効果的なアンケート依頼文の書き方とポイント。回答率アップのコツも例文付きで紹介

アンケート依頼文とは何か？

アンケート依頼文とは、これから行われるアンケートに回答をお願いする文書です。
アンケートといっても、サービス向上・高校生や大学生の意識調査・行政による意見募集などさまざまな目的がありますが、それを明らかにすることで少しでも相手の不安を取り除き、気持ちよく回答いただくために作成します。
ぜひ回答に協力して欲しい、という気持ちを込めて書きましょう。

アンケート依頼文の役割とその効果

「ぜひアンケートにご協力ください」と一言書いただけでは、たとえ社内向けアンケートだったとしても回答意欲が高まることはないでしょう。
むしろ、“忙しいのにやりたくない”、“回答するメリットが無い”など、後ろ向きな印象を残す可能性もあります。このように億劫がられてしまうと、満足できる量の集計データを集められなくなってしまうおそれがあります。

一方で、相手が納得できるアンケート依頼文があれば、対象者のやる気を高め、アンケートに答える意義を感じてもらえます。

正しくアンケートへと誘導できるような依頼文があれば、信頼して回答する方は増えるでしょう。

回答率を上げるためにアンケート依頼文に含めたい情報

アンケートの依頼文に含めたほうが良い情報は次の内容です。

わかりやすい件名と本文

何をするためにアンケートを行うのかがわかれば、回答へのハードルは自然と下がります。
そこで、どんな内容のアンケートか具体的にわかりやすく書きます。できるだけシンプルかつわかりやすく書きましょう。

アンケートの実施者

アンケートは回答者の情報を収集する質問ですから、相手は無意識のうちに警戒しています。
誰がアンケートの実施者なのかを明示することで、安心して回答できるようにしましょう。

アンケートの目的

アンケートの利用目的が不明だと、その内容を悪用されるのでは？と不信感を持たれてしまいます。
「新商品開発のため」や「店頭サービス向上のため」などアンケートの実施目的を具体的に書きましょう。

アンケートの概要と回答期限

アンケートの回答者は労力をかけて回答します。設問数が多いアンケートは意欲が減退していきますので、何分程度で回答できるアンケートか、設問は何問あるかをあらかじめ書いておくと良いでしょう。
回答期限も明記しておくと、回答の先送りを防ぐことができます。

謝礼の有無

インセンティブの準備も検討しましょう。アンケートは、謝礼があれば回答されやすくなります。次回来店時に使えるクーポンや、ポイントサービスの付与率アップなど、その効果も含めて検討してみてください。

アンケート依頼文への記載は避けた方がよい情報

アンケート依頼文への記載は避けた方がよい情報もあります。不信感を持たれるような記述は、回収率にも悪い影響を与えてしまいます。

長い文章やわかりづらい内容

長くてわかりづらい前置きでは、アンケートの回答を避けられてしまいます。今回のアンケートの目的のみをパッと見ただけでわかるように記載して、あいまいな表現も避けるようにしましょう。

関係のない情報

顧客との接点を効果的に活用したいからと、アンケートとは関係のない情報を記載してしまうことはよくあります。
不要な情報は相手の不信感に繋がりますので、欲張らずに、目的にかなう内容だけを記載しましょう。

アンケート依頼文の具体的な例

解説を踏まえて、通信販売の商品に同梱するアンケート依頼文の例文と、すぐに利用できるテンプレートを紹介します。

取引先に依頼するシンプルなアンケート依頼文のテンプレート

従業員へのアンケート依頼文テンプレート

意識調査のアンケート依頼文テンプレート

まとめ

アンケートを実施する際、その内容に気を取られてつい案内文を忘れてしまいがちです。
でも、利用目的がわからずにアンケートに回答してくれる方は少ないものです。納得して回答できるわかりやすい依頼文を作成してみましょう。