取材依頼書の書き方と取材を成功させるためのポイント

取材依頼書とは何か

取材依頼書とは、新聞社などの報道機関やメディアが特定の情報や事柄について、調査や取材を依頼する際に使用する依頼文書です。

特に報道機関は、事実や情報を正確に取得して記事を作成するためにも、正確な情報が必要になります。そこで取材依頼書を通じて、取材の目的や範囲を明確にし、取材対象者や情報提供者に対して理解を促すという役割を持ちます。

さらに取材依頼書は、一般ではアクセスできない場所や情報元へアクセスするためにも使用されます。企業の内部情報や専門家の意見、さらに社員へのインタビューなどは、そのような情報に当たります。

取材依頼書の役割とその効果

取材依頼書の役割は、取材先に取材内容を明らかにし、事前に承諾を得ることです。
「こんな内容を取材したいので、ご担当されている方から実地を踏まえてお話しいただきたい」と書くことで、取材そのものをスムーズに進められます。

テレビ番組の街頭インタビューで、話が脱線してしまう状況を見たことはありませんか。突撃インタビューでは取材依頼書は用いられないため、やりとりの食い違いが起こる場合があります。

しかし、事前に取材依頼書を送付しておけば、あらかじめ取材の意図と熱意を伝えられるので、欲しい情報も得やすくなります。双方の気持ちのすり合わせも期待できるので、結果として良いコンテンツを作成することが可能になります。

取材依頼書の書き方と基本構成

取材依頼書は、盛り込むべき内容を充足した基本構成を知っておけば、誰にでも作成できます。
必要な要件を漏らさず伝えるため、6W3Hを意識した構成が大切です。

シンプルな取材依頼書のテンプレート

特定の個人や団体への取材依頼を行うためのテンプレート

ホームページ・オウンドメディアが取材依頼を行うためのテンプレート

自己紹介

自分の名前や所属先、記事を掲載するメディアと概要は必ず記載しましょう。紙・Webに関係なく、読者層やエリアといった掲載メディアの特性なども伝えておくとさらに良いでしょう。

取材目的

唐突に取材を依頼しても先方は準備ができません。なぜ今回取材が必要なのか？取材対象者を選んだ理由は？など、取材の目的ははっきりと書きましょう。その際、どうしても取材をしなければならない理由など、相手に共感してもらえるような要素を含められると、さらに良いでしょう。

取材対象者や取材方法

具体的に取材対象者がいる場合は、それをはっきりと書きましょう。何となく含んだだけの表現にしてしまうと、「教授は学会に出ているので代理で学生が対応します」など、意図しない人選をされてしまう可能性もあります。

取材の仕方を明示することも大切です。現地の写真もほしいのにオンラインミーティングを提案される、外国人だから英語でのインタビューなら対応できる、といった回答をされてしまう可能性もあるからです。また、来訪を断られる場合もあるでしょう。そのため、取材方法は具体的に書きましょう。

取材日時と取材場所

取材日時と取材場所の明示を忘れてはいけません。現場での準備と撤収作業もあるでしょうから、実際にいつ頃に到着して、いつ頃までかかるのか？など、所要時間も含めて提案をしましょう。

必ず指定した日と場所で対応していただける、と思わないことも大切です。先方にも事情がありますし、やむを得ない事情での当日キャンセルもあるでしょう。そのような状況を見越して、複数日程を提示しても良いでしょう。外部から取材クルーを呼ぶ場合は、そちらとの調整も必要になります。

必要経費・謝礼

取材の準備にかかる費用や、取材場所までの交通費はどうするのかも明示します。
飲食店やアーティストなどの場合、取材のために材料や作品などを用意する必要もありますので、取材を受けるかどうかの判断材料になりえます。
可能であれば謝礼も用意することで取材の許可がおりやすくなります。

回答期限

取材の可否を含めて、先方からの回答期限を設定します。一般的には、半月から1カ月先で取材スケジュールを設定しておくと良いでしょう。対象者との調整がしづらい状況もありますので、企画したらまずはメールで連絡を取ってみることも大切です。

取材依頼をする際の注意点

取材を企画したときの心構えも確認しておきます。それを踏まえて依頼書を書くことで、よりよい取材を実現できるでしょう。

取材先の指定書式の有無を確認する

有名企業や著名な評論家など、よく取材を受けるような企業や団体の場合、あらかじめ取材依頼フォーマットを用意していることがあります。まずはこちらを確認しましょう。先方が必要な情報が盛り込まれているため、別フォーマットを利用すると断られてしまう場合があるので注意が必要です。

依頼書は資料一枚（ペライチ）でまとめよう

取材依頼書の内容を充足させようとすると、熱意がこもり過ぎてものすごい長文の依頼書ができてしまうかもしれません。でも依頼書としては、紙1枚のペライチで収める方が、受け取った側も見やすくて良いです。先方は、それを回覧して決裁しているかもしれません。できるだけ概要を1枚にして仕上げ、細かい情報は別紙で対応する方法も考えてみてください。

基本的なことも疎かにしない

取材には必ず応じてもらえるという誤った前提を持たないことも大切です。
また、企画を途中で変更してしまうのもよくありません。そのため取材依頼時までには、実際に現地でやりたいことをしっかりとまとめておく必要があります。
取材先が慣れていないなら、相手が安心できるような提案をすることも大切です。

まとめ

取材を依頼したり受けたりすることは、あまりない経験かもしれません。そのため、文例やテンプレートを利用して簡単に作成したくなることもあるでしょう。

しかし、なぜ取材が必要か？相手にこの取材を受けるメリットがあるか？については、熱意を持って説明する必要があります。必勝法のようなものが無い分、難しくもありますが、取材先のためを考えて、心のこもった依頼文を作成するようにしましょう。