2016/01/29

書式の例文

営業・販売書式

【徹底解説】領収書の書き方（サンプル・見本テンプレート付）

領収書とは、金銭支払いを証明する文書・書類です。会社やフリーランスなど、ビジネスにおいては、現金やクレジットカードを使って商品やサービスを受けた証拠として、会計上は管理をします。法人は法人税法、個人の場合は所得税法で定められた期間、保管する必要があります。

領収書は手書きと印字されたもの両方あり、また、印紙税法によって会計金額に応じた収入印紙を貼る必要もあるなど、領収書の取り扱いはさまざまです。

ここでは「領収書」の一般的な書き方、取扱い方法、再発行を依頼された場合、受け取り方など、基本から注意点までを徹底解説しています。

PDFや自動的に控えが作成されるExcel（エクセル）形式の領収書など、そのまま使えるテンプレートも無料でご紹介しているので、ぜひダウンロードしてご利用ください。

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領収書の役割とは
領収書の書き方
おさえておきたい４つのポイント
知っていると役に立つ！領収書Q&A
領収書のテンプレート見本
まとめ

領収書の役割とは

領収書は金銭支払いを証明する文書で、領収証ともいいます。
現金やクレジットカードを使って商品やサービスを受けた証拠として、会計上管理し、法人は法人税法、個人の場合は所得税法で定められた期間、保管しなければならない証憑書類の一種としての書類でもあります。

また、印紙税法によって金額に応じた収入印紙を貼る必要があります。ビジネスパートナーやお客様にとっては、支払いを証明する大切な書類ですし、自社にとっても物品やサービスを提供し、売り上げを計上したことを証明する書類になるので、正しい書き方・ポイントをおさえたうえで作成しましょう。

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領収書の書き方

領収書を書くときに必要な項目、記載内容と注意するべき点をまとめました。領収書の画像を例に確認してみましょう。①～⑧は必須で、⑨以降はあると便利な項目です。発行した領収書の控えは社内で保管します。

領収書の書き方の説明

番号	項目	記載内容と注意点
①	タイトル	領収書（領収証）であることがわかるように記載します。
②	宛名	会社名や個人名を正しく記載します。
③	金額	実際に受け取った金額を桁区切りの記号「，」を入れて、記載します。また先頭には「¥」マーク、末尾には「-」を書き、変更することができないようにします。
④	但し書き	商品などの販売代金であれば、「ＸＸ代として」というように具体的に記載します。「お品代」という曖昧な表現は避けましょう。
⑤	収入印紙欄	金額が5万円以上の場合には、金額に応じた収入印紙を貼付します。また、再使用できないように割印（消印）を押します。
⑥	内訳	消費税の金額などがわかるように記載します。収入印紙が必要かどうかは税抜金額での判断となるため、きちんと記載しましょう。
⑦	日付	領収書を発行する日付を記載します。
⑧	受領者	受取る人（自社）の住所や名称を記載します。担当者が個別に発行する場合でも、社名を記載します。
⑨	領収書番号	発行件数が多い場合は、採番ルールを決めて、記載します。管理がしやすくなります。
⑩	備考欄	メモ書きとして使います。例えば、クレジット払いなどのときに「クレジットカード」と記載し、カードの利用控え伝票も一緒に保管しておくとよいでしょう。

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おさえておきたい4つのポイント

それではここから、領収書を書くときに特に気を付けたい4つのポイントについて解説していきます。基本事項なので、しっかりおさえておきましょう。

【宛名】法人・個人それぞれの書き方

会社の場合は正式な会社名を記載しましょう。「株式会社〇〇」「〇〇株式会社」など、正式名称で略さず書きましょう。

個人の場合はフルネームが望ましいです。名刺などを見せて貰い、誤りがないよう正しく書きます。

いまだに商習慣として見受けられる「上様」という表記は、不特定多数にあたる表記のため極力避けましょう。税務調査の際に不正を疑われるなどマイナスの印象を与えるおそれがあります。

