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要望書の書き方は?意見や陳述をまとめる方法を紹介

日々の生活のなかで、住んでいる地方自治体への不満や、勤務している会社への意見などがある場合、どのように伝えるのが良いのでしょうか。

口頭では聞き忘れや言い間違いなどがあり、きちんとした意見として伝わりにくい可能性があります。

このように、改善して欲しいことを相手に的確に伝える手段として「要望書」の提出があります。

ここでは、要望書の意味や注意点、作成例について解説します。


要望書の書き方は?意見や陳述をまとめる方法を紹介

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要望書とはどういう文書か?

「要望」を辞書で引くと『物事の実現を強く求めること。』とあります。(出典:小学館「デジタル大辞泉」)
つまり要望書とは、要望を聞いて欲しい団体(会社・地方自治体など)に対し「こうして欲しい」と望みを提出するための文書です。

地方自治体に提出する場面

地方自治体に対して要望書を提出する場合、地域の自治会の長が、地方自治体の長に対して提出するケースがほとんどです。要望内容としては、地域住民が生活していくうえで発生する悩みや困りごとが主となります。例えば以下のような事例があります。

1.ごみ収集の改善要望

町内のごみは路上で収集されているが、ごみ袋が破れて中身が散乱することが多発。そのため、町内会の要望として市にゴミ取集ステーションの設置を求める要望書を提出しました。

2.集会施設の改修と存続要望

市営地域センターは、当地区内にある唯一の市営集会施設です。築40年を経て、市ではこの施設を取り壊す計画を進めているとのことですが、当該施設を改修し、存続してもらうよう要望書を提出しました。

3.市道の改良要望

市道〇〇号線は道幅が狭く、車の通行時に歩行者が身を避けるスペースがありません。交通安全上非常に危険な状態にありますので、市に要望書を提出し、早急に道路の改良工事を実施してもらうよう嘆願しました。

4.助成金の増額要望

自治会内で高齢者の増加が著しく、イベントや会合を開催するための自治会の財政負担が増加。そこで、地方自治体に助成金の増額を要望書にまとめてお願いしました。

会社に提出する場面

会社への要望書は個人の不平不満ではなく、会社の役員が気付かない社員の不満などを会社に知らせて、より良い職場環境につなげるためのものです。例えば以下のような事例があります。

1.作業効率の改善要望

事務備品や作業工具の新調など、作業環境や作業効率の改善について社員有志が作業部門単位で関係部門長や経営者に対して要望書を提出しました。

2.時間外手当増額要望

勤務時間外の会議が多くあるにもかかわらず、その会議時間に対して時間外手当がつかないため、勤務時間外の会議も労働時間に換算して時間外手当をつけるよう、人事部門長などに要望しました。

いずれにしても、要望書はいきなり提出するのでなく、事前に自治体や会社の担当者ときめ細かい打ち合わせ(いわゆる根回し)をすることが必要です。

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要望書の書き方

要望書に決まった規定はありませんが、押さえるべきポイントはあります。ここでは要望書の書き方のポイントを解説します。

要望書を書くために押さえておくべき7つのポイント

1.要望内容が伝わるタイトルをつける

タイトルを一目見るだけで要望書の中身が想像できるようにすることが大切です。「○○町内会ゴミステーション新設の要望」のようにシンプル且つ要望内容を的確に表しましょう。

2.要望の趣旨・経緯を記入する

この要望書の趣旨と提出するに至った経緯をなるべく簡略に記載します。

3.現状の問題点を記入する

要望の基となった、現状の問題点を明らかにする必要があります。問題の深刻度や被害状況、将来のリスクなどを漏れなく伝えるようにしましょう。

4.具体的な要望を記入する

何を、どんな形式で、いつまでに改善してほしいかを具体的に要望書に記載しましょう。要望実現までの道筋を記載することが、効果的な要望書の書き方です。

5.宛先と要望者を明記する

要望書の提出先は、地方自治体なら地方自治体のトップ、会社なら担当部門長や代表取締役などの組織の代表者にします。そして、要望者は複数人の署名か複数人の代表(町内会長・自治会長など)として記入し、要望を求めるたくさんの賛同者がいることを示しましょう。

6.参考資料や写真を添付する

要望書の内容によっては、参考になる資料や写真などを一緒に添付してください。例えば道路の危険個所補修の要望なら、その場所の写真を添付しましょう。

7.丁寧な言葉遣いを心掛ける

要望書はこちらからのお願いを伝える内容なので、「○○を行え」「○○をするべき」といった断定的な言葉遣いを避けて、優しい言葉使いで記載するようにします。

要望書記載例

■自治体向け

自治体向けの要望書

■会社向け

会社向け要望書

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地方自治体に要望書を提出するときの注意点

地方自治体に対する要望書の提出は、個人宛の手紙とは違います。個人的な要望の実現が目的ではなく、町内会・市民団体などの代表という立場で提出することをしっかりと認識しましょう。要望書を提出するにあたり、組織内で十分な話し合いを行い、場合によっては市の担当者にも入ってもらうなど、最も効果的な手段を見極めることが大切です。

要望書提出までのフローチャート

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まとめ

要望書の目的は、テーマや立場にとらわれず、要望事項を聞き入れてもらい、実現させることにあります。
書き方としては丁寧な挨拶文などの体裁にこだわる必要はなく、強く要望する理由が伝わるように書くことが大切です。
地方自治体に提出する場合、要望内容によっては提出者の中に議員を含めることも検討すべきですが、議員を含めることは両刃の剣で時には政治問題化して希望しない結果になることもありますので、注意しましょう。

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