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ホチキスの止め方にはマナーがある。正しい位置や注意点を解説

ホチキスの止め方にはマナーがある。正しい位置や注意点を解説

仕事でホチキスを止める機会は多くありますが、右上に止めるか、左上に止めるか……と、一度は悩んだことのある方もいらっしゃるのではないでしょうか?

ここでは、ホチキスを止めるときの正しい位置や、そのほか気を付けるべきことについて、図とともに解説していきます。


書類の向き別|ホッチキスを止める位置

普段は何気なく使用しているホッチキス。ホッチキス止めは誰にでもできる簡単な作業だからこそ、細やかな気遣いができるといいですね。

実は、書類の向きや種類によってホッチキスを止める位置にマナーがあります。まずは書類の向きにおけるホッチキスのビジネスマナーを見ていきましょう。

横書きの場合は「左上」


横書きの書類は、左上にホッチキスを止めるのが基本的なマナーです。
横書きの文書は、左上から文章が始まって右下へと読み進めます。下まで来たら文章が終わる右下をつまんで、次のページをめくるのが自然な流れ。そのため、読みやすいように左上をホッチキス止めするのが一般的です。

また、ホッチキスの針の向きは斜め45度(/)に1カ所止めます。横向き(-)に止めてある書類を目にすることもありますが、斜め45度(/)に止めるのがおすすめです。

ホッチキスの針が横向きだと下方向に圧がかかり、ページがめくりづらくなってしまいます。めくった紙も収まりが悪くなり、止めた箇所に変なシワがつくこともあるので、基本的に針は斜め45度(/)に止めると覚えておきましょう。

縦書きの場合は「右上」

縦書きの書類は、右上にホッチキスを止めるのが基本的なマナーです。縦書きの文書は、右上から文章が始まって左下へと読み進めますね。

下まで来たら文章が終わる左下をつまんで右上にめくって、次のページをめくるのが自然な流れ。そのため、読みやすいように右上をホッチキス止めするのが一般的です。ホッチキスの針の向きは横書きと同じく斜め45度(\)です。

もし逆に止めてしまうと書類をめくるときに違和感が出てしまうかもしれません。些細なことですが、書類をより使いやすくするために、ホッチキスの針は斜め45度(\)で止めるようにしましょう。

縦書きと横書きの混在している場合は「左上」

資料によっては図解やデータの引用などで縦書きと横書きが混在する場合は、横書きの書類を左に90度回転させて書類を縦長にしたうえで、その左上にホッチキスを止めるのが基本的なマナーです。これは、ホッチキス止めだけでなくクリアファイルへの入れ方でも同じことがいえます。
ただし、資料のメインが横書きである場合には、見る方向に合わせて左上に止めるか右上に止めるかを決めましょう。紙のめくりやすさ、読みやすさに重点を置いてホッチキスを止める位置を決めてみてください。

書類の種類別|ホッチキスの止める位置

ホッチキスを止める位置は、基本的に書類の向き別で考えればOK。しかし書類の種類によっては、特殊な例があることも考えられます。

では、書類の種類別のホッチキスを止める位置について見ていきましょう。

レポートのホッチキスの止め方

レポートをホッチキスで止めて提出する場合、提出先からホッチキスを止める位置について指示があるかチェックしましょう。

実験レポートなどを提出する際は、ホッチキスを止める位置について指示されているものが多くあります。各大学のレポート指示を見てみると、A4版(縦長)の用紙に横書きするレポートなら、レポートの左上をホッチキスで止めるのが主流のようです。

ただし、提出先によっては「上綴じ」「左側2箇所を綴じる」などの指示もあります。さすがに「下綴じ」「右上」「右綴じ」などの指示はありません。

もしレポート提出先からの指示がなければ、書類の向きに応じたホッチキスの止め方マナーに従って止めるとよいでしょう。針の向きに関しては、書類のめくりやすさや使いやすさを考慮して決めてみてください。

