依頼文書の書き方と注意点

依頼文書の書き方のポイント

相手に何かをしてもらいたいとき、用件を書いてお願いする手紙のことを依頼文書といいます。本来であれば直接会ってお願いすべきところですが、多忙であったり遠方であったりして直接依頼できないときに、依頼文書を送ります。つい自分の用件を全面に出してしまいがちですが、一方的な依頼にならないよう相手のことも配慮しつつ、内容を理解してもらえるように書かなければなりません。そのため、お願いする理由や経緯を書いておくと良いでしょう。

依頼文書の書き方と文例（社外編）

ビジネスで依頼書を書く場合、いつもお付き合いのある取引先であれば問題はないかもしれませんが、初めての依頼となる場合は、特に注意が必要です。よくわからない会社の依頼は聞いてくれないこともあります。そのため、場合によっては依頼文書のほか、会社概要や取材の概要、予定質問内容を事前にまとめて添付する必要があるかもしれません。

＜取材依頼の文例＞

謹啓 時下ますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てをいただき、ありがたく御礼申し上げます。さて、唐突なお願いで恐縮でございますが、現在○○の『○○』が購読者の皆様に絶大なるご好評をいただいており、先生への取材依頼が全国各地から多数入ってきております。つきましては、時節柄お忙しい折とは存じますが取材をお願いしたく存じます。謹白

＜取引条件変更依頼の文例＞

拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てにあずかり、ありがたく御礼申し上げます。さて、これまで貴社より仕入れております商品の取引条件につき、納期、支払条件について、まことに勝手ながら今後は下記のように変更させていただきたくお願い申し上げます。甚だ勝手ではございますが、諸般の事情をご賢察くださいまして、ご了承くださいますよう重ねてお願い申し上げます。敬具

依頼文書の書き方と文例（個人編）

個人に対して依頼書を書く場合は、その人の所属にも注意してみましょう。もしその人がフリーランスではなく大学や会社、団体に所属している場合は、所属先にも許可を取る必要があるかもしれないからです。

＜講演依頼の文例＞

拝啓 ○○の候、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。さて、突然のお願いで恐縮でございますが、私どもは株式会社○○の営業部でございます。この度、弊社商品である『地球に優しい○○』の販売拡大のため、環境問題に関するセミナーを開催いたします。つきましては、環境分野でご活躍中の先生に、ぜひともご講演いただきたくお願い申し上げる次第でございます。ご繁忙の中まことに恐縮ではございますが、ご配意のほど宜しくお願い申し上げます。敬具

＜執筆依頼の文例＞

拝啓 ○○先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。さて、当方は株式会社○○が発行いたします雑誌『○○』編集部でございます。年間○万部を発行しております。この度、○月号におきまして、近年注目を集めている○○をテーマとしました特集を組むこととなりました。つきましては、○○の最高権威である○○先生にぜひとも執筆を賜りたく、謹んでお願い申し上げます。敬具

まとめ

依頼文書は、取引先や個人に協力、依頼をお願いするための文書です。一方的な依頼にならないよう相手に配慮し、依頼内容も理解してもらえるよう書かなければなりません。そのため、お願いする理由や経緯を書くとともに、会社概要や取材の概要、予定質問内容を事前にまとめておくと良いでしょう。快諾してもらえるような依頼文書を書くように心がけましょう。