お詫び状の例文と書き方

お詫び状の書き方

お詫び状ので構成はケースバイケースで変化しますが、どのような場面でも心がけておきたいポイントを列記します。

• 文頭の枕詞に「前略」は不要。
• クレーム対応や納期遅れなどのお詫び状の場合、最初に「サービスを利用してくれたことの感謝」を記載する。さらにミスが発生した原因やお詫びの言葉、納期遅れの場合は想定される期間を真摯につづる。
• 不慮の事故や突発的な事象へのお詫び状は、はじめに謝罪の言葉や相手への気遣いを示す言葉を記載する。次に今後の対策を伝え、最後に「近日中に改めてお詫びをしたい」と直接来訪して謝罪したい旨を記載する。
• 借用したものを紛失した、返済金を返せなくなったというような場合は、原因と事実を正直に書く。
• 書状の最後には、まずはお詫びの気持ちをお伝えしたくて、という気持ちを記載する。

ワードでのお詫び状の書き方

お詫び状の作成にワードを使ってもよい場合は、ビジネス文書の形式でテンプレート化しておくと便利です。

上記のような内容でテンプレート化しておけば、主に違いが出てくるのは主文のみです。頭語や結語などもテンプレートしておけば、ビジネスマナー違反などの心配もありません。

ただし、ワードで作成するお詫び状は、手書きのお詫び状よりも冷たい印象を与えてしまいがちです。ワードを使ってお詫び状を作成するときは、より丁寧に気持ちを込めて主文を作成することを心がけましょう。

手書きでのお詫び状の書き方

日本語で手書きでお詫び状を作成するときは、縦書きにするのが一般的です。

日本では、より畏まった文章を書くときは縦書きを使用します。ただし会社によっては横書きで作成する文化もあるので、上司や同僚など分かる人に確認してください。

また、手書きでお詫び状を書くときに注意したいのが誤字脱字です。誤字脱字があった場合、修正液や修正テープは使わず、新しい紙に1から書き直しましょう。

お詫び状は手書きの方が誠意が伝わりやすいですが、もし書き損じが心配なのであればワードで作成してもOK。やむを得ずワードで作成した場合、名前を手書きして誠意を込めましょう。

お詫び状の書き方のポイント

気持ちが伝わるお詫び状にするために、いくつか押さえておきたいポイントがあります。くわしく見ていきましょう。

なるべく早く対応する

お詫び状の作成・送付は、できるだけ早めに対応することが重要です。

長期間経過してからお詫び状が届いても誠意が伝わりにくく、かえって相手を怒らせる可能性もあります。

トラブルの内容の確認などがあり、すぐにお詫び状が出せないケースもありますが、できるだけ早く作成・送付するようにしましょう。

率直な謝罪を述べる

お詫び状では、率直に謝罪を述べることも大切です。

お詫び状で自分の言い分を述べるのは言い訳と受け取られやすく、謝罪の意が十分に伝わらなくなります。

もちろん、理不尽なクレームなどに対して、むやみに謝罪する必要はありません。しかし、自分のほうに非がある場合は素直に謝罪し、言い訳がましくならないよう心がけましょう。

問題の説明と原因の明確化

お詫び状を受け取る相手は謝罪を聞きたいだけでなく、なぜこのような問題が起こったのか、理由を知りたいと思うものです。

問題の原因や経緯を調査して、きちんと説明しましょう。問題の原因を追求せずにごまかして書くと、相手が不快に感じてトラブルが大きくなる可能性があります。

対策案の提示

お詫び状を書くときには、今回の問題に対する対策案も提示するようにしましょう。

起こった問題に対して謝罪することはもちろん大切ですが、今後の対策案が書かれていないと、「また同じことが起こるのでは」と警戒される可能性があります。問題の原因とともに、再発防止のために何をするのかも記載しておきましょう。

フォローアップの約束

お詫び状には、今回の問題に対するフォローアップについても記載するのがおすすめです。

問題に対する対策案を提示しても、本当にそれが実施されているのかどうかは、外部からはわかりません。

定期的に連絡する、対応完了後に報告書を送付するといった約束をしておくと、相手が安心しやすくなります。

お詫び状の文例

お詫び状でよく使われる文例を、状況別にリストアップしておきます。これらの言葉を組み合わせて活用してみてください。

【工期や納期の遅れ】

「○○のため予定しておりました工期が数日間伸びることになりました」
「当方の混乱で納期が○日ほど遅れることになってしまいました」
「原材料の入荷が遅れているため納期が遅れることになってしまいました」

【事故・紛失・破損・返済遅れなど】

「お身体の具合はいかがでしょう」
「このたびは……、まことに申し訳ございません。」
「ご不便をおかけして申し訳ございません」
「予定していた入金がなく、やむなくご返済が遅れてしまうことになりました」

