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第2回 人を動かすためのよい挨拶状とは?

著者:株式会社クラリティマインド 代表取締役  鮎川 詢裕子

第2回目は、残暑お見舞いの挨拶状の書き方です。

よい挨拶状とはどのようなものか、書くうえで注意すべき点は何かについて説明します。

また、残暑お見舞いの挨拶状における、イラストや写真といったイメージの重要性についても触れています。


第2回 人を動かすためのよい挨拶状とは?

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イラストや写真を使い、言葉に季節の風情を添える

残暑お見舞いといった挨拶状の季節感を盛り上げてくれるのが、イラストや写真といったイメージです。イメージは発想を豊かにしてくれます。

以下の書式は、線香花火のイラストです。涼しげで、去りゆく夏を思わせてくれるのに一役買ってくれそうです。

相手に届けたいメッセージに近いものを活用していくと、臨場感が深まります。

今回ご紹介する書き方を参考に、ぜひイラストを添えてみてはいかがでしょうか。

zanshomimai_1.jpg

線香花火の残暑見舞いハガキ


残暑お見舞いの挨拶状は、心をこめて分かりやすく書く

よい挨拶状とは、趣旨が明確で、書き手の心遣いや思いやりが伝わってくるようなものです。

心遣いや思いやりが相手に伝わるのは、相手の立場に寄り添って書いているからこそではないでしょうか。

丁寧すぎてもかえって何が言いたいのか分からなかったり、形式的で心に残らなかったり、かえってイメージダウンになってはもったいないです。

あなたが相手に届けたい気持ちをできるだけ分かりやすく、心をこめて書きましょう。


下書きをして、相手の立場で読み返そう

いきなり書き出してしまう前に、下書きをし、言いたいことが分かりやすく書けているか、単語や文章が重複していないか、つながりはスムースか、書き忘れはないか、表現は適切か、注意しながら読み返しましょう。

相手の立場に立って読んでみて、必要があれば修正し、ブラッシュアップしていきます。

特に、誤字・脱字は印象を落としかねないので注意しましょう。

また、地名・固有名詞は、下調べをしっかり行うことをおすすめします。

「これでいいだろう」と中途半端な状態で先に進めてしまうのではなく、ひと手間をかけることで、相手に届くものが違ってきます。


書き言葉だからこそ、大切なことがある

話し言葉では、言葉以外に声のトーンや抑揚、声色、身振りといったふるまい、表情といった表現力で、伝えたいことを表すことができます。

しかしながら、書き言葉では「言葉」が大きな意味を持ちます。どんな言葉を使うかで、伝わり方が変わってしまうのです。

日常会話では敬語を省略しても相手への接し方で目立たないことも、書き言葉では気を使っていくことが大切です。表現を、いつもよりも一段階丁寧にするくらいを心がけましょう。

言葉以外では字体、はがきの髪質やデザインなどで工夫することができます。

なお、デザインについては、第4回で取り上げる予定です。


残暑お見舞いは、簡潔な文章で表現する

はがきの場合、手紙やメールと比べても文字数が限られるため、長い言い回しをするよりも一文一文を短く、簡潔に書きます。

「~でしたが、~」「~なところ、~」といった言い回しが続くと、意味が分かりにくくなっていきます。

そのため、伝えたいことを明確に短い言葉で書くといいでしょう。

短い言葉のほうが明確で焦点が当たりやすく、印象に残りやすくなります。

そのためにも、あらかじめ何を言いたいのかをはっきりさせておくことが大切です。

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著者プロフィール

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鮎川 詢裕子

株式会社クラリティマインド 代表取締役

組織力開発コンサルタント。起こしたい変化とゴールに向けた個人と組織の意識力開発・経営戦略構築支援を行う。結束力向上、リーダーシップ開発を得意とする。上海での起業支援・組織開発にも携わっている。

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