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第2回 人を動かすためのよい挨拶状とは?

著者:株式会社クラリティマインド 代表取締役  鮎川 詢裕子


心を動かす季節の挨拶「残暑お見舞い」の書き方第1回第2回第3回第4回

残暑見舞いの無料テンプレート一覧|bizocean(ビズオーシャン)

言葉に季節の風情を添える

第2回目は文書の書き方をお伝えしていきます。

残暑お見舞いといった挨拶状の季節感を盛り上げてくれるのがイラストや写真といったイメージです。
イメージは発想を豊かにしてくれます。
今回ここで取り上げる書式は線香花火のイラストです。涼しげで去りゆく夏を思わせてくれるのに一役買ってくれそうです。
相手に届けたいメッセージに近いものを活用していくと臨場感が深まります。

今回ご紹介する書き方を参考に本文がかけたら、ぜひイラストを添えてみてはいかがでしょうか。

線香花火の残暑見舞いハガキ

気持をこめてわかりやすく書く

よい挨拶状とは、趣旨が明確で、書き手の心遣いや思いやりが伝わってくるようなはがきです。
心遣いや思いやりが相手に伝わるのは、相手の立場に寄り添って書いているからこそではないでしょうか。
丁寧すぎてもかえって何がいいたいのかわからなかったり、形式的で心に残らなかったり、かえってイメージダウンになってはもったいありません。
あなたが相手に届けたい気持ちをできるだけわかりやすk心をこめて書きましょう。

下書きをして相手の立場で読み返す

いきなり書き出してしまう前に下書きをし言いたいことがわかりやすく書けているか、単語や文章が重複していないか、つながりはスムースか、書き忘れはないか、表現は適切か注意しながら読み返しましょう。
相手の立場に立って読んでみて、必要があれば修正してブラッシュアップしていきましょう。
特に誤字・脱字は印象を落としかねないので注意しましょう。
地名や固有名詞は下調べをしっかり行うことをお勧めします。
「これでいいだろう」と中途半端な状態で先に進めてしまうのではなく、ひと手間をかけることで相手に届くものが違ってきます。

書き言葉だからこそ、大切なこと

話し言葉では言葉以外に声のトーンや抑揚、声色、身振りといったふるまい、表情といった表現力で伝えたいことを表すことができます。
しかしながら、書き言葉では「言葉」が大きな意味を持ちます。どんな言葉を使うかで伝わり方が変わってしまうのです。日常会話では敬語を省略しても相手への接し方で目立たないことも書き言葉では気を使っていくことが大切です。
表現をいつもよりも一段階丁寧にするくらいを心がけましょう。

言葉以外では字体、はがきの髪質やデザインなどで工夫することができます。
デザインについては第4回で取り上げる予定です。

簡潔な文章で表現する

はがきの場合、手紙やメールと比べても文字数が限られます。長い言い回しをするよりも一文一文を短く簡潔に書きます。「・・・でしたが、・・・」「・・・なところ、・・・」といった言い回しが続くと意味がわかりにくくなっていきます。ですので、伝えたいことを明確に短い言葉で書くといいでしょう。
短い言葉の方が明確で焦点があたりやすくなりとなり、印象に残りやすくなります。
そのためにもあらかじめ何をいいたいのかをはっきりさせておくことが大切です。

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著者プロフィール

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鮎川 詢裕子

株式会社クラリティマインド 代表取締役

組織力開発コンサルタント。起こしたい変化とゴールに向けた個人と組織の意識力開発・経営戦略構築支援を行う。結束力向上、リーダーシップ開発を得意とする。上海での起業支援・組織開発にも携わっている。

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