第4回 できるビジネスパーソンの年賀状の書き方「年賀状管理」

年賀状の投かんも終わりヤレヤレ、年明けの返信さえ済めば年賀状からは解放される。そんな風に思ってはいませんか？最後に大切な仕事が残っています。それが年賀状管理です。

名刺交換でいただいた名刺を管理して行くのが名刺管理ですが、年賀状管理は出した年賀状、届いた年賀状を管理して行きます。二つの大きな違いは、名刺管理は個人ベース、年賀状管理は組織ベース。年賀状の管理は会社にとって財産管理といえるでしょう。

毎年更新して行く中で、例え自社の担当者が変わったとしても、これを管理しておけば翌年の年賀状作成のリストアップに時間をかける必要はなくなり、経費・作成時間のムダ、ムラ、ムリを減らすことが可能になるのです。

仕分けの方法としてこれは会社名のアイウエオ順になっていますが、個人のお客様を対象とする場合は個人名、男女別・年齢別にしたりと手を加え変更して行きましょう。

年賀状を出したすべての方が管理の対象です。発着の欄は年賀状を出したか出さなかったか、年賀状が来たか来なかったかを○×で記入すると明確です。個人の場合は再度の利用があったかどうかを記入すると良いでしょう。

日付を入れておくと「発」に関しては毎年準備の目安となりますし「着」では先方の姿勢が良くわかります。なお、これには2年分の記入欄しかありませんが自由に増やしてください。備考欄には、その年の情報や感じたことをメモし翌年の年賀状作りに生かしましょう。

最後に、年賀状を単なる新年の挨拶状ととらえるのではなく、戦略的営業ツールに変えるには、この年賀状管理が大切になってきます。これまでの取引先が書かれている管理票を眺めていて、ピン！と展開のヒントがひらめくこともあります。

年賀状は、しばらくお目にかかっていない方にも、つながりたかった方へも年に一度の年賀状というツールを使いコンタクトを取るきっかけ作りをしてくれます。年賀状がきっかけで仕事がスタートしたという事例もあります。

年賀状をただの挨拶状のやり取りで終わらせぬように、年が明けたらコンタクトをとりたかった方へ連絡を取ってみましょう。会話の切り口は心を込めた一言メッセージから。行動を起こした人に幸運あれ！