Planを立てよう！事前準備と役割分担

前回は、年賀状を出すにも５Ｗ３Ｈを考え、誰に出すのか（Ｗｈｏｍ＝出状先管理）何を書くのか（Ｗｈａｔ＝ご挨拶・旧年中の御礼・新年の意気込みなど）、具体的に目的・目標を考え、事前に整理整頓するというお話をしました。どんなに段取りをしていても、完璧な準備！とはなかなかいかないものです。とはいえ、毎年、同じように年末にあたふたしながら準備をし、年が明けると送っていない相手から年賀状が届く・・・という失敗を繰り返していたのでは、商売繁盛など縁遠いもの。会社の構成員がいただいた名刺や、昨年届いた年賀状、新規の取引先など、さまざまなシーンにおいてそのお付き合いを名簿管理できていれば、転ばぬ先のつえならぬ、年末前の下準備になります。

宛名一括印刷ツール（はがき・年賀状用）

定型名簿管理＆組織全体入力で、繰り返しの中の効率化を計る！

名刺交換先・取引先・など、お付き合いの頻度や取引の深さにより、複数の名簿管理を行うことで、年賀状に書き添えるメッセージも、「取引の御礼」から「今後の意気込み」など、心のこもったメッセージが書き易くなります。また、営業部門などのメンバー全員で把握や管理ができ、出状先のチェックなど、社内担当者が変わるたびに起こる煩雑さもなくなるでしょう。自社歴代担当者も追加できればなおいいですね。
また、この段階で、喪中はがきや年賀欠礼挨拶状のチェックも怠りなく行いましょう。

自分でできること、フォーマットに頼ること

宛名・郵便番号・住所のミスをなくすためにはフォーマットなどの活用は最適です。しかし、人間だからこそできる「気配り」や「心遣い」を添えることも大切です。特に、先様の役職の変更については、細心の注意が必要です。古い名刺を大切に管理していても、古い役職のまま出状してしまっては、台無しです。年賀状という共通書式の中で、「もらってさらにうれしい」という感情を相手が抱いてくれるように段取りこそ注力が必要なのです。また、名簿チェックの段階で、「年男・年女」の方をチェックすることで、さらに心のこもった一言メッセージが生まれてきます。人と機械の役割分担を理解すれば、便利さによる粗末感も解消できるのです。

実際に一括印刷を使ってみましょう！

お勧めしたのは、Excelファイルの住所録に登録されている宛名情報を、一括で印刷できるはがき用の宛名印刷ツールです。一括印刷は、「差し込み印刷」の「全て印刷」を指定すると印刷できます。
【使い方】ダウンロードした圧縮ファイル(ZIP)を解凍して、任意の場所に保存してください。解凍したWordファイル「宛名.docx」を開くと以下のメッセージが表示されます。「この文書を開くと、次の SQL コマンドが実行されます: SELECT * FROM your datasource データベースからのデータが、文書に挿入されます。続行しますか? 」 はい(Y)をクリックすると、Excelファイルへの関連付けするウィンドゥが開きます。そこで、Excelファイル「住所録.xls」を指定すると準備完了です。

相手を立てて、自分は謙虚に！

先様の会社名・部署名・役職など、㈲や㈱など省略していたり、昇格されていることに気づかないと、せっかくの年始のごあいさつがムダになります。また、文字のバランスですが、相手の名前が一番大きく中央に。役職は名前の上。次に会社名、住所の順になります。住所ももちろん省略はせず、長すぎる場合は行を変えましょう。名前のしたの「様」までが住所の長さの目安です。差出人である自分の情報は小さめのフォントで、同じバランスで書きます。また、心情として会社名、住所、電話番号、ファックスのほかに、ＨＰ、 Twitter、ブログなど書きたい情報が盛りだくさんですが、あえて情報を羅列せずにシンプルにします。どうしても多くの情報を載せたい場合には、ＱＲコードを活用しましょう。