アウトソーシングとは？ メリット・デメリットと企業課題を解消する方法を解説

アウトソーシングとは

アウトソーシングの意味と、人材派遣との違いを解説します。

アウトソーシングの意味

アウトソーシング（Outsourcing）とは、業務の一部を外部の専門性の高い会社に委託することです。

「外部」という意味の「アウト」と、「調達」を指す「ソーシング」を組み合わせた造語です。

もともとは、開発・運用などの情報システム分野で活用されていました。

しかし、少子高齢化による労働力不足、グローバル化、スピード化への対応が求められる昨今、限られた経営資源を有効に活用し、社内業務の効率化を図りながら高い品質を担保したいという考えが強まっています。

そのため最近は、開発以外にも生産・物流関連の業務、自社の人事や経理といったあらゆる業務の外部委託についてもアウトソーシングが用いられています。

アウトソーシングと人材派遣の違い

派遣は「人材」を提供するサービス形態、アウトソーシングは「業務」や「成果物」を提供するサービス形態です。

派遣は、企業と人材派遣会社が労働派遣契約を結び、人材派遣会社（派遣元）が条件に合致した派遣スタッフを企業（派遣先）に送るものです。

派遣スタッフは、派遣先ではなく派遣元と労働契約を結びます。実働の際も派遣先の指揮命令下で労働力を提供し、支払いは派遣スタッフの稼働時間を対象に発生します。

一方、アウトソーシングは企業間で業務委託契約を結ぶものです。

そこで働くスタッフに対する指揮命令は、業務委託契約の受託企業（アウトソーサー）が行います。

支払いは、業務が行われた事実や、納品された成果物に対して発生します。

アウトソーシングを活用するメリット

自社の業務にアウトソーシングを活用することには、いくつかのメリットがあります。

社員やコアメンバーがやるべき業務のみに集中できる

アウトソーシングを活用すると、社内のリソースをやるべき業務・戦略的な業務（コア業務）に集中できます。

アウトソーシングする業務は、社員やコアメンバーでなくても対応可能な、定型または定型化できる業務（ノンコア業務）が適しています。

固定費のコスト削減になる

アウトソーシングを活用すれば、人件費のような固定費のコスト削減が可能になります。

業務を外部に委託する費用は業務委託費であり、業務量と比例します。業務量に応じて委託料を調節すれば、コストを最適化できるのです。

もしアウトソーシングを活用しない場合、仮に余剰人員があっても、雇用している以上、業務を遂行していない時も給与や社会保険料などを常に支払わなくてはなりません。

品質を担保しながら、スピード感を持って業務を遂行できる

アウトソーサーは、その専門分野についてノウハウや技術を持っています。

アウトソーシングを活用することで、自社で行うよりも早く、かつ品質を担保しながら業務を遂行できます。

特に、新規参入分野や自社に専門性を有した人材がいない場合に大きな効果が見込めるでしょう。

アウトソーシングを活用するデメリット

アウトソーシングをすることで生じるデメリットも、複数存在します。

機密情報の漏えいリスクが高まる

社内の業務を外部に委託する分、機密情報がアウトソーサーに漏えいする危険性も少なからず生じます。

委託先に対して秘密保持契約を含んだ業務委託契約の締結や、社内で機密情報の取り扱いについて説明を行うなど、しっかりと情報管理をすることが必要です。

ノウハウの蓄積がしづらい

自社の業務を委託したとしても、自社内にノウハウは蓄積しづらくなります。

アウトソーシングは、自社の業務を、外部の技術やノウハウを活用して遂行し、その成果物を納品してもらうものに過ぎません。

ノウハウを得たい場合はアウトソーサーに丸投げするのではなく、業務内容やノウハウが共有できるよう、密にコミュニケーションを取るようにしましょう。

コストが上がるケースもある

自社で行わない・できない行っていなかった業務を受託企業に依頼するため場合、コストを精査できないことも想定されます。

またインソース業務との関連性で、必要以上にコストがかかることもあります。

スムーズな業務連携や適正コストの割り出しのために、事前に業務プロセスの整理を行いましょう。

実例から学ぶアウトソーシングの導入事例

実際にアウトソーシングを導入して良い効果が出た事例を、4つ紹介します。

給与計算業務をアウトソーシングした事例

当初は入退社時の社会保険料や税金の控除、勤怠実績や経費精算の取込などを自社内で行っていましたが、細かな作業のためミスが発生していました。

また、精算業務が増えるといったムダも発生していたのです。

そこでクラウドシステムを導入し、各種情報の取込も受託会社と共有しながら対応するようにしました。

速やかに業務を進められるうえ、何より社内で行っていた時にあった「曖昧なルール（甘え）」が排除できたそうです。

煩雑な業務を行う手間が省け、そのほかのコア業務に専念できるようになりました。

Webマーケティングをアウトソーシングした事例

社外への発信としてWeb・HPのみならずSNSの重要性も増しています。

どのタイミングでどんな内容を発信すべきか、発信する内容も企業のブランディングや遡及効果を考えたものにしなくてはなりません。

