【テンプレートあり】交通費精算書の書き方は？正しい申請方法やポイントを徹底解説！

従業員が自己負担した交通費を、会社に精算してもらうために提出する交通費精算書。たとえば業務に伴う交通費には、出張や客先訪問などでバスや鉄道、タクシーなどを利用した際の費用などがありますが、それらを負担した場合には交通費精算書を提出し、負担分を会社から返還してもらう必要があります。

このコラムでは、交通費精算書の具体的な書き方やポイントについて、テンプレートとともにご説明します。

交通費精算書の必須項目

まずは交通費精算書の必須項目についてご紹介していきます。基本的にこれらの項目は必ず記載するようにしましょう。

≫交通費精算書

氏名

氏名は精算を行う人の身元確認や、経費の正当性を示すために必要不可欠です。会社によっては、氏名のほかに所属部署や社員番号などの情報を氏名と合わせて求められる場合があります。

利用年月日

交通費精算書には、各出張や移動ごとに記入することが一般的です。実際に電車やバス、タクシーなどの公共交通機関を利用した日付を必ず記入しましょう。利用年月日を記入することで、経費の追跡や会計処理の効率化が図れます。

ただし、会社によっては、利用年月日だけでなく、詳細な時刻情報まで求められる場合もあります。

利用交通機関

利用交通機関は、出張や移動に使用した具体的な交通手段（電車、バス、タクシー、車など）を明記する項目です。利用交通機関の記載によって、経費の種類や金額が明確化され、経費の適正な処理や会計上の確認が行いやすくなります。また、交通費の妥当性やコスト削減の検討にも役立ちます。

なお、記載方法は一般的には「利用交通機関：○○」や「交通手段：○○」といった形式で記入します。特に車を利用した場合には、車種や距離、経路などの詳細情報も必要な場合があります。

経路（出発地、到着地）

経路の記載によって、出張や移動の際の具体的な移動ルートが明確化され、交通費の正確性や妥当性を確認することができます。

特に公共交通機関を利用した場合には、出発地と到着地の駅名や場所をきちんと記載することで、正確な経路や距離を把握することができます。

利用金額

交通費精算書では、利用した交通機関や移動手段ごとにそれぞれ金額を記載しましょう。公共交通機関の場合、切符代やICカードの利用額を記載します。また、車を利用した場合には、移動距離やガソリン代を基に算出した金額を書きます。

交通費精算書の任意項目

必ずしも書くとは限らないものの、会社の規約によっては記入が求められる交通費精算書の、任意項目についてご紹介します。

申請日

実際に交通費が発生した日ではなく、交通費精算書を申請した日付を記入します。申請日を明記することで、交通費がいつ申請されたかが分かり、処理の優先順位や期限管理の点で有効な項目となります。

上長の承認印

交通費精算書における上長の承認は、交通費の妥当性や支払いの正当性を確認するためにも重要です。

上長の承認印（署名）には、上司や管理者が精算内容を確認し、承認したという意味があります。つまり、上長の承認があることで、交通費が組織のガイドラインや予算に則っていることが証明され、その後の経費処理を適切に行うことができます。

ただし、会社によっては承認印（署名）の代わりに電子的な承認システムなどを導入している場合もあります。その場合は、社内ルールに従って手続きを行いましょう。

目的地

目的地を記載することによって、取引先への訪問など、交通費が業務上の移動が目的で発生したことが明確になります。

特に、長距離移動が伴う出張などの場合は交通費が高額になるケースが多いですが、目的地の記載によって移動経費の理由や根拠が明確になるため、交通費の妥当性を確認する上で有効であると考えられます。

利用目的

利用目的を記載することで、交通費がどういった目的で、どこに向かうために発生した費用であるのかを確認することができます。

たとえば、ある程度ルーティーンとして発生する交通費があったとして、ある日突然金額に大きな変動があった場合に、経理部門ではその金額の変動理由を想像することしかできず、申請者に詳細を確認することになります。

つまり、必須項目や目的地だけでは妥当性が判断できない交通費に関して、利用目的を補足事項で加えることで、結果的に申請者と受領者双方の負担が少なくなるケースもあります。

交通費精算書の注意点

交通費精算書を書く上でどういったことに気をつければよいのでしょうか？注意点や大切なポイントについて説明していきます。

定期区間の交通費精算について

定期区間の交通費については、6ヵ月単位で定期券を支給されることが多いです。期間が長ければ長いほど定期も安価となるためです。

そのため、最初に通勤届を提出し、区切りごとに6ヵ月分の定期券費用が会社から振り込まれるというスタイルが多いです。会社によって規定が定められている場合もあるため、まずは希望ルートでの通勤を承認してもらう必要があります。

規約の例としては、バス利用が認められるには自宅から駅まで○km以上であること、証明書があれば駐輪場代が支払われるなどが挙げられます。また、引越し等で通勤ルートが変わる場合は、速やかに新しいルートを報告しなければなりません。その場合は残っている定期券を払い戻して、新しい定期券との差額分が振り込まれることになります。

基本的には、会社までの最短、最安値ルートが適用されます。最初が肝心ですから、よくルートを調べて、会社の規定と照らし合わせた上で申請をしましょう。

領収書の管理のコツ

なくしてはいけないとわかっていてもついどこかに紛れてしまいがちなのが領収書です。特にタクシーの領収書は薄くて小さい紙であるので、保管の仕方によっては印字面が薄くなってしまうこともあります。

領収書は精算が終わるまでは、紛失・破損・汚れには気をつけて保管しなければなりません。税務調査が入る際には帳簿と証拠書類などを照らし合わせて不正・不備がないかのチェックがなされます。大切な証拠となる領収書を管理するコツをいくつかご紹介しましょう。

1.原本は精算書と合わせて糊付けする
精算書を作成したら、領収書とセットで保管しておく必要があります。片方だけでは、未精算なのか精算済みなのかがわからなくなってしまいます。領収書は小さい場合が多いので、別の紙に貼り付けると良いでしょう。

2.PDFやコピーをとっておく
万一紛失した場合でも、PDFやコピーが残っていれば精算できる可能性があります。

3.用途ごとにファイリングする
『交通費・宿泊費・食費』のように予め分けておき、小さなファイルなどで保管しておくと良いですね。感熱紙の領収書も直射日光が当たらずに済みます。用途ごとではなく、必要に応じて週ごとに分けても良いでしょう。ファイルにしておけば、探したいときでもすぐに見つけることができます。

≫交通費清算の書式テンプレート