早退・遅刻の届け出方法と管理方法
早退・遅刻届とは、従業員が早退・遅刻・私用外出・欠勤などをする際に、会社へ提出する文書のことです。
正当な理由なく遅刻した従業員には、始末書を提出させて反省を促します。
会社へ寄らず、自宅から直接訪問先へ出向く場合や、訪問先から直接自宅へ帰る場合に会社へ提出する直行・直帰届など、さまざまな遅刻・早退に関するテンプレートや書き方についてご説明します。
早退・遅刻届とは
何らかの理由により定刻より早く退勤しなければならない場合や、定刻どおりに出勤できない場合、会社に対する早退・遅刻の届出が必要です。
勤怠管理の原則は、ノーワーク・ノーペイですから、定刻を1分でも過ぎれば遅刻となり、1分でも早く帰れば早退となります。減給の割合は会社によっても異なり、1分の遅刻でも半休とみなされる場合も少なくありません。給与計算にも関わってくる項目ですので、早退・遅刻が発生する場合には速やかに届け出る必要があります。また、電車遅延や災害等でやむを得ない時には、給与カットがされないルールを設けている企業も多くありますので、就業規則と照らし合わせて届出をするようにしましょう。
必要な項目について
早退・遅刻届で記載すべき事項は2つあります。当該日時と早退・遅刻の理由です。そして、本人氏名と上司の承認印やサインがあれば、許可を得られたことになります。何の連絡もないと業務を滞らせるだけでなく、職場の人に心配をかけてしまうことになりますので注意してください。二日酔いで朝起きられずに無断遅刻してしまい、連絡がつかないことを心配した上司が、部下の家を訪問するケースもよく耳にします。事前に早退・遅刻をしなければならないことがわかっている場合は、届出をすると共に同僚への連絡もしておきましょう。代わりに対応してもらわなければならない場合は、業務関連の引継書を別途作成して、事前に依頼しておくことで業務が滞りなく進みます。
早退届のテンプレートと書き方
事前に早退しなければならない用事がわかっている場合、早い段階で早退願を提出しておくと良いでしょう。いきなり早退願を出すのではなく、まずは上司に口頭で早退したい旨伝えます。それで良い返事がもらえたら、会社のルールに則って早退願を書きましょう。テンプレートはシンプルなワード文書をオススメします。形式的なものになりますので、氏名、日時、理由が書いてあれば十分です。
遅刻届のテンプレートと書き方
遅刻届は、多くの場合が当日の予期せぬ遅刻となるでしょう。事前にわかっている場合は早退願と同様に申請することもありますが、当日の場合は事後の届出となります。遅刻した時間分は欠勤扱いで減給とする会社もありますので、分単位で正確に時間を記載する必要があります。遅刻となった日時と理由、添付書類等があればその内容を記載します。急な体調不良やケガで病院へ行った場合には診断書や領収書等の添付も考えられます。
遅刻・早退・外出・欠勤届をまとめたテンプレートと書き方
勤怠関係の届出はカテゴリが同じといえますので、遅刻・早退・外出・欠勤の届出をまとめたテンプレートが便利です。必要項目が重なりますから、○をつければどの届出かわかるようにしておけばOKです。届出内容として2つ欄を設けます。欠勤は1日単位で記載できるようにし、遅刻・早退・外出は時間単位で記載できるようにします。その他、事由と添付書類、事後届出となった際の理由記入欄も設けておきましょう。
電車遅延による遅刻の場合
電車遅延による遅刻の場合は、遅刻扱いにならない企業がほとんどです。届出の事由欄に電車遅延である旨を記載します。添付書類として、遅延証明書をつけましょう。もし、遅延証明書をもらい忘れてしまった場合は、鉄道のホームページから遅延証明書を印刷できる場合もありますので確認してみましょう。その他、同じ路線の駅であればもらえることもあります。諦めずに会社最寄り駅でも聞いてみましょう。今はインターネットで検索すれば電車遅延の情報はすぐにわかります。定期圏内の電車が遅れていれば上司もわかりますので、なくてもOKとしてもらえることもあります。どうしても手に入らなかった場合は一度上司に相談してみることをオススメします。
ただし、遅延証明書はあくまでも遅延したことの証明で、法的効力はありません。ノーワーク・ノーペイの原則からみても会社は本来遅延した分の給与を支払う義務はないのです。しかし、それではあまりに労働者にとって無慈悲なため、電車遅延による遅刻は免除される企業が多いのだということを覚えておきましょう。
電車遅延以外の緊急事態による遅刻の場合
電車遅延ではなくとも、災害や事件に巻き込まれる、気分が悪くなった等で予期せずに遅刻してしまうこともありますよね。その場合は、とにかく連絡が先決です。上司と連絡が取れない場合は同僚でも良いのでメッセージを伝えましょう。どのくらい遅刻するか時間が読めない場合は、半休扱いにしてもらう選択肢もあります。あとで有給振替ができれば焦ることなく後日に手続もできます。速やかに連絡を入れること、出社後届出を忘れないことの2点を覚えておきましょう。
遅刻による始末書のテンプレートと書き方
寝坊等で無断遅刻となってしまった場合、始末書を書かなければならないこともあります。会社によっては3回の遅刻で1回の欠勤とみなされることもあるようです。その証拠書類として、また本人の反省を促すため、始末書は存在しています。テンプレートはワード文書が良いでしょう。日付、あて先、自分の氏名を明記します。文面には当該日付と迷惑をかけたことへの謝罪、再発しないことの宣誓等を含めましょう。
早退・遅刻届はメールだけでもOK？
遅刻の場合、例えばすし詰めの電車内では会社へ電話をかけることができません。そんな時は、取り急ぎメールでも良いので連絡を入れましょう。電話をかけられる状況になったら電話で一報を入れることが望ましいです。しかし、最近では休む場合もメール連絡で済ませている職場もあるようです。上司の方針と社風を鑑みて対応しましょう。ただし、早退する場合はすでに会社にいるので、メールではなく口頭で伝えましょう。メールでは、常識のない人と思われてしまうこともあります。
直行直帰届出書のテンプレートと書き方
会社へ立ち寄ることなく外出する場合は、事前に直行直帰届を提出します。この届出がないと、欠勤と間違われてしまうこともありますので注意してください。記載事項は、直行・直帰の種別、当該日時、訪問先と訪問事由です。
急きょ直行直帰することになった場合
クライアントとの打合せが急きょ早まる、長引くなどで事前申請なく直行直帰することになってしまった場合は、必ず上司に連絡を入れましょう。そして、そのままでは遅刻や早退扱いになってしまいますから、事後の届出も忘れないようにしましょう。
まとめ
遅刻・早退・外出・欠勤・直行直帰は、直接給与に関わる項目ですので、遅滞なく届出をしなければなりません。これらがルーズだと、社会人としての信用も失われてしまいます。勤怠管理は基本的な事務処理ですが、とても重要なものです。仕事のバランスを取りながら、休暇も計画的に取得しリフレッシュしていきたいですね。
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