しかし社内に専門性のある社員がおらず、なかなか具体的な施策を仕掛けられずにいました。

Webマーケティング業務をアウトソーシングしたことで、専門家の助言のもと、戦略的な運用ができるようになりました。

そして、契約で決めたサービスレベルを達成することができたそうです。

採用プロセス全般をアウトソーシングした事例

採用にあたっては、媒体出稿やエージェントへの依頼、エントリー受付、選定、面接調整、応募者とのコミュニケーションなど多くの業務が発生します。

人事部で対応していましたが、品質向上と負担軽減の目的で委任しました。

当初は「自社に合う人材は、自社で見極めなければ」と思っていました。

しかし最終判断の手前までの膨大な業務を委任することで、重要な判断にリソースを割けるようになりました。

営業をアウトソーシングした事例

アウトソーシングを、新商品の拡販に活用している企業の例です。

アウトソーサーに電話でのアポイント取りを依頼し、訪問やオンライン商談につなげています。

専門性を持ったスタッフが関わっているため、成果物は満足のいくものだと聞きました。

請求は従量単価制のため、同じサービス内容を得るために自社社員が稼働した場合の人件費を大きく削減できています。

アウトソーシング導入の判断基準

アウトソーシングは、導入するタイミングを見極めることも重要です。判断の基準となる点を解説します。

本来注力すべきコア業務が圧迫されている場合

社員がコア業務に集中できる環境ではない場合、導入を検討すると良いでしょう。

社内の業務には、コア業務とノンコア業務が混在しています。

社員にコア業務を任せて自社の成長を促進したいと思っているなら、導入検討により自社で今すべきことを明確にできます。

ノンコア業務でルーティン化しやすい場合

ノンコア業務は必ず発生し、煩雑で時間を有するにもかかわらず、直接的な利益を生まないことが多いものです。

属人化することも珍しくなく、また属人化を解消しようと思っても恒常的に発生する業務であるため改革しにくい点も課題です。

そのようなノンコア業務は、まとまった単位でアウトソーシングするとよいでしょう。

自社ではできなかったシステム化・マニュアル化の推進により、業務プロセスの見直しを図ることが可能になるかもしれません。

自社ノウハウの少ない分野に参入したい場合

新しい分野に参入したい場合にも、アウトソーシングは効果的です。

専門性を有する社員の採用、組織作り、計画立案などをすべて自社で賄おうとすると、多くの時間が必要です。

競争の激しいビジネスシーンで立ち上がりを早くし、優位なポジションを確保するためにも有効でしょう。

アウトソーシング以外で企業の課題を解消する方法

アウトソーシングに踏み切れない場合は、別の方法を検討しても良いかもしれません。

従業員が使いやすく効率化が図れるシステムの導入

アウトシーシングは、ノウハウを持つ受託会社に業務委託するものです。

利用する場合は、前提として社内で効率化を図っておくことが重要です。

業務オペレーションがしにくい・煩わしいと感じることは従業員にとってストレスになり、離職に繋がることもありえます。

ペーパーレス化・電子化など、さまざまなシステムやアプリケーションを導入し、働きやすさを向上させましょう。

業務分析・職務分析を行って、多様な働き方を実現する

フルタイムで働く正社員を中心に考えるのではなく、業務単位で全体を再構築しましょう。

業務プロセス自体がスリム化でき、女性やシニアも短時間勤務や週5日未満勤務といったフルタイム以外の働き方が可能になります。

働きたい方が働ける仕組みを作れば、採用上のプラスにもなります。

アウトソーシングを行う際の注意点

最後に、自社の業務をアウトソーシングする場合に注意したいことを解説します。

契約関連・責任範囲の取り決め

自社の業務をアウトソーシングするということは、自社内に他社が入るということです。

そのため、サービス内容および運用に関する契約内容の取り決めが重要となります。

以下の点については、双方で協議したうえで取り決めましょう。

また、権利義務関係も重要です。こちらも、受託会社との協議により決定のうえ、契約を締結しましょう。

従業員と同等の扱いにするのはNG

受託会社のスタッフが常駐型で、自社のオフィススペースで業務を行っていると、自社の従業員のように接してしまうことがあります。

しかし、アウトソーシングは業務や成果物を提供してもらうものです。

たとえ担当スタッフがその場にいても、委託元の社員は指揮命令ができません。

特に以下のような対応をしてしまうと、「業務委託」ではなく「偽装請負」とみなされるケースもあります。

業務中の事故やトラブルが起こった際に、誰が雇用責任を負うのか、責任の所在を明確にしておくことが重要です。

アウトソーシングのまとめ

ノンコア業務に人手が取られている、あるいは社員の負担を減らしてさらに企業としての成長を図りたい場合は、アウトソーシングが効果的です。

しかし、自社の業務を外部に依頼するという性質上、事前に業務の効率化をしておく必要はあります。

最初の一歩として、テンプレートやマニュアルを活用して業務効率化を図るのがおすすめです。

ビズオーシャンでは、ノンコア業務の効率化に役立つテンプレートを多数用意していますので、ぜひ活用してみてください。