをお伝えしました。

今回ご紹介した情報も参考に、支払依頼書をはじめとした申請書を見直し、デジタル化することで、より快適な運用を目指してみてはいかがでしょうか。