ビジネスメールの書き方のマナーとポイントとは？
リモートワークが広まったことで、メールやチャットを使ったコミュニケーションの
度合いが大きく増えました。ビジネスメールの書き方については、新入社員の研修で学ぶ機会を与えられることもありますが、これまでにそうした教育を受けてこなかった人も少なくないでしょう。
この記事では、ビジネスメールの書き方と大切なポイントについて解説していきます。メールの書き方で失敗しないように、ぜひ最後までお読みいただければ幸いです。
なぜビジネスメールにマナーが必要なのか
仕事のメールだから用件だけ書いておけばいいというわけではありません。
なぜビジネスメールにマナーが必要なのか、その理由をご説明しましょう。
理由1：ビジネスメールは日常的に使うから
仕事上のやりとりはメールが中心になり、緊急の場合以外は、電話はなるべく使わないのがビジネスマナーとなってきています。そのため、日常的に多くのメールをやり取りするようになり、そこでのマナーがしっかりできていないと、何かと不都合が生じることになります。
理由2：社内・社外どちらにも使うから
メールを通じたコミュニケーションは、社外の取引先はもちろん、社内の連絡としても使われます。社外の相手に対してマナーに欠けたメールを送付すれば自分に対する評価が下がるだけでなく、会社としての教育体制が疑われることになります。
また社内メールでも最低限のマナーは求められますし、あまりにマナーができていないと評価にも影響します。
理由3：マナーに欠けたメールは印象が悪くなる
このように、メールは社内・社外どちらにも日常的に使われることから基本的なマナーに則ったものでなければ、スムーズなコミュニケーションに支障をきたすことになります。
特に社外の相手向けのメールでは、その会社の教育や管理の体制まで疑問視されることになるので、注意が必要です。マナーに欠けたメールを受け取った方は、自分が軽く扱われているという思いを持つことになります。
ビジネスメールの書き方の5つのポイント
では、実際にビジネスメールの書き方として気をつけるべきポイントをチェックしていきましょう。
ポイント1：件名を端的にわかりやすく
送付されたメールで一番最初に目にするのが件名です。件名が分かりにくいメールは後回しにされたり、読んでもらえない可能性もあります。簡潔で内容がしっかり伝わるような件名をつけて送付するようにしましょう。
ポイント2：挨拶と名乗りを忘れずに
メールの本文では、内容の前に、まず挨拶と自分の名乗りを忘れずに行いましょう。社外の人には「お世話になっております」社内の人には「お疲れ様です」といった挨拶をします。
その後に、社名、部署名、名前を簡潔に記載するのがマナーとされています。
ポイント3：添付ファイルの容量、ファイル形式に注意
添付ファイルを送る際には、受け取る相手が読めるファイル形式かどうかを確認し、ファイルの容量が大きくなりすぎないように注意しましょう。もしもファイル容量が大きい場合には、ファイル共有フォルダの利用を検討するとよいですね。
ポイント4：署名を忘れずに入れる
メールの最後には、自分の署名を忘れずに入れましょう。署名に記載する内容としては、自分の名刺にある情報をひととおり入れておくといいでしょう。会社によっては、署名のテンプレートが決まっている場合もあります。
ポイント5：送信前に見直す
メールは便利な反面、失敗するケースも多く発生します。ひととおり書き終わったら、送信ボタンをクリックする前にもう一度読み直してみましょう。それをするだけで、かなりの失敗は防ぐことができます。
NGなビジネスメール書き方4つの例
実際にどのようなビジネスメールがNGなのか、具体的にNGなメールの書き方を見ていくことにしましょう。
NG例1：「お世話になっております」を初回のメールに書く
社外の人にメール送信する挨拶として「お世話になっております」と書くのが当たり前になっていますが、これを初めてメールする人に入れるのはマナーとしておかしくなります。
初回のメールには「初めてメールをお送りします」といった挨拶が適しています。
NG例2：「させていただく」「～になります」を多用する
「させていただく」を使っておけば丁寧になると思って多用している人がいます。また、言い切る形を避けるため「～になります」という表現が多い方もよく見かけます。こうした言葉を多用すると、語彙力がない、言葉に対する意識が低い、という印象を相手に与えることになります。
NG例3：とりあえずccにしておく
上司や関係先から「聞いてない」と言われないために、なんでもかんでもccにしてメールを送付する方がいます。アリバイ作りのccでは、受け取った方も迷惑です。このメールはccで送るべきかどうか、一度考えてから送信するようにしましょう。
NG例4：ありがちな日本語の間違い
日本語の使い方を間違えているメールは、相手に指摘するわけにもいかず、気になるものです。間違いやすい日本語は、一度しっかりマスターしておきましょう。
間違った使い方をそのままにしておくと、間違ったままずっと使い続けていくことになります。
マナーを踏まえて効率的に書くには
ビジネスメールでマナーは大切ですが、マナーに気を取られて効率が悪くなっては本末転倒です。マナーを踏まえて効率的にメールを書く方法をご紹介していきましょう。
方法1：要点や結論を先に書く
ビジネスメールでは、簡潔にわかりやすく書くのが基本です。要点や結論を先に書いて、その他の前置きや補足説明は必要に応じて後に書いたほうがいいでしょう。
方法2：箇条書きなどを使って端的にまとめる
長々と続いているメール文は、読み手に負担をかけることになります。箇条書きなどを使って端的にまとめて、パッと見てわかるようにしましょう。
方法3：テンプレートを活用する
定型のメール文はテンプレートとして保存しておき、必要に応じて活用しましょう。メールの文案をイチから考えていると時間がかかります。
ビジネスメールの書き方は仕事の基本
ここまでビジネスメールの書き方について見てきました。仕事でメールを使わない日はない、というぐらい、仕事においてメールでの連絡は欠かすことはできません。ビジネスメールのマナーをわきまえて、スムーズなコミュニケーションをしていきましょう。
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