パワポ資料のホッチキスの止め方

パワーポイントの資料を片面印刷してホッチキスで止めるときは、左上に止めるのが一般的です。

針の向きは斜め45度(/)が適切でしょう。

ただし、両面印刷する場合は左側2箇所をホッチキスで止めて横綴じするのがおすすめです。左上で綴じると、資料を毎回裏返す手間が発生して扱いにくくなってしまいます。

また、ホッチキス機能(ステープル機能)を搭載しているプリンターであれば、ホッチキス止めをした状態で印刷を出すことも可能です。パワーポイント側の印刷設定から「プロパティ」→「トレイ/排出」→「ホチキス」と進み、ホッチキスを止める位置や部数を選択してから「OK」を押して印刷してください。

会議資料のホッチキスの止め方

会議資料をホッチキスで止める場合、基本的には書類の向きに合わせた基本的なホッチキスの止め方に従ってください。

▼書類の向き別ホッチキスを止める位置

  • 書類が横書きの場合……左上
  • 書類が縦書きの場合……右上
  • 横書き・縦書きが混在している場合……左上

ただし会議資料が両面印刷の場合は、左側の上下2箇所をホッチキスで止める横綴じがおすすめです。資料全体を見て文字の向きや印刷の状況をチェックし、使う人が読みやすくなるように考えながらホッチキスを止める位置を決めましょう。

その他ビジネス書類のホッチキスの止め方

その他ビジネス書類も、他の書類と同じように、基本的には書類の向きに合わせてホッチキスを止める位置を決めればOKです。

まずは書類全体に目を通し、次に使う人の目線に立って、書類を扱いやすいように綴じましょう。針の向きにも気をつけながら、細やかな気遣いの感じられるホッチキス止めを目指してみてください。

目的別|ホッチキスの止める位置

書類の枚数が多かったり、ファイリングする必要があったりする場合、どのようにホッチキス止めすれば良いのか悩んでしまいますよね。そこで、書類が多いときのホチキスの止め方と、ファイリング前提の書類のホッチキスの止め方について解説します。

書類が多い場合は?

書類の枚数が多いときは、製本のように2カ所止めするか、中綴じするのがおすすめです。下記にて具体的な手順を紹介します。

製本のように2カ所止め

書類の枚数が多く、針が1箇所だけだと扱いづらい場合は、ホッチキスを2箇所止めをしましょう。

2箇所止めることによって、書類は製本されたように安定感を増します。この場合も横書きなのか、縦書きなのか、用紙の向きはどちらかによって止める位置を決めてください。

例えば横向きで上にめくっていくような資料なら、資料の上部に2カ所、ホッチキスの針を横に真っ直ぐになるように止めます。左にめくっていく書類なら左側に2カ所、ホッチキスの針が縦に真っ直ぐになるように止めましょう。

どのように資料を展開していけば見やすいのかを意識して、止め方を考えるのがポイントです。

会議室のテーブルの広さを考えながら、ホッチキスを止める位置を決めてもよいでしょう。縦に広いテーブルなら上にめくっていけるように、横に広いスペースがあるなら横にめくっていく展開にすると親切です。

ホチキスの止め方1つでも、気遣いをできることがたくさんありますね。

中綴じする

中綴じすると、冊子のように美しく仕上がります。

すべての書類を2つ折りにしたらホチキスを180度開き、背表紙側から折り目に針を当てましょう。そのまま強く針を押し込んだら書類を裏返して、飛び出た針をペンチなどで畳み込みます。

ただし、普通のホッチキスだと失敗したり、止めたいところに針が届かなかったりする場合があります。うまく中綴じできないときは、中綴じ専用のホッチキスを使ってみてください。

ファイリングが前提の書類の場合は?

