第1回 不況期には特に重要！貸倒れを未然に防ぐ売掛金管理の方法

いくら売上があっても代金が回収されなければ本当の売上とはなりません。企業のお金はこの回収した売上代金が源泉です。もし未回収があれば資金繰りが圧迫され倒産にいたることもあります。特に最近の厳しい経済状況では、売掛金管理の重要性が増しています。今回は売掛金管理の方法をご紹介してきます。

売掛金や受取手形は、得意先に対する貸付金と同様であるという認識を営業マンにもってもらうことがまず必要でしょう。
不良債権をなくすための最良の方法は、その発生を未然に防止することです。得意先の倒産の予兆を早期に発見することも営業マンの仕事です。得意先の営業状況を実際に目で確認し、たとえば次のような変化があれば、すぐ報告するようにしましょう。

1:入金が遅れがちになった
2:入金が一部になってきた　
3:手形回収が多くなってきた　
4:手形サイトが長くなってきた　
5:在庫がたまるようになった　
6:活気が感じられない　
7:整理整頓がされていない　
8:取引金融機関を変更した　
9:社員の入れ替わりが多い　など

次に大切なのは、ずばり「一読で理解できるかどうか」です。もしあなたが上司になったら・・・。
今、目の前にある報告書を何度読み返すでしょうか？3回読んでもわからない報告書はもう一度見直ししてみましょう。目安として、小学校6年生くらいの子どもが読めるかどうかと考えてみてください。日本語の使い方は正しいですか？主語述語の関係はどうなっていますか？漢字は間違っていませんか？専門用語の羅列になっていませんか？わかりにくい文章は読まれません。報告書ひとつをとってもあなたは評価されています。ここでわかりやすく的確な文章を書けるかどうかで、「できるビジネスパーソン」かどうかが決まります。

「報告書なんてフォーマットだから、検索エンジンで探して、コピーすれいい」なんて思っていませんか？確かにフォーマットは便利です。使えるフォーマットがあれば、参考にして作成するのはいいかもしれません。ただし、気をつけたいのは報告書の目的は何かということです。報告書の作成を依頼されたら、まず目的を考えること。フォーマットで目的が果たせそうであれば、フォーマットを使えばいい。逆にフォーマットだけでは報告にならないのであれば、ゼロから考えてみることです。どんな情報があればこの報告が活きるのか、自分の頭を使ってしっかり考えてみると深みと独自性のある「できるビジネスパーソン」の報告書になります。

「報告書を書いたら、即提出？」
その前に一読して確認しておきましょう。見直しにあまり時間をかけても意味はありませんが、見直しのポイントがあるので覚えておくと便利です。それは「5W2H」を意識するということ。Why(理由)、What(対象)、Who(人物)、Where(場所)、When(時期)、How to(手段)、How much もしくはHow many(数量・金額)が「5W2H」の要素です。「5W2H」を確認しておけば、抜けや漏れは確実になくなります。最後に自分なりの感想や考察、今後の展望などがプラスアルファで書いてあればベスト。本や雑誌などでも編集後記に人柄がにじみ出ますが、報告書も同じです。あなたの独自の視点で一言プラスすることをお勧めします。

「文章を書くのは苦手で、報告書を書こうと思っても筆が進まないのです」
こんなご相談を受けることがあります。報告書の作成が劇的に上手になる方法はたったひとつ。
それは、繰り返しトレーニングすることです。とにかく何でも書いてみましょう。3か月続けるだけで驚くほどに上達します。頼まれたから書く、受身の姿勢ではいつまでも上達しません。「習うより慣れる」で、会議のたびに議事録を作ってみる、毎日の自分の振り返りに日報を書いてみる、それだけで体が覚えていきます。頼んでいないのに「議事録を作ってみたので、見てみてください」と言われたら、上司からの評価が上がるのは間違いなし。ぜひ実践してみてください。

• 報告書の作成は目的をまず確認、さらに体裁と内容の2つの要素を意識する
• 定型のフォーマットや5W2Hも上手に活用して手早く仕上げよう
• 報告書作成上達の近道は、とにかくたくさん書いてみること