機密保持契約（NDA）とは？概要と作成方法、注意点を簡単に解説

機密保持契約（NDA）とは？

まずは、機密保持契約とは何か、なぜ締結する必要があるのかについて解説します。

機密保持契約の概要

機密保持契約とは、自社が持つ業務上の秘密や個人情報等を他の企業に提供する際に、その情報を第三者に漏らしたり不正に利用されたりすることを防止するために結ぶ契約です。

英語では「Non-disclosure agreement」と表記されるため、頭文字をとってNDAとも呼ばれます。

機密保持契約を締結する必要性

機密保持契約の締結により、情報開示した側は受領した側に、情報の秘密保持義務や目的外使用の禁止義務を課すことができます。

機密保持契約を締結する目的は大きく2つです。

1つ目は、機密保持契約を結ぶことによって秘密を守る義務が明確になり、相手方も秘密の保持を意識するようになることです。

機密保持契約を締結しなければ、何が機密情報なのか、どのような利用が目的外使用なのかが不明確です。そのため、相手方が機密情報を保持しようとする意識が希薄になるおそれがあります。

2つ目は、仮に秘密情報が外部に漏れた場合に、相手方に対する損害賠償請求を容易にすることです。

情報の受領者には秘密保持義務や目的外使用禁止義務が課されます。受領者がこれらの義務に違反したことにより、開示者が損害を被った場合、開示者は債務不履行を理由に受領者に損害賠償を請求することができます。

機密保持契約と秘密保持契約の違い

機密保持契約は秘密保持契約と呼ばれることもありますが、内容および法的効力に差異はありません。

機密保持契約を締結する時期

機密保持契約は、相手に秘密情報を開示する前の段階で締結することが望ましいです。契約締結前にやり取りした情報が秘密として取り扱われず、受領者に利用されてしまうなどのリスクが生じるからです。

また、秘密情報を開示し、商談の協議を進めていった結果、最終的に商談が成立しなかった場合、情報の開示者は、受領者に自社の秘密情報を利用されるリスクも発生します。さらに、事前に秘密情報の定義や範囲について合意がない場合、開示した情報が秘密情報に該当するか否かが争いになることもあります。

自社の秘密情報を保護するためにも、機密保持契約を締結してから秘密情報を開示することが望ましいでしょう。

機密保持契約書の作成方法

ここからは、実際に機密保持契約書を作成する方法について、順を追って解説します。

1.契約内容を協議する

まずは、当事者双方で機密保持契約の内容を協議します。

契約書作成前に話し合うポイントは、以下の通りです。

どのような内容の機密保持契約にすべきか、内容を協議していきます。経済産業省が提供している14項目の条項・規定を参考にするとわかりやすいでしょう。

2.原案を作成する

契約内容が決まったら、当事者のどちらかが契約書の原案を作成します。原案の作成には時間や手間がかかりますが、なるべく自社で作成するようにしましょう。原案を作成する側がより自社に都合の良い契約内容にすることができるからです。

原案作成後は、相手にその内容を伝え、修正の依頼があれば再度協議を行います。双方の妥協点を確認しながら、最終的な契約内容を決定します。

3.書類作成と調印を行う

双方の意向が合致したら、契約書の書面を作成して、契約当事者が署名捺印します。双方が署名押印・日付を記入しないと、契約書の有効性が問題になることがありますので、ご注意ください。

近年は電子契約によって契約を締結する場合もあります。インターネット上で電子ファイル化した契約書に電子署名を行い、電子データとして残す方法です。コスト削減や効率化などのメリットがありますが、セキュリティの問題がある他、一部の契約は書面交付が義務付けられているので注意が必要です。

機密保持契約における注意点

機密保持契約書を作成する時には、どんなことに注意すべきなのでしょうか。意識するポイントを解説します。

目的を明示する

機密保持契約には秘密情報の目的外使用の禁止という項目があり、秘密保持義務がある相手方が目的以外に利用することを禁止しています。契約の締結においては、この目的が何かを明確に定め、目的以外となる使用用途がどのようなものであるか明示することが必要です。目的が曖昧な場合、相手方に拡大解釈をされるリスクが生じます。

また、目的が明らかであれば、守られるべき秘密の範囲や秘密保持義務を負う人の範囲なども容易に決めることができます。契約書の冒頭で目的を明確にしておくとよいでしょう。

