【例文テンプレートあり】依頼文書の書き方と注意点を解説！
依頼文書は、取引先や個人に協力をお願いしたり、依頼事をお願いするための重要な文書です。
そのため、相手に失礼がなく、かつ要望に対して快く応じてもらえるような文面にする必要があります。
この記事では、具体的な依頼文書の書き方や、押さえておくべきポイントを詳しくご紹介します。
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依頼文書の書き方とポイント
依頼文書とは、相手に何かをしてもらいたいときに用件を書いてお願いする手紙のことです。
直接会ってお願いするのが理想ですが、多忙だったり遠方にいたりして直接依頼できない場合に依頼文書を送ります。
つい自分の用件を強調しがちですが、一方的な依頼にならないよう、相手の立場にも配慮しつつ、内容を理解してもらえるように書くことが重要です。
そのため、お願いする理由や経緯も丁寧に記載しましょう。
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依頼文書の書き方と例文（社外編）
ビジネスで依頼書を書く際、いつも取引のある相手なら問題ないかもしれませんが、初めて依頼する場合は特に注意が必要です。
知らない会社からの依頼は、受け入れてもらえないこともあります。
そのため、必要に応じて依頼文書に加え、会社概要や取材の概要、予定している質問内容を事前にまとめて添付するとよいでしょう。
＜取材依頼の文例＞
謹啓
時下ますますご発展のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てをいただき、ありがたく御礼申し上げます。
さて、唐突なお願いで恐縮でございますが、現在○○の『○○』が購読者の皆様に絶大なるご好評をいただいており、先生への取材依頼が全国各地から多数入ってきております。
つきましては、時節柄お忙しい折とは存じますが取材をお願いしたく存じます。
謹白
＜取引条件変更依頼の文例＞
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は格別のお引き立てにあずかり、ありがたく御礼申し上げます。
さて、これまで貴社より仕入れております商品の取引条件につき、納期、支払条件について、まことに勝手ながら今後は下記のように変更させていただきたくお願い申し上げます。
甚だ勝手ではございますが、諸般の事情をご賢察くださいまして、ご了承くださいますよう重ねてお願い申し上げます。
敬具
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依頼文書の書き方と例文（個人編）
個人に対して依頼文書を書く際は、その人の所属先にも注意を払うことが大切です。
その人がフリーランスではなく、大学や会社、団体に所属している場合は、所属先の許可を取る必要があるかもしれません。
また、依頼内容がその人の業務に関連する場合、所属先への説明や承認が求められることがあります。
さらに、依頼文書には相手の負担にならないよう、具体的な依頼内容や期限を明確に記載し、相手に配慮した丁寧な文面を心がけましょう。
＜講演依頼の文例＞
拝啓
○○の候、ますますご盛栄のこととお慶び申し上げます。
さて、突然のお願いで恐縮でございますが、私どもは株式会社○○の営業部でございます。この度、弊社商品である『地球に優しい○○』の販売拡大のため、環境問題に関するセミナーを開催いたします。
つきましては、環境分野でご活躍中の先生に、ぜひともご講演いただきたくお願い申し上げる次第でございます。ご繁忙の中まことに恐縮ではございますが、ご配意のほど宜しくお願い申し上げます。
敬具
＜執筆依頼の文例＞
拝啓
○○先生におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。
さて、当方は株式会社○○が発行いたします雑誌『○○』編集部でございます。年間○万部を発行しております。
この度、○月号におきまして、近年注目を集めている○○をテーマとしました特集を組むこととなりました。
つきましては、○○の最高権威である○○先生にぜひとも執筆を賜りたく、謹んでお願い申し上げます。
敬具
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まとめ
依頼文書は、取引先や個人に協力、依頼をお願いするための文書です。一方的な依頼にならないよう相手に配慮し、依頼内容も理解してもらえるよう書かなければなりません。
そのため、お願いする理由や経緯を書くとともに、会社概要や取材の概要、予定質問内容を事前にまとめておくと良いでしょう。
快諾してもらえるような依頼文書を書くように心がけましょう。
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