第32回 就活時に失敗しないビジネスメールの基本ポイント

かたい言い回しをすることがビジネスメールではない

そもそも「ビジネスメールとは」というところで、多くの方が勘違いをしている様子なのが、かたい表現をするメールが、ビジネスメールだと思っていらっしゃることです。「よろしくご査収ください」ではなく「ご確認をお願いいたします」でも構いません。「幸甚に存じます」とあえて難しくせずに「幸いです」、「嬉しく思います」で十分です。自分にとって自然な敬語で書けばよいでしょう。慣れないかたい表現を、ビジネスメールの場面で使うと、失敗したり、不自然な印象を与えることもありますので要注意です。

件名は具体的に

文字数は、20から30文字程度。重要なキーワードを前に持ってきましょう。「昨日のメールについて」より「 【12月10日】面接のご案内、確認いたしました」、「【ご案内お礼】12月10日面接について」など、「メールがどのような内容か」ということが、タイトルから推測できるようにすることがポイントです。

詳細は過去記事をご覧ください。
第3回　ビジネスメールの型を身に付けよう【2】件名

本文は型が命

（1）宛名、（2）挨拶、（3）名乗り、（4）要旨、（5）詳細、（6）結びの挨拶、（7）署名　の7要素。ビジネスメールに必要なのはこれらの要素。そして順番を守ることです。毎回、これらが入っているか必ず確認をしてください。全くビジネスメールに慣れていない人でも、書くことができるようになる、基本の形です。

また、各要素に「具体的に何をどう書くか」を意識すれば、時間短縮にもつながるでしょう。複雑に感じる方は、電話と同じとイメージしてください。「（1）○○様でいらっしゃいますか、（2）お世話になります。（3）私○○大学の○○と申します。（4）本日○○の件でご連絡いたしました。（5）実は・・・。（6）それでは失礼いたします」そして、最後に（7）署名で締めます。

各要素の書き方ポイントは、「ビジネスメールの型を身に付けよう」の、第2回から11回を参考にご覧ください。

「押さえておきたいビジネスメール」記事一覧

テンプレート利用で注意すべきこと

ネット上にあるテンプレートの利用自身は、悪いことではありません。ただ受信側に「どの会社にも、このメールを使いまわしているのだろう」と思われると、マイナスです。文章をそのままコピーするのではなく、あくまで書き方の参考にする程度にしましょう。

また、2通目以降、うまくテンプレートが見つからず、メールのレベルが大きく落ちてしまうこともあります。できれば1通目から、ビジネスメールの型や必須事項を理解して、自分の言葉で書きたいですね。

ビジネスメールは奥が深い

先ほど、件名についての基本をご紹介しました。しかし、上級者になると「お互いが認識できる固有名詞を書く、相手が後で検索した時に引っかかりやすいキーワードを盛り込む、相手に望む行動を書く、受信者が必要としている事柄を書く」等、「相手の時間を奪わない、惑わせないことがマナー・配慮である」という視点から、メールを書くようになります。

もちろん、挨拶一つでも、初めてのやりとりの場合、相手との距離感、これまでのやり取りの経過などで、使い分けます。ビジネスメールはコミュニケーションツールの1つであるため、とても奥が深いのです。

社会人になっても、急にビジネスメールが書けるようにはならない

当然新入社員になったからといって、短時間で完璧なビジネスメールが書けるようになるわけではありません。社員研修では「名刺交換や接遇」の研修はあっても、ビジネスメールのマナーや書き方を教えてくれる企業は1割に満たず（※）、自分で学ぶしかない状況です。

（※）出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」

こうした事情からも、就活の準備の１つとして、ビジネスメールを最初からきちんと学ぶことをおすすめします。一度学ぶだけで、就活時点はもちろん、その後何十年と、あなたの社会人スキルとして役に立つことでしょう。