ファイリングが前提の書類も、書類の向きに合わせてホッチキスを止める位置を決めましょう。

縦長の向きでファイリングしたとき、ホッチキスの針が左上にくるようにするのが基本です。ただし企業によっては独自ルールを設けていることもあるので、事前に確認し、独自ルールがある場合は一般的なマナーよりも独自ルールを優先してください。

また、ファイリングをするとき、全ての処理が左上にホッチキスの針があると、左上の部分だけ厚みがましてファイリングしづらくなる場合があります。ファイリングの状況に応じて、少しずらしてホッチキスを止めるテクニックもあるので、慣れてきたらコツを探ってみてください。

ホッチキスで止めるときの注意点

書類をホッチキスで止める際に、針の向きや使用するホッチキスの種類で注意したいことがあります。詳しく見ていきましょう。

ホッチキスの針は斜め?真っ直ぐ?

先ほども解説したとおり、ページのめくりやすさや紙の収まり方からもホッチキスの針の向きは斜めに止めることがルールです。ただし、社内ルールとしてあえて真っ直ぐな横向きに統一しているという企業もあるかもしれません。また、ホッチキス止める位置や間隔にも注意したいところです。例えば説明文書とアンケートを一緒にホッチキスで止めたい場合、アンケートが取り外しやすいように、紙の角すれすれに綴じることもあります。 針が外れたら困る資料は、文章寄りの深い位置にホッチキスを止めることもあるでしょう。

これらは企業や部署、担当者によって考え方が異なるものですから、周りの様子を伺ってみるのもいいかもしれません。社内ルールなども確認して、必要とされる使い方を汲み取るのも大切なことです。

針なしホッチキスは使っていい?

最近は針なしホッチキスも普及していますが、ビジネスシーンでの針なしホッチキスの使用は避けたほうが良いでしょう。なぜなら針なしホッチキスは、針で止めるホッチキスよりも強度が弱いからです。

書類の閲覧中にバラけてしまい、相手に迷惑をかける可能性があるので、業務上の書類は針ありのホッチキスでしっかり止めるようにしましょう。

手元のホッチキスで冊子を作る方法

ホッチキスで書類を止めるのは簡単ですが、なんとなく味気ないなと思ったことはありませんか?書類を2つに折って、その折り目の部分にホッチキスの針を止めることができればホッチキスの針が見えず、見栄えが良いですよね。
手元にあるホッチキスで、きれいに製本する裏技をご紹介します。

冊子を作るにはまず、180度開くホッチキスを用意してください。

  1. ホッチキスを180度開き、針をさす位置を確認します。
  2. 次に製本したい部分にホッチキスをさします。
  3. そして裏返しにして、出ている針をペンチで調整すれば冊子の完成です。

ただし、手元にあるホッチキスでは限界があるかもしれません。書類に厚みがある場合も普通のホッチキスでは難しいので、確実に製本したい場合は製本用のホッチキスをご用意ください。

さらに詳しくはこちら

キレイに製本する方法は?分かりやすい冊子の作り方

まとめ

今回は、ホッチキスを止める位置について解説しました。

普段何気なく使っているホッチキスにも、基本的なビジネスマナーが存在します。しかしビジネスマナーといっても難しいことはなく、書類を見る人がいかに書類を扱いやすいかを考えることがポイントです。

ただし、企業によって独自のルールがある場合があります。基本のマナーを押さえながらも、独自ルールがある場合は独自ルールに従ってください。

たかがホッチキス止めと考えずに、もし迷った場合は1部作成して、上司にチェックしてもらうのも良いでしょう。たくさんの書類を作ってやり直すのは大変です。

また、ご自身が書類を受け取る立場になったときは、どこにホッチキス止めがされているかをチェックしておきましょう。普段もらっている資料を参考にすれば、独自ルールも網羅しやすいはずです。 ホッチキス止めは難しい作業ではありませんが、だからこそ小さな気遣いが光るところでもあります。ビジネスマナーや独自ルール、書類の用途や扱いやすさを押さえながら、ホッチキスを止める位置を決めましょう。

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