第四回　読まれてなんぼの社内報。そのために注意したいこと　その2

効果のある社内広報メディアの構築

著者：株式会社月刊総務　代表取締役社長戦略総務研究所所長豊田健一

目に留まり、読まれ、行動に結び付けるには

次に必要なのは、企画意図である「どうしてほしいか」に到達できる企画に仕立て上げることです。そのページに目が留まり、思わず引き込まれるように読んでしまい、その結果、「どうしてほしいか」を実現できる企画にすることです。その前提として、目に留まり、読まれることです。読まれることで、掲載してあることを「知り」、内容がわかりやすく興味が持てれば「理解」され、記事の登場者の思いに触れることで「共感」されるのです。

下記に企画の上手な立案方法を記します。

知ってほしい企画

■目に留まる工夫をすること
・ターゲット読者の関心を引くタイトル
・リード文で企画の趣旨を説明､小見出しである程度全体像が把握できるように
・読むより、｢見て｣理解できるように
・数多くの社員を登場させる
■ターゲット読者に当事者意識を感じさせる内容
■ターゲット読者と同じ年代、同じ階層、同じ職種の従業員を登場させる

理解してほしい企画

■ターゲット読者の理解レベルに合わせる、読者目線を意識する
■写真を多用し、キャプションを丁寧に付ける
■テキスト完成後、発行前にターゲット読者に読んでもらい、理解できるか検証する

共感して行動してほしい企画

■その行動に至った、個々人の｢思い｣を掲載する
■誰でもできる、具体的な事例を紹介する

社内の協力を得るには

「社内の協力が得られない」。広報誌担当者からよく聞かれる言葉です。

もしみなさんが読者の立場で、いきなり全く知らない社内報担当者から、メールで「一週間以内に四〇〇字で、今年の抱負を書いてください」と依頼されたら協力しますか？　多くの方が、「忙しいのにそんなことしたくない」と、快く協力しないでしょう。しかし、それがもしよく知っている親友だとしたらどうでしょうか。「しょうがないなあ、協力してやるか」という気持ちにならないでしょうか。

多くの会社では、社内報担当者が自分自身を知られる努力をしないまま、協力が得られないと嘆いています。知らない人に協力をすることは少ないという事実を認識しましょう。社内報担当者として社内で知られ、好意を持たれて初めて、協力しようと思われるのです。社内報という物体より、社内報担当者という人間の方が、はるかにリアリティーがある存在なのです。あらゆる機会を通じて、「私が社内報担当者です」と社内ＰＲをしましょう。

そして社内報担当者自身が、会社が好きか、ここで働く従業員が好きか、会社を良くしようと思っているか。そのような思いがあれば、読者に好感を持たれるはずです。というのも、記事の書き方、写真の撮り方一つにもそれが表れるからです。読者は敏感です。社内報担当者の人間観、会社に対する思いは、すぐに誌面に表れ、読者に伝わります。

従業員のことを知り、自らも知ってもらい、一緒になって会社を良くしていく。そのための社内報であるべきです。

eb社内報への移行

コスト削減、時代の変化のスピード化により、Ｗｅｂ社内報のニーズは高まっています。またコロナ禍により、在宅勤務、リモートワークも当たり前となり、会社に出向かない従業員も多くなりました。ですので、リアルな冊子だと、なかなか読む機会もなくなってしまうという声もあります。コミュケーションツールとしてのチャットの活用もあり、デジタルツールで社内情報を取得する流れとなりつつあります。

Ｗｅｂ社内報は、そのメリットとデメリットをしっかりと理解した上で導入しましょう。Ｗｅｂ社内報について、社内報（以下、社内報と記す場合は、印刷社内報を意味します）との比較において、基本的な理解から始めましょう。

景気が悪くなると、多くの会社で社内報の予算が削減されます。また、カラーの社内報がモノクロになると従業員へのインパクトが大きく、社内の引き締めの象徴として利用されます。また、社内報を廃止してＷｅｂ社内報ヘシフトする会社もあります。

環境の変化にスピーディーに対応しないと生き残れない現代において、社内のコミュニケーションにもスピードが求められます。三か月に一度の季刊社内報でニュースなどの速報性を求められる情報を共有するのは難しくなってきているのも現状で、Ｗｅｂ社内報の必要性がますます高まっています。

一人一台パソコンが配備され、グループウェアや社内イントラも整備され、社内の情報インフラが整ってきたことも、Ｗｅｂ社内報の導入が加速する理由となっています。
まずは、社内報とWeb社内報の違いを確認しましょう。