【テンプレ】講師依頼の正しい方法と、承諾してもらうための依頼文の書き方

講師の依頼方法

有名な大学教授や講師をお呼びして講演会やセミナーを行って、そこからビジネスに展開できないか、と企画することもありますよね。一般的に、講師の出演オファーはメールや依頼文で行われます。個人宛で送ることもありますが、著名人の場合は所属する事務所などを経由して行うことも珍しくありません。

このような背景もあるため、講師依頼文は重要です。
講師の方が一読して、「なぜ自分がそこに呼ばれているのか」を伝えられれば、講演会やセミナーは成功へと一歩近づくでしょう。
なお、行政や学校のような団体によっては専用フォーマットを用意していることがありますので、依頼前には確認するようにしましょう。

講師依頼を成功させるためのポイント

講師の方に依頼文を送れば必ず引き受けてもらえる、というわけではありません。次にあげるポイントは明らかにしておきましょう。

講師に期待すること

後述する基本構成だけでなく、どういう意図があって依頼しているのか？そのために講師のどんな部分に期待しているのかを整理して依頼文に込めることはとても大切です。

依頼内容を確定しておく

依頼してから講演内容を変更すると相手を混乱させてしまうので、依頼前に内容を確定させることも大切です。

担当者の連絡先

担当者の連絡先が不明だと、講師の方に不信感を与えかねません。
また、イベントが仮押さえだったり、決済の関係で正式依頼までの時間がかかったりしてしまう場合は、その旨も併せて伝えておく方が親切です。

不安があるなら派遣サービスも検討

外部の方に協力を仰ぐのは非常に労力のかかるものです。できるだけスムーズに話を進めたいなら、講師派遣サービスを利用してみるのも一案ですので、並行して検討しても良いでしょう。

講師依頼文の基本構成と書き方

講師依頼文には、必須事項があります。これらを含めた基本構成を押さえることで、誰にでも伝わりやすい依頼文を作成できます。

主催者名

講演の主催者について書きます。依頼者本人のことだけでなく、所属する会社や業界、団体についても書きましょう。あわせて活動内容も書くことで、講師も参加者のイメージを掴みやすくなります。

講演の参加者データ

講演の参加者の人数や属性については、書き漏らしてはいけない情報です。
社内向けなのか、会員向けか、公開イベントのセミナーなのか？など、講演の対象者については欠かさずに記載しましょう。年齢や性別で特徴があるならそれも忘れずに伝えます。

専門分野がある講師の方でも、一般客が入る講演会なら平易でやわらかい話題を盛り込んでくれるなど、盛り上がるように内容を調整してくれます。

催しの趣旨

催しの趣旨も合わせて記します。社員教育のための研修なのか、一般向けセミナーなのかなどを伝えることで、講師の方も自身の実績やキャリアとマッチしているのかを判断しやすくなります。
できるだけ簡潔に書くことを心がけましょう。

会場データ

住所の他にも、何席の会場か？広さがどれくらいか？控室はあるか？敷地が広い場合は移動時間はどれくらいか？などもあると良いでしょう。
最近はオンラインセミナーなどもありますので、その点についても説明しておくと良いでしょう。

依頼したい講演内容

依頼したい講演内容も必須項目です。催しの趣旨とずれを生まないためにも、どんなことをお願いしたいかを正確に伝えましょう。分野外の依頼の場合、依頼を断られることもありますので注意しましょう。

謝礼について

謝礼がある場合は、必ず明示します。後でトラブルの原因となりますので、会場までの交通費や前泊する場合の宿代などの扱いは、もし謝礼が発生しない場合でも必ず説明をしておきましょう。

講師依頼文の具体的な例とテンプレート

テンプレートは以下のページからダウンロードが可能です。

シンプルなセミナー講師依頼状のテンプレート

このテンプレートは、以下からダウンロードできます。

自社社員に社員教育を依頼する際の講師依頼テンプレート

このテンプレートは、以下からダウンロードできます。

講師出演後のお礼状のテンプレート

このテンプレートは、以下からダウンロードできます。

講師依頼文の送付方法

講師依頼文は、メールや郵送にて送付します。手紙で依頼する場合は、到着までの日数がかかることも注意しましょう。依頼先が窓口を用意している場合には、本人宛ではなく窓口へ送付する方が良いでしょう。

メールで送付する場合は注意点として、件名で講師依頼の内容をわかりやすく表記することを心がけましょう。平易なタイトルだったり「はじめまして〇〇です」と言った内容だったりする場合、知らないアドレスからのメールのために見逃されてしまう危険性があります。

講師依頼の注意点

講師依頼の送付前に書き損じなどないか確認する他にも、注意点を確認していきましょう。

できるだけ早いタイミングで依頼する

人気の講師や公職に就いている方などは、先々まで予定が詰まっていることも珍しくありません。そのため、予定日の3カ月〜半年前には依頼をすることをおすすめします。

実際に依頼が内諾済みになったとしても、スケジュールや会場内で別にオーダーが発生するかもしれませんので、その調整も含めて早いタイミングで依頼するようにしましょう。

必ず受けてもらえるわけではない

依頼したら必ず受けてもらえるわけではありません。本業など、講師の都合で断られる可能性もあります。専門分野だと思って依頼したけど断られてしまった、ということもありえます。その場合の代替案も用意しておくと安心でしょう。

複数の講師に依頼したり内容を変えたりしない

上記で説明した通り、必ず講師を引き受けてもらえる保証がないので、同時に複数の講師に声をかけようと考える方もいるでしょう。でも、これではマナー違反です。最初から複数人へ連絡するのではなく、社内で優先順位を確認するなどして、一人ずつ連絡を取るようにしましょう。

まとめ

イベントやセミナーなどに有名講師の方をお迎えして講演をお願いできれば、その行事はより華やかなものとなるでしょう。でも、そのための準備には大きな労力がかかるものです。講師の方に気持ちよく講演をしていただくためにも、依頼方法からしっかりとチェックをしていきましょう。