休暇通知・休業日お知らせの方法
休暇通知とは、自社の定めた休業日が取引や連絡に影響する場合、関係先の業務に支障をきたさないよう通知する文書のことです。休日の振替や夏季休業、臨時休業などのお知らせがこれに当たります。週休一日から週休二日に切り替える、従来の休業日を変更するといった抜本的な変更もあり得るでしょう。
決定した休業日は社内にも通知します。一斉休業ではなく従業員各自で休暇を取らせる場合は、休暇取得の規定を設け、希望日を取りまとめます。
また、会社の事情などでやむを得ず休業しなければならないときには、従業員に周知するために休暇通知が必要になります。デリケートな内容なので、漏れや抜けがないように連絡することが大切になります。
ここでは、さまざまな休暇通知に関するテンプレートや書き方についてご説明します。
休日変更通知に記載すべき項目とは
従来の営業日を変更して休日を設ける場合には、従来の営業日に慣れ親しんだお取引先やお客様にその旨を通知しないとご迷惑をおかけすることになります。例えば、従来は日曜日を休日にしていたところを、日曜日を営業日にしてその代わりに月曜日を休日にする場合、それを知らずに月曜日を営業日と思って取引しようとしたお取引先に、思わぬ損害を生じさせることも出てきてしまいます。そのためお取引先への変更通知が必要となりますが、ここで最も重要なのは、従来の休日からどのような休日体系に変更になるのか、これを明確に通知することです。
通知する時期
お取引先や関係先などの業務に支障をきたさないよう、先方の社内にも周知していただくための期間も考慮しなければなりません。そのために、少なくとも変更する１か月前にはご連絡すべきでしょう。
休日変更通知状のテンプレートと書き方
まず文書の発送日を記載します。次に宛先は、お取引先の関係が最も深い、いつもお取引いただいている部門長宛に自社の担当部門長から出します。会社対会社でお出しする場合には、お取引先の代表取締役宛に、自社の代表取締役から出す場合もあります。次に表題ですが、「休日変更の通知」とするか、テンプレートのように休日変更の内容が一目でわかるように、「週休２日制の実施について」などとします。本文では、初めに挨拶文を書き、次に休日を変更する旨とその内容、変更することにより迷惑をかける旨のお詫びの文言を記載します。その後に「記書き」として変更の実施内容を詳細に記述します。 
≫休日変更の通知状004
休職通知書に記載すべき項目とは
休職には、工場災害などにより操業を一定期間停止する場合に従業員に命じる場合や、従業員が私傷病などにより、就業規則に定める私傷病休暇期間を超えても出社できない場合に命じる場合などさまざまな要因があります。会社が休職を従業員に伝える場合には、休職を命じる理由、組合との合意や就業規則の規定など休職を命じる根拠、休職する期間（何月何日から何月何日まで）、休職期間中の給与の取扱い等を記載します。
従業員に通知する時期と注意すべきこと
会社の都合により休職を命じることが決まったら、可及的速やかに対象従業員に文書にて知らせることが重要です。通知が遅れ、噂が先行すると従業員の無用な不安を掻き立てることになります。特に会社側の理由により従業員に休職を命じる場合には、休職を命じるに至った事情、休職事由が解消される見通しを懇切に記載して、休職があくまでも臨時の措置にすぎないことを従業員に伝えます。この場合、将来的な不安を除去することに配慮することが肝要です。また、給与の取扱いなどを明記し、休職期間中の生活の不安等を払拭する必要もあります。そのため、会社の一方的な理由により休職を命じることに思いをいたし、その心情に配慮して慰撫することが大切です。
休職通知書のテンプレートと書き方
文書を通知する日付を記載し、休職を命じる対象者の所属・氏名を書きます。発信は代表取締役社長の氏名で出します。表題の「休職通知書」の下に休職を命じるに至った操業停止などの理由、復旧のメドなどを記載します。次に相手に休職を命じる旨を告げ、休職期間を知らせます。次に休職期間中の給与の取扱い、減額する場合はその根拠、休職事由が解消した場合の復職を約束する文言を記載し、最後に迷惑をかけることにつき陳謝する言葉を述べて文章を締めくくります。 
≫休職通知書の例文
夏季休暇、年末年始休暇などの通知について
年間カレンダーですでに夏季休暇や年末年始休暇が決められている場合には、すでに年度の初めにカレンダー等で従業員に周知されているので、改めて従業員に通知する必要はありません。しかし、年度の途中で夏季休暇や年末年始休暇の日程が決まる場合などは、休暇期間中の旅行や帰省に伴う切符の手配や宿泊施設の予約などを配慮して、なるべく早い段階で全従業員に通知する必要があります。全従業員がメール環境をもっている場合は問題ありませんが、メールだけの通知ではメール環境のない従業員に周知することができません。その場合には、通知文書を個々に配布したり、社内の掲示板等に張り出したりして、従業員全員に周知することが必要です。
従業員の休みを取りまとめる際に注意すべきこと
夏季休暇などの場合、会社自体は休まずとも、個々の従業員が交代で夏季休暇を取得する会社もあります。こうした場合には、個々の従業員が決められた日数分だけ、自分の希望する日程を休暇として取得することになります。この際注意すべき点は、従業員の休暇希望が特定の日に重なり、業務に不都合や支障が生じることのないようにすることです。従業員同士で、お互いに調整することが必要になります。
夏季休暇実施通知のテンプレートと書き方
社員全員に通知する文書ですので、宛名は「社員各位」とします。発信部署を明記し、問合せ部門がわかるようにします。表題は、「夏季休暇実施通知」とし、本文で夏季休暇を実施する旨、記載します。その下に「記書き」として、夏季休暇を取得する期間、各人が取得する夏季休暇の日数を記載します。最後に注意点として、必ず全員が休暇予定を提出すること、休暇希望が集中して業務に支障が出ないように配慮することなども記載します。 
≫夏季休暇実施通知
まとめ
休業にしても休暇にしても、どちらも労働者が就業を免除される重要な事項です。これにまつわる文書を作成する場合には、漏れや間違いがないようにテンプレートを用いて、慎重に作成するようにしましょう。