リスト・名簿の活用方法と作り方について
リスト・名簿とは、目的に合わせ、名前や数字などの項目を一定の形式に従って書き並べたものです。
社員、従業員、役員、職員、会員、参加者など、社内・社外を問わず、名簿を管理する場面は多いでしょう。
名前、会社名、電話番号など、管理したい項目をピックアップしてリスト化しておきます。
その際、例えば役職別、性別、年齢別などのように、どういう項目・属性で名簿を管理したいかをはっきりさせてからリスト化するとよいでしょう。
名簿・リストを作成する際の注意点
従業員やメンバーなどの人員管理をするにあたっては、名簿・リスト作成が必須となります。各種社会保険の手続きや給与支払いなど人事的な手続きに必要であることはもちろん、研修参加の召集や資料配布などもこのマスターリストを元になされます。しかし、名簿・リストを作成する際は個人情報の取扱いについて注意しなければなりません。個人情報保護法に則り、個人情報の取得については各個人の同意を得ることや使用範囲を明確にし限定することも大切です。また、氏名や住所などの固有名詞について、誤字や記載ミスにも気をつけましょう。
労働者名簿の作り方と例
労働基準法第107条により、会社は「労働者名簿を作成しなければならない」と定められています。作成義務違反となると罰則もありますので注意が必要です。名簿は手書きでもPC作成でも構いませんが、必要な時、すぐに印刷できることが条件となっており、名簿に記載しなければならない項目は下記のとおりです。
労働者名簿に必要な項目
- 労働者の氏名
- 生年月日
- 履歴
- 性別
- 住所
- 業務内容（労働者の数が３０人未満の場合は記載しなくても可）
- 採用年月日
- 退職（解雇）の年月日とその理由
- 死亡の年月日とその原因
社員リストの作り方と例
労働者名簿が各労働者の詳細プロフィールであるとするならば、それを一覧にしたものが社員リストです。実務でより使いやすいのはこの社員リストの方ではないでしょうか。従業員全員に配布するものや、査定を行う際にもこの社員リストを利用します。そのため、入退社や転勤、異動による更新作業も大切です。リストには社員コード、氏名、住所、役職名、所属部署、生年月日、入社日、退社日、性別、異動履歴などを記載すると良いでしょう。どこまでの個人情報を盛り込むかは、予め設定しておいてください。
≫社員名簿
まとめ
従業員やメンバーなどの人員管理をするにあたって作成しておくと便利なのが、名簿やリストです。各種社会保険の手続きや給与支払いなど人事的な手続きに必要であることはもちろん、研修参加の召集や資料配布などもこのマスターリストを元になされます。労働者名簿については労働基準法第107条によって作成が義務づけられています。しかし、作成する際は個人情報の取扱いについて注意が必要です。テンプレートを参考にしてリスト・名簿を作成してみましょう。