このページはJavaScriptを使用しています。JavaScriptを有効にして、対応ブラウザでご覧下さい。

  • Facebook
  • Twitter
  • Hatena
  • Line
  • E-mail

第22回 添付ファイルに関するビジネスマナー(2)利用ソフト・拡張子にも配慮する

著者:一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 オフィスミカサ  長野 裕香


メールの文面には「添付ファイルを確認してほしい」と書かれているのに、いざクリックしても開かない。そして「このファイルを開けません。プログラムを、指定してください」というパソコンからメッセージ。インターネットであれこれ検索し、結局「開けられないです・・・」と送信者に連絡をした経験はありませんか。

原因は、相手が添付ファイルのデータを作成するために利用したソフトが、自分のパソコンには入っていないこと。送った添付ファイルの種類によっては、パソコンのリテラシーが低い、送信側の配慮が足りない、とみなされます。

ではどのようなソフトで作成したファイルなら、一般的なマナーとして送っても問題がないのでしょうか。

問題がないとされる、一般的なソフト

一般的なマナーとして、問題が少ないとされているのは、Word・Excel、画像ファイルであればGIF、JPEG、PNG、圧縮形式であればZIP。PDFファイルならどんなパソコンでも間違いないでしょう。ただし、Word・Excelは有料ソフトであり、100%誰もが閲覧できるわけではありません。実際、別のワープロソフトを利用されていて、閲覧できないというケースもありました。もしも、開けられないと連絡があった場合は、保存形式を相手の希望に沿って変更し、再送付を行ってください。

Word・Excelのバージョンについて

Microsoft Officeは、Office2003以前とOffice2007以降では、拡張子が異なります。そのため、2007以降を利用している場合、2003で閲覧できるように、ファイル形式を変更して(例:docx→doc、xlsx→xls)保存しなおしてから、相手に送信するという作業をされていた方も、多いでしょう。

しかし、2014年4月にOffice2003のサポートが終了し、実質2003は使わない前提となっていますので、2007以降のバージョンでファイルを送信しても、マナーとして問題はありません。閲覧できないと、連絡があったときに対応すれば十分です。

注意が必要なソフト

逆に、一般的と思われがちなため、送信時に注意が必要なものもあります。意外にあるのがPowerPoint。Word・Excelは入っていてもPowerPointがなく開けることができないケースがあります。IllustratorやPhotoshopなどデザイン系ソフトで作られたものも、よく見聞きします。この場合、事前に閲覧できるか確認しておく、またPDF化して送信することで回避ができます。もしくは「開けられない場合は、お手数ですがご連絡ください」と本文中に記載してあると丁寧ですね。

ここに挙げたソフトや拡張子は、ほんの一例です。「ではこのソフトは?この拡張子は?」と質問を受けることがありますが「相手の環境を推測して、臨機応変に対応する」ということが、答えの1つです。

また、どんなに珍しいソフトの拡張子であっても、お互いのパソコンで利用できる環境があれば基本的には、問題ありません。この場合、形式を変更して送信する方が、修正ができないため、かえって相手に手間をかけてしまいます。

相手が添付ファイルを開けたあと、閲覧・確認をするだけなのか、修正が必要になるのか。受信後の行動に配慮して、最適なファイル形式を選ぶことができれば、かなりの上級者。何気なく送っている添付ファイル、拡張子にも気配りをお忘れなく。

セミナー情報

本記事の筆者が所属する「一般社団法人日本ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。ぜひ、ご参加ください。

■ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)
https://businessmail.or.jp/curriculum/basic/

■ビジネスメールの各種セミナー
https://business-mail.jp/

  • Facebook
  • Twitter
  • Hatena
  • Line
  • E-mail

おすすめ書式テンプレート

書式テンプレートをもっと見る

この記事に関連する最新記事

著者プロフィール

author_item{name}

長野 裕香

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 オフィスミカサ

元市職員として、市民、市役所内部、大手企業の社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。

この筆者の他の記事(全て見る

テーマ/キーワードから記事を探す

業務・書式種別から記事を探す

フリーワードで探す

bizoceanジャーナルトップページ