秘密にする情報を特定する

機密保持契約では、守られるべき秘密情報の特定が重要です。どこまでの範囲の情報が秘密にされているか明らかになっていないと、情報漏えいが起こった際にその内容が対象になっているか否かで争いが生じるリスクがあるからです。

企業情報のなかでも一般に公開されている情報や、すでに相手が知っている情報は保護対象から外す必要があります。また、機密保持契約で保護対象の情報を定めていても、秘密情報をメールなどで個別に送るときには「この情報は機密保持契約の対象になります」などと明示しておくことで、情報漏えいのリスクが低下します。

機密保持義務を負う範囲を明示する

秘密保持義務を負う人の範囲も明示しておくことが重要です。会社であれば、経営者や役員、管理職、現場担当者、一般従業員など、秘密保持義務が及ぶ者の範囲を定めておきましょう。

義務を負う範囲の定めがないと、情報漏えい等の問題が発覚した際に責任の所在を特定することが難しくなるからです。万が一の時に責任を追及するため、保持義務を負う範囲を明らかにしておきましょう。

返還・破棄の方法を確認しておく

情報の秘密保持期間終了後、相手側には情報を返還もしくは破棄してもらう必要があります。機密保持契約書には、情報の返還や破棄の方法も明記しておきましょう。

一般的に情報を受け渡す際にはデータを用いることが多いため、複製が容易であり、返還や破棄が難しい可能性があります。そのような場合には複製物も含め、完全に情報を消去した内容の確認書面を提出してもらうことで、情報の返還や破棄を確認します。

期間と効力発生日を確認しておく

機密保持契約を締結する際は、期間と効力発生日の確認も怠らないでください。一定期間は秘密を厳守してもらわないと、情報提供者側の大きなリスクになります。適切な有効期間は対象となる情報の性質によって異なりますが、5年程度が標準です。対象となる情報に応じて、双方の合意の上で適切な期間を設定するとよいでしょう。

また、効力発生日も定めておきます。効力発生日が決まっていないと情報漏えい等の問題が発覚した際に、いつから秘密保持の責任が生じていたのかが曖昧になってしまうからです。責任逃れのリスクを防ぐため、期間と効力発生日は明示しておきましょう。

機密保持契約の情報が漏れたらどうなるのか

ここからは、機密保持契約の締結後に秘密情報が漏れた場合、どのようなことが起きるのかについて解説します。

違約金が発生する

機密保持契約に違反して個人情報や機密情報などを漏えいした場合、違約金が発生する場合があります。もし、故意や過失で重要情報を漏らした場合は原則、契約書に定められている通りの違約金を支払うことになります。

万が一の場合に備えて、「重要情報を漏らした場合は〇万円を支払う」というように違約金の定めをしておくとよいでしょう。定めがあれば、発生した損害の立証義務はありません。

損害賠償義務が発生する

機密保持契約に違反して個人情報や機密情報などを漏えいした場合、損害賠償義務が発生する場合があります。過去に一人当たり3万円程度の損害賠償金額が発生した事例があります。

機密保持契約書に違約金の定めがない場合でも、民法第415条で規定されている債務不履行に基づき、損害賠償請求を行うことが可能です。ただし、違約金や損害賠償額の条項がない場合は、発生した損害額は情報を開示した側に立証義務があります。情報開示側は情報漏洩のリスクに備えて、違約金の条項を定めておきましょう。

調査を受ける

情報漏洩が起きたと確信が持てなくても、情報が漏れている可能性がある場合や情報管理体制に不備がある場合、損害が発生するリスクがあります。

このような場合に備えて、情報を開示した側が相手側の情報管理体制を調査する権限を定めていることがあります。相手側の情報管理ができているか、漏えいが起こっていないかなど疑念があれば、契約書に定められた方法で、情報開示側による立ち入り調査などを受ける可能性があります。

機密保持契約についてまとめ

機密保持契約は、企業間で安心して秘密情報のやり取りを行うために重要な契約です。契約相手に情報の秘密保持義務や目的外使用の禁止義務を課すことができるため、情報漏洩のリスクを減らすことができます。

契約書を作成する場合、双方が合意したうえで、さまざまな条項について適切に定める必要があります。開示する情報や取引によって定めるべき条項は異なりますので、内容一つひとつに注意しながら、契約を進めるようにしてください。