経費精算とは？ 対象費用の種類・やり方の手順を解説

経費精算とは？

経費精算とは、営業活動や出張などにかかった費用を会社に代わって従業員が立て替えて支払い、その分を後日、会社が従業員に支払うことをいいます。

従業員は現金やクレジットカードで費用を支払い、立て替えの証明として領収書を経理部に提出します。

「費用」と「経費」は似ていますが、それぞれ異なる意味を持ちます。費用は、会社が支出したすべてのお金を意味し、人件費や福利厚生費、交際費などがあります。

一方、経費は「費用」の中で、事業活動のために使用された費用をいいます。具体的には、交通費や出張宿泊費、広告宣伝費などがあります。

費用の中に経費が含まれるため、「費用」にも「経費」にもあてはまる勘定科目は数多く存在します。

経費精算の対象になる費用・ならない費用

経費は事業活動のために使用された費用です。経費になる費用を正しく判別できるようになりましょう。

事業に直接関係のない費用であっても、事業活動に必要と考えられる費用は経費として認められています。

例えば、接待交際費はどこまでを接待交際費とするかは、会社の判断に委ねられているのが現状です。

経費精算の対象になる費用

経費精算の対象となる費用として、次のようなものがあげられます。

経費精算は、従業員等が立て替えて支払いを行った経費について、会社との間で精算する行為です。

そのため、一般的には「旅費・交通費」「交際費」「消耗品費」「事務用品費」といった項目が対象となります。

経費精算の対象外になる費用

経費精算の対象とならない費用として、次のようなものがあげられます。

経費精算の対象・対象外を判断するポイントは、「業務目的の出費であるか否か」です。

制服や作業服ではない一般的なスーツは、業務用途に限定されているかどうかの判断が難しいため、経費としては認められないことが多いでしょう。

そのため、経費精算の対象外と考えられます。ただし、役員のスーツ代は少し事情が異なります。役員が個人的に支出すべき費用を会社が負担した場合、税務上は役員給与とされ、法人税の計算において損金不算入となります。

二次会の費用も経費になるかどうか迷いやすいポイントですが、二次会は通常、全従業員が参加するケースが少ないので経費としては認められず、経費精算の対象にもならないと考えるのが一般的といえます。

【業務フロー】経費精算のやり方

ここでは、経費精算のやり方をステップに沿って解説します。

手順1. 経費の領収書等を準備する

経費精算をするためには、支払先から入手した領収書やレシートによって経費が発生したことを証明する必要があります。

出張旅費や交際費など、経費を支出した際には、できるだけ領収書等を入手してください。

なお、電車代等の細かい経費については領収書を入手できない場合がありますが、そのような場合でも支出した経費についてメモ書き等で記録を残し、経費精算時に会社へ申告できるようにしておきましょう。

2. 経費精算書を作成する

会社によって経費精算の方法はさまざまですが、経費精算書を利用して経費精算を行うケースが一般的です。

経費精算書は、どのような経費が発生したのかについて「日付」「支払先」「金額」「使用目的」等の項目を記載する書式となっており、立て替えた経費の内容を明らかにすることができます。

これに手順1で準備した領収書等の書類を添付することで、従業員等が実際に経費を立て替えた事を証明できます。

経費精算は、1週間や1か月など、一定の期間において行うことがそれぞれの会社によってルール化されています。

3. 経費精算書の内容を確認する

経理担当者は、従業員等から提出された経費精算書及び関係する領収書等について確認を行います。

具体的には、経費精算書の内容が提出された領収書にもとづいて正しく作成されているかをチェックします。

また、領収書の内容が事業に関係するものであるかについても可能な範囲で確認を行い、不明点等がある場合は、経費精算を申請した人に問い合わせを行います。これらの確認を行い、問題がないと判断された経費精算書について精算処理を行います。

4. 精算金を支払う

確認の結果、問題がないと判断された経費精算書については、立替金の精算処理を行います。精算の方法は会社によってさまざまですが、現金で渡したり、給与と一緒に口座に振り込んだりすることで精算されます。

現金で渡す場合は、あとでトラブルにならないように、精算金を受け取った従業員等から受取りのサインをもらうようにすると良いでしょう。

経費精算についてのまとめ

経費精算は、従業員が立て替えた経費を会社が支払うことです。

経費精算業務を効率よく進めるためには、従業員と経理担当者の双方が経費精算について理解を深めることが大切です。

従業員が経費の概念をよく理解せずに領収書を提出してくることも多いため、経理担当者は経費精算の対象になるものとならないものについて、説明できるようにしておきましょう。