【例文つき】「続けてのメール失礼します」を送る際の書き方とコツを紹介！

ビジネスメールで「続けてのメール失礼します」を伝えたい時の書き方のコツ

まずは、「催促のメールとして『続けてのメール失礼します』と送るタイミングは、いつがよいのか」について考えていきましょう。

一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2018年に「ビジネスメール実態調査2018」としてビジネスメールの統計をまとめています。そしてその項目のなかで、「何時間くらいメールが返ってこないと、遅いと感じるか」を聞いています。

1位となったのは”24時間以内”で、3人に1人がこの選択肢を支持していました。
そして2位は”48時間以内”の17.21%であり、続いて”1時間以内”が9.53%となっています。

なお「24時間以上待てる」と答えた方の割合は、合計で4分の1程度でした。

言い換えるなら、4分の1程度の方は「24時間以上経ってから返信が返ってきても問題ない」と考えているということです。「催促をされること」は多くの方にとってストレスですし、その人が「1日以上待てる」という方だった場合は心証も悪くなるでしょう。

そのため催促として「続けてのメール失礼します」は、2日程度は待ってから送る方が望ましいといえます。

出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」

ビジネスメールで催促をしたいときの「続けてのメール失礼します」の書き方実践編

このような場合には、催促のメールを送る必要があります。

そのときのポイントと、実際の書き方について解説していきます。

相手を責める文章は基本的に書かない

まず最も大切なポイントは「相手を責めるような文章を書かない」「威圧的な言い方をしない」ということです。

返信がない理由はさまざまです。読んでいるのに返信していない場合もありますが、メールシステムのエラーや取次ミス、急な事故などが原因で返信できない状況かもしれません。

また、誰でもミスや見落としはあります。返信がないからといって威圧的な対応をすると、自分がミスしたときに同じ態度を取られかねませんし、人間関係も悪化します。

そのため、相手を責めずに「自分やシステムに問題があったかもしれない」という姿勢で催促する方がよいでしょう。

確認してほしい資料やファイルがある場合は、催促の際に再度送ると親切です。

具体的な書き方

具体的な書き方の例を挙げます。

ビジネスメールで情報を新しく送りたいときの「続けてのメール失礼します」の書き方実践編

ここからは、「新しく送らなければならない資料やファイルなどが出てきたので、相手からの返信を待たずに続けてメールを送る」という状況を想定します。

このときの「続けてのメール失礼します」はどのようにして送ればよいのでしょうか。以下で解説していきます。

まずは「続けて送ること」を詫びる

新しい資料を送る必要がある場合、相手の返信を待たずにメールを送る前に、まずそのことを謝罪しましょう。

特に、長文や精査が必要なメールの場合、この謝罪は重要です。

相手は最初のメールを元にスケジュールや企画を立て始めている可能性があり、必要な資料を自分で探しているかもしれません。

まずは丁寧に謝罪してから、本題に入ることが大切です。

追加のメールを送る際には「続けてのメール失礼します。これは3本目のメールで、すぐにまた2本の資料を送ります」「合計で5本のメールをお送りしました」といったように、送るメールの本数を明記するとよいでしょう。

これにより、相手が見落とすことを防げます。

具体的な書き方

具体的な書き方の例を挙げます。

ビジネスメールの正しい知識と書き方を学んで、「続けてのメール失礼します」を送りましょう

「続けてのメール失礼します」と送らなければならないときは、相手の負担を考えた書き方を心がけたいものです。ビジネスメールの正しい書き方と送り方を知り、間違いのないように作成しましょう。