反省文の書き方とは？ すぐに使える例文や書き方のポイントを紹介

反省文とは

社会人の場合は業務上の軽微なミスやトラブルを起こした際、学生の場合は遅刻やスマホの持ち込みなどの際に、原因を振り返って反省の意を表す内容を記載したものが反省文です。

自らの非を認めて反省と謝罪を示すもの

反省文は自らの非を認めて反省と謝罪をするためのものです。

提出することで事態を収束させる、当人の反省と謝罪の気持ちを会社が形として残しておく、という意味合いがあります。

そのため「始末書」よりも程度が軽く、提出することになったとしても何か処分を下されることはありません。

反省文・顛末書・始末書の違い

反省文と似た書類として、顛末書や始末書がありますが、反省文とこれらの書類には以下のような違いがあります。

反省文は、個人の謝罪で済む程度の軽微なミスやトラブルの際に用いられる書類です。始末書を提出するほどのトラブルになると、自身の進退や給与査定に影響する可能性があります。

反省文の書き方とポイント

ここでは反省文の書き方とポイントを5点お伝えします。

上記の5点を押さえれば、より気持ちの伝わる良い反省文を完成させられるでしょう。

それぞれの項目について、下記にて詳しく解説します。

反省文はパソコン作成よりも手書きで

気持ちがもっとも伝わるのは手書きです。自筆に自信がなくても、丁寧に気持ちを込めて書いた文章は好感が持てます。

先方にパソコン作成を求められた場合でも、署名は自筆にすると好印象。加えて捺印もしておくとベストです。

謝罪の気持ちが十分に感じられる表現で

反省文であるからには、心から反省している旨が文面からしっかりと伝わることが重要です。そのため、事務的な表現や軽いニュアンスの表現の多用はおすすめしません。

たとえば「失礼いたしました」「すみません」と伝えたいときは、「不徳の致すところです」「弁解の余地もございません」「深く反省しております」など、強い表現で気持ちを表すようにしてください。

ダラダラと言い訳がましくならない

反省文を提出する相手は、言い訳を求めているわけではありません。

反省文に原因を盛り込むことは必要ですが、書き方には注意が必要です。「○○さんが△△するはずだったのが…」等と人のせいにして言い訳するのは言語道断。

反省文は、自分の非を認め素直に謝罪することを意識しながら作成しましょう。

曖昧な表現は避ける

「～だと思います」「～できたらと」「～よう気を付けます」などの曖昧表現は、自信のなさを表します。

とくに、改善策を述べるところでは「～します」「～しません」と断言するようにしてください。

誤字脱字は絶対NG

誤字脱字のある文書は、読み手に「ミスが多い」「注意力がない」「相手のことを考えていない」というマイナスの印象を与えます。

このような文章でいくら反省の意を伝えようとしても逆効果で、むしろ反省していないとみなされてしまうかもしれません。誤字脱字は絶対にないように、提出前に必ず確認しておきましょう。

【社会人の事例別】反省文の例文

それでは、具体的に反省文の書き方を見ていきましょう。

反省文は、顛末書や始末書のように報告書としての意味合いは持っていないため、事の一部始終においては軽く触れる程度とし、反省と謝罪の意に重点を置いた内容にすることがポイントです。

構成は以下のようにし、簡潔にまとめましょう。

では、ケース別の例文を示しますのでチェックしていきましょう。

例文1：遅刻をしてしまった場合

社会人でも遅刻をしてしまうことはありますね。それが電車遅延などのやむを得ない理由ではない場合は、反省文を求められることもあります。

誠意ある反省文を作成し、謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。

【具体的な例文】

より誠意ある反省文にするためにも、例文のように、遅刻によって周囲に迷惑をかけたことへのお詫びを加え、反省文の締めくくりには再度謝罪の言葉を入れておくと良いでしょう。

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例文2：提出期限遅れの場合

部署内で提出を求められるような書類の遅延であれば、口頭やメールでの謝罪で済む場合がほとんどです。

しかし、重要な文書や社外にまで影響を及ぼす書類提出の遅延の場合等には、反省文が必要になるケースがあります。謝罪の気持ちを込めた誠実な反省文を作成しましょう。

【具体的な例文】

基本的には、遅刻をしてしまった場合に作成する反省文と同じで、反省の意に重きを置いた内容にします。提出遅れにより何らかのお咎めが考えられる場合は、例文のような「寛大な措置を～」という内容を入れておくとベターでしょう。