そのため支払う方（宛先となる方）が望んだ場合にだけ使用するようにしましょう。

また、金額が大きい場合は「上様」を使うと問題になる場合もありますので、このような理由からも可能な限り正式な名称を記載することが望ましいでしょう。

【但し書き】飲食代はお客様に確認しましょう

商品の販売であれば商品名の記載となりますが、飲食の場合には、代金を支払う方（領収書を発行してもらう側）に予め確認することをお勧めします。

「お食事代」と「ご飲食代」は同じように見えますが、「ご飲食代」にはお酒が含まれる印象を与えます。
特に記載のルールはありませんので、出来るだけわかりやすく具体的に記載するように心がけましょう。

【収入印紙】必要になる場合

領収書の内容が5万円以上の売上代金の場合に、収入印紙が必要となります。これは印紙税法で定められた印紙税を支払うためで、印紙を購入し貼付することで納税をしたことになります。収入印紙を購入できるのは郵便局や法務局のほか、切手類を扱っているコンビニやタバコ屋でも購入することができます。

売上代金の受取書の場合

記載金額		税額
5万円未満のもの		非課税
5万円以上	100万円以下のもの	200円
100万円を超え	200万円以下のもの	400円
200万円を超え	300万円以下のもの	600円
300万円を超え	500万円以下のもの	1,000円
500万円を超え	1,000万円以下のもの	2,000円

※上記の金額は本コラム掲載時点のものです。

なお消費税は売上代金ではないため、税抜金額が5万円未満の場合は「非課税」となるため収入印紙は不要ですが、5万円以上100万円以下は200円の収入印紙が必要です。通常、領収書を発行する側が負担をします。具体的な印紙税額については国税庁のホームページで確認することができます。

売上代金以外の受取書の場合

記載金額	税額
5万円未満のもの	非課税
5万円以上のもの	200円

※上記の金額は本コラム掲載時点のものです。

参照：国税庁「No.7105 金銭又は有価証券の受取書、領収書」

【印鑑】領収書への押印方法

通常、手書きやパソコン等で作成する領収書であれば、会社の角印や担当者の印鑑を押印します。必須ではありませんが商慣習上、ほとんどの領収書には印鑑が押されています。

昨今では、メールにPDFで添付するなど、紙で出力しないケースもあるため、簡略化されることもあります。
また、店舗でレシートを発行する場合には、領収書という記載や、店舗名・住所なども併せて印字することで、印鑑を押さなくても正式な領収書とすることができます。押印はシャチハタでもOKです。

【保管期間】領収書の控えの保存期間

領収書の控えが必要になるのは、領収書を受け取った人や会社が何らかの都合でその金額を両者で確認する必要が出た場合です。
領収書自体の税法上保存期間は7年が原則となっています（青色申告、白色申告、売上高などによって少し異なります）。
そのため、領収書の控えも7年間は保存しておくことで様々な状況でも対応できるでしょう。

≫領収書の書式テンプレート

知っていると役に立つ！領収書Q&A

次に、領収書について知っておいた方がよいことをいくつかご紹介します。

Q.領収書の再発行を依頼されたら？

A.金銭支払いを証明する文書のため、原則、重複して発行しません。

金額修正や汚損してしまったことを理由に、やむを得ず再発行する場合には、先に発行したものを回収します。店舗などで、「レシートではなく、領収書を」と求められた場合には、必ずレシートを回収しましょう。また、紛失してしまい、回収ができない場合の対応は、再発行の可否、発行する場合の履歴の残しなどのルールを社内で決めておくとよいでしょう。

Q.領収書を受け取ったらどこを確認すればいい？

A.タイトル、日付、金額、但し書き、受領者（発行者）が明記されていることを確認します。

店舗でもらうレシートに店名が入っていないものは、経理部門や税務署に「無効」と判断されることもあるため、その場合には領収書の発行を依頼しましょう。また、新幹線や、電車、バス、高速道路などの公共交通機関の領収書が必要なときには、自動券売機の「領収書発行ボタン」や、有人改札で依頼をすれば発行してもらえます。ETCを利用の場合は、クレジットカード会社の明細請求書で代用することが多いようです。領収書は支払いを証明する文書です。正しく発行し管理しましょう。