「続けてのメール失礼します」ビジネスメールでの理想的な書き方実践編

ビジネスメールで「続けてのメール失礼します」を伝えたい時の書き方のコツ

まずは、「催促のメールとして『続けてのメール失礼します』と送るタイミングは、いつがよいのか」について考えていきましょう。

一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2018年に「ビジネスメール実態調査2018」としてビジネスメールの統計をまとめています。そしてその項目のなかで、「何時間くらいメールが返ってこないと、遅いと感じるか」を聞いています。

1位となったのは”24時間以内”で、3人に1人がこの選択肢を支持していました。

そして2位は”48時間以内”の17.21%であり、続いて”1時間以内”が9.53%となっています。

なお「24時間以上待てる」と答えた方の割合は、合計で4分の1程度でした。

言い換えるなら、4分の1程度の方は「24時間以上経ってから返信が返ってきても問題ない」と考えているということです。「催促をされること」は多くの方にとってストレスですし、その人が「1日以上待てる」という方だった場合は心証も悪くなるでしょう。

そのため催促として「続けてのメール失礼します」は、2日程度は待ってから送る方が望ましいといえます。

出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」

ビジネスメールで催促をしたいときの「続けてのメール失礼します」の書き方実践編

このような場合には、催促のメールを送る必要があります。

そのときのポイントと、実際の書き方について解説していきます。

相手を責める文章は基本的には書かない

まずもっとも大切なポイントとして、”相手を責めるような文章は書かない””威圧的な言い方はとらない”があります。

相手からの返信がない理由は、さまざまです。

もちろん、読んでいるにも関わらず返信していない可能性もありますが、メールのシステムエラーであったり、取次ミスであったり、急な事故に遭ったりしたことが原因で返信ができない状況にある可能性も考えられます。

また、そもそも「絶対にミスしない人間・絶対に見落としをしない人間」はいません。

返信がないからといって威圧的で居丈高な対応をしてしまうと自分がミスしたときに同じような態度をとられかねませんし、人間関係も悪くなりかねません。

そのため相手を責めるのではなく、「自分の方やシステム側に責任があったかもしれない」という体で催促した方がよいでしょう。また確認してほしい資料やファイルなどがある場合は、催促の段階で再度送るようにすると親切です。

具体的な書き方

具体的な書き方の例を挙げます。

ビジネスメールで情報を新しく送りたいときの「続けてのメール失礼します」の書き方実践編

ここからは、「新しく送らなければならない資料やファイルなどが出てきたので、相手からの返信を待たずに続けてメールを送る」という状況を想定します。

このときの「続けてのメール失礼します」はどのようにして送ればよいのでしょうか。以下で解説していきます。

まずは「続けて送ること」を詫びる

「新しく送らなければならない資料が出てきたので、相手からの返信を待たずにメールを送る」という場合は、まずはそのことを詫びた方がよいでしょう。

特に、長さがあるメールだったり精査が必要なメールだったりする場合は、この文言が重要です。

なぜなら相手は、あなたが送った1本目のメールをよく精査し、場合によってはそのメールを元にスケジュールや企画の基礎をすでに組み立て始めている可能性があるからです。また、「資料が足りないけれど、こちらで補足しよう」と考えて、自ら資料を探している可能性もあります。そのため、まず先にきちんと謝罪してから、文章を始める必要があります。

新しく追加でメッセージを送る場合は、「続けてのメール失礼します、こちらは3本目のメールであり、この後すぐにまた2本の資料を送ります」「合計で5本のメールをお送りました」などのように、「何本のメールを送るか（送ったか）」を書き記しておくとよいでしょう。すると、相手の見落としを防げます。

具体的な書き方

具体的な書き方の例を挙げます。

ビジネスメールの正しい知識と書き方を学んで、「続けてのメール失礼します」を送りましょう

「続けてのメール失礼します」と送らなければならないときは、相手の負担を考えた書き方を心がけたいものです。ビジネスメールの正しい書き方と送り方を知り、間違いのないように作成しましょう。