ただし、措置に関する文言は、あくまで添える程度の感覚で文末に配置すること。反省の意よりも目立ってしまうと、逆効果になります。

例文3：事故を起こしてしまった場合

営業車等の運転中にやむを得ず事故を起こしてしまうこともあるでしょう。

交通事故を起こしてしまった場合、事故発生の原因や状況を詳しく上長に報告する必要があるため、基本的には顛末書や始末書の提出が求められます。

ですが、軽微な事故の場合は反省文で済むケースもあります。

【具体的な例文】

今回は顛末書や始末書ではないため、事故の経緯を詳しく記す必要はありませんが、軽微な事故であっても、相手方の状態や事故処理の状況は簡潔に記すようにします。

文末には、同じような事故を起こさないためにどのようにしていくのかを具体的に書くと良いでしょう。

このように、反省文は起こした失態に対して自分の非を認め、反省の意と謝罪の気持ちに重きを置き、簡潔にまとめることを意識して作成しましょう。

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例文4：欠勤してしまった場合

体調不良などやむを得ない理由での欠勤で、反省文を求められることはありません。

しかし、トラブルで旅先から帰れなかったなどの理由で欠勤した、無断欠勤してしまったなどの場合は、反省文を求められることがあります。

なぜ欠勤してしまったのか理由を明確にし、謝罪の気持ちと今後の対策などについて記載しましょう。

【具体的な例文】

欠勤によって重要な会議に出席できなかったなど、何らかのトラブルが発生した場合は、そのトラブルについての謝罪や対策などについても書いておきましょう。

例文5：飲酒で失敗してしまった場合

お酒の席で「無礼講」といわれることがありますが、何をしても許されるわけではありません。

酔って暴言を吐いたり、セクハラと受け取られる発言をしたり、粗相をしたりした場合は、反省文を求められる可能性があります。

酔っていたからとごまかさずに、関係者に対して謝罪の気持ちを込めた反省文を作成しましょう。

【具体的な例文】

暴言やセクハラなどがあった場合は、「今後このような事態を起こさないと誓約する証として、本書を提出いたします」など、誓約の文言を記載することもあります。

また、反省文の提出で終わらせず、迷惑をかけた方に直接謝罪することも大切です。

例文6：業務上のミスをしてしまった場合

普段から気をつけていても業務上で何らかのミスを起こしてしまうこともあり得ます。

軽微なミスの場合は本人の反省により改善できる場合がほとんどです。そのため反省文を書くことによって上司に反省の意を示し、今後同じミスが起こらないように作成します。

【具体的な例文】

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【学生の事例別】反省文の書き方

学生でも、校則違反やいじめなどをした場合に反省文を書くことがあります。では、学生の事例別に反省文の書き方を見ていきましょう。

スマホを没収されたときの反省文の書き方

スマホ持ち込み禁止の校則違反をしたり、授業中や部活中にスマホ使っているのがバレたりすると、教師にスマホを没収されることがあります。

スマホを返してもらうために反省文を求められたら、以下の内容を反省文に盛り込みましょう。

学校によっては指定の反省文の用紙が用意されている場合もあるので、先生や先輩の指示に従ってください。

特に決まりがない場合は、原稿用紙やレポート用紙などを使用し、心を込めて謝罪の意志をつづりましょう。

校則違反をしたときの反省文の書き方

校則違反をしたときも、基本的な反省文の構成は「スマホを没収されたときの反省文」と同じです。

学校や教師指定の反省文用紙があればそれに従い、特に指定がなければ原稿用紙やレポート用紙などに記載してください。

反省文の内容によっては学校側からの罰則が変わる場合もあるので、できるだけ丁寧かつ慎重に記載しましょう。

いじめの反省文の書き方

いじめ加害者の反省文についても、スマホ没収や校則違反のときと同じような構成で記載してください。

いじめ加害者である場合、自宅謹慎や停学になるかもしれません。そんなときは封筒を用意し、学校長や担任教師宛に郵送します。

宛名を書くとき、先生の敬称は「〜校長」「〜先生」でOKです。「〜校長殿」「〜先生様」など敬称を重ねるのはマナー違反になるので注意してください。

いじめは、被害者を深く傷つける行為です。反省文では心を込めて謝罪の意志を示し、二度と同じことを行わないことを伝えましょう。

社員に反省文の提出を求める際の注意点

会社が社員に反省文の提出を促す際には、以下の点に注意する必要があります。

詳細を説明しますので、参考にしてください。

反省文の提出を求めるには正当な理由が必要

社員に反省文の提出を求めるには、会社側に正当な理由が必要です。「正当な理由」に基づき反省文の提出を求める行為としては、以下のような要件が考えられます。

上司の主観的な動機のみに基づき、部下に反省文の提出を強要する行為等は、「正当な理由」があるとは考え難いです。

また、そのような行為は反省文の提出を強要された側から、パワハラと捉えられかねませんので注意しましょう。

社員が反省文の提出を拒んでも懲戒処分にはできない

「正当な理由」があれば、会社は社員に対して反省文の提出を促すことができます。

しかし、仮に社員が反省文の提出を拒否したとしても、会社側は当該社員を懲戒解雇にすることができません。

反省文の目的は「当事者の失態の内容を明らかにし、反省を促す」ことです。

一方、憲法第19条では「思想及び良心の自由は、これを侵してはならない」と定められています。

すなわち、憲法により、当事者が反省するかどうかというのは、内心の自由として保障されているのです。

よって反省文の提出を強要することは、社員に「反省」を強要し、個人の意思決定の自由を侵害することとなるため、注意しましょう。

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反省文以外（顛末書・始末書）の書き方

起こしたミスやトラブルの内容や程度によっては、反省文ではなく顛末書や始末書の提出を求められることがあります。

顛末書は発生したトラブルの経緯や事実関係を、時系列に沿って記載し報告するための書類です。

そして始末書はより重大なトラブルを起こした場合に、その内容や反省の意を表し、場合によっては自身の進退を伺うために提出する書類であるため、それぞれ書き方が異なります。

下記の記事にて、顛末書や始末書の書き方を詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

まとめ

反省文の書き方について例文や注意点等を挙げながらお伝えしました。

いきなり反省文の提出を求められると、何を書けば良いのだろうと不安になるかもしれませんが、一番大切なのは「反省している気持ちを飾らず伝えること」です。

ここで紹介したポイントを押さえ、気持ちを込めて丁寧に作成しましょう。

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