【文頭・文末の枕詞】

「拝啓」「急啓」
「取り急ぎ、ご連絡まで」
「敬具」

お詫び状の封筒の書き方

封筒に記載する宛名や差出人の書き方は、一般的なルールと変わりありませんが、ひとつ注意しておきたい点があります。

お詫び状の封筒は縦書きが基本

お詫び状を入れる封筒を書く時に注意したいのが、「縦書き」にするということです。

お詫び状は畏まった書状であるため、日本の伝統に従って縦書きにします。ただし、洋封筒を使う場合は、例外的に横書きでも構いません。

封筒の種類は外袋に白無地の上質紙を使い、書状が見えないように内袋がついて二重になっているものを使用するのが原則です。書状が見えなければ厚手の白無地で代用しても構いません。

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なお、封じ目には「〆」「封」「緘」などの文字を割印のように書きます。また、封は糊付けでとじます。

便箋の選び方と折り方

便箋は白無地を使います。

薄い色合いであれば罫線の入ったものでも構いません。縦書きのほうが丁寧ですが、ビジネス上のお詫び状の場合は、横書きでも問題ありません。

では、書状の折り方について、順を追って説明します。

1. 書き出しが、縦書きなら右上、横書きなら左上にくるように文面を表にして置く。
2. 下から上に1/3折り上げる。
3. 残りの1/3を上から下に折り重ねる。
4. 「拝啓」などの書き出しが上、便箋の上端が右になるように封入する。（和服の前合わせと同じ。封筒の表から見れば左）

お詫び状を出すタイミングはできるだけ早めに

お詫び状を出すタイミングは、「問題が起こってからできるだけ早く」が基本です。

何週間も経ってからお詫び状が届いても、相手はむしろ不快に感じます。調査が必要な場合でも、できれば2〜3日以内に出すよう心がけましょう。

お詫び状フォーマットと書き方

お詫び状は、できるだけ早く出すのが基本です。スピーディーに作成するためにも、お詫び状のフォーマットを活用しましょう。

縦書きのお詫び状のフォーマットと書き方

日本語では、ビジネスシーンを除いて、改まった文書は縦書きが一般的です。

畏まった書状だけに、失礼がないように気をつけたいところ。テンプレートを利用し、失礼のないお詫び状を書きましょう。

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横書きのお詫び状のフォーマットと書き方

ビジネスシーンにおいては、横書きが一般的となっていますので、フォーマットに関しても横書きを使用するとよいでしょう。

例えば、納品後に商品に不良があった際は、営業担当の直接の謝罪とともにお詫び状が必要になります。文面は、まず謝罪をし、次に今後の対応について明記しましょう。

最後に誠意として一筆添え、今後も取り引きさせていただきたいという旨を書きましょう。

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ビジネスにおけるお詫び状の書き方

ビジネスにおけるお詫び状を作成する場合、まずは上司や同僚に「自社の独自ルール」がないか確認しましょう。

会社によっては独自のテンプレートがあったり、手書きで書く決まりがあったりします。企業や団体に所属しているなら、所属先の決まりに従うのがベストです。

特に独自ルールや決まりがない場合は、ビジネスで使えるお詫び状のテンプレートを活用してみてください。余裕があれば頭語や挨拶文、結語を適切なものに変えて、より誠意の伝わるお詫び状になるよう工夫しましょう。

欠席するときのお詫び状の書き方

欠席のお詫びは、近年はメールで簡易的に伝えるのが一般的です。

しかし予め招待されていた式典や冠婚葬祭に、やむを得ず欠席しなければならない場合、お詫び状を送付すると丁寧な印象になります。お詫び状を書くなら、招待いただいた御礼と出席できないことの残念な気持ちを素直な文章で記載するとよいでしょう。

欠席のお詫びをメールで書くときも、お詫び状として送付するときも、基本的には頭語や挨拶文、結語をつけるのがマナーです。欠席することが分かったら、できるだけ早めに欠席することとお詫びの気持ちを伝えましょう。

個人宛のお詫び状

個人から個人にお詫び状を出すときは、縦書きかつ手書きで書くのが一般的です。

ビジネスシーンでのお詫び状とは異なり、時候の挨拶から始める必要はありません。

「拝啓」などの頭語から書き出し、今回起こった問題への丁寧な謝罪、必要であれば原因の説明や今後の対応などを記載して、「敬具」などの結語で締めくくります。

内定辞退する時のお詫び状とは

内定辞退のお詫び状に関しては、内定を辞退する旨と、そのことに関する謝罪の気持ちを伝えるというだけのシンプルなものでいいでしょう。 フォーマットを利用し、あまり考え込まず、早めに送付することを心がけましょう。

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クレーム・苦情に対するお詫び状について

クレーム処理のお詫び状は、問題をそれ以上大きくしないためにも、慎重な構成が必要になります。間違いや失礼のないお詫び状を作成するために、テンプレートを利用するとよいでしょう。

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まとめ

お詫び状は、迷惑をかけたことに対する「お詫び」と「反省」、そして「対処方法」などを簡潔に順序良く構成しなければいけない書状です。お詫びや反省を伝えるとともに、今後もいいお付き合いをさせていただきたいという気持ちを伝えることも大切です。