【例文つき】「続けてのメール失礼します」を送る際の書き方とコツを紹介！
ビジネスメールのやりとりをする際「返信を待ってても、なかなか送られてこない」「先ほどメールを送ったけど、追加で伝えることができた」という状況に陥ることはありませんか？
そんな時に便利なのが「続けてのメール失礼します」と伝える方法です。
この記事では、以下のポイントについて詳しく解説します。
- どのタイミングで追加のメールを送るべきか
- 「続けてのメール失礼します」と送る際の返信を催促するコツ
- 「続けてのメール失礼します」と送る際の具体的な書き方
上記3つのポイントを押さえて、ビジネスメールのやり取りをスムーズに進めましょう。
ビジネスメールで「続けてのメール失礼します」を伝えたい時の書き方のコツ
まずは、「催促のメールとして『続けてのメール失礼します』と送るタイミングは、いつがよいのか」について考えていきましょう。
一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2018年に「ビジネスメール実態調査2018」としてビジネスメールの統計をまとめています。そしてその項目のなかで、「何時間くらいメールが返ってこないと、遅いと感じるか」を聞いています。
1位となったのは”24時間以内”で、3人に1人がこの選択肢を支持していました。
そして2位は”48時間以内”の17.21%であり、続いて”1時間以内”が9.53%となっています。
なお「24時間以上待てる」と答えた方の割合は、合計で4分の1程度でした。
言い換えるなら、4分の1程度の方は「24時間以上経ってから返信が返ってきても問題ない」と考えているということです。「催促をされること」は多くの方にとってストレスですし、その人が「1日以上待てる」という方だった場合は心証も悪くなるでしょう。
そのため催促として「続けてのメール失礼します」は、2日程度は待ってから送る方が望ましいといえます。
出典：一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2018」
ビジネスメールで催促をしたいときの「続けてのメール失礼します」の書き方実践編
「48時間を待っても返信がなかった」
「急ぎのメールであることは知っているはずなのに、相手から返信が返ってこない」
このような場合には、催促のメールを送る必要があります。
そのときのポイントと、実際の書き方について解説していきます。
相手を責める文章は基本的に書かない
まず最も大切なポイントは「相手を責めるような文章を書かない」「威圧的な言い方をしない」ということです。
返信がない理由はさまざまです。読んでいるのに返信していない場合もありますが、メールシステムのエラーや取次ミス、急な事故などが原因で返信できない状況かもしれません。
また、誰でもミスや見落としはあります。返信がないからといって威圧的な対応をすると、自分がミスしたときに同じ態度を取られかねませんし、人間関係も悪化します。
そのため、相手を責めずに「自分やシステムに問題があったかもしれない」という姿勢で催促する方がよいでしょう。
確認してほしい資料やファイルがある場合は、催促の際に再度送ると親切です。
具体的な書き方
具体的な書き方の例を挙げます。
例文：
株式会社〇〇 △△様
お世話になっております、株式会社●●の▲▲です。
◇月◆日に、企画××の企画書をお送りしておりますが、ご確認いただいておりますでしょうか。
システムエラーなどの可能性もございますので、念のためご再送・ご連絡を差し上げます。
お忙しいなか誠に恐縮ではございますが、□月■日までにご返信いただければ幸いです。
また、ご不明点などがございましたらなんなりとお問い合わせください。
引き続きよろしくお願いいたします。
署名
ビジネスメールで情報を新しく送りたいときの「続けてのメール失礼します」の書き方実践編
ここからは、「新しく送らなければならない資料やファイルなどが出てきたので、相手からの返信を待たずに続けてメールを送る」という状況を想定します。
このときの「続けてのメール失礼します」はどのようにして送ればよいのでしょうか。以下で解説していきます。
まずは「続けて送ること」を詫びる
新しい資料を送る必要がある場合、相手の返信を待たずにメールを送る前に、まずそのことを謝罪しましょう。
特に、長文や精査が必要なメールの場合、この謝罪は重要です。
相手は最初のメールを元にスケジュールや企画を立て始めている可能性があり、必要な資料を自分で探しているかもしれません。
まずは丁寧に謝罪してから、本題に入ることが大切です。
追加のメールを送る際には「続けてのメール失礼します。これは3本目のメールで、すぐにまた2本の資料を送ります」「合計で5本のメールをお送りしました」といったように、送るメールの本数を明記するとよいでしょう。
これにより、相手が見落とすことを防げます。
具体的な書き方
具体的な書き方の例を挙げます。
例文：
株式会社〇〇 △△様
お世話になっております、株式会社●●の▲▲です。
重ねてのご連絡失礼いたします。
先ほど資料をお送りしましたが、追加でお渡ししたい資料がありましたのでご連絡差し上げます。ご確認をよろしくお願いいたします。
またこの後、▽本のメールを送らせていただきます。
（必要な場合はここに、送った資料の概要）
合計送付予定本数：×本
ご多用中のところ、誠に失礼ながら、資料をまとめてご確認いただけますよう重ねてお願い申し上げます。
ビジネスメールの正しい知識と書き方を学んで、「続けてのメール失礼します」を送りましょう
「続けてのメール失礼します」と送らなければならないときは、相手の負担を考えた書き方を心がけたいものです。ビジネスメールの正しい書き方と送り方を知り、間違いのないように作成しましょう。
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