Googleフォームを活用した企業の安否確認方法｜メリットや注意点も解説

Googleフォームを使って安否確認するメリット

Googleフォームを安否確認に使用することには、コスト面や利便性の面で多くのメリットがあります。

Googleフォームを使って安否確認をする主なメリットは、以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットを詳しく解説します。

無料で手軽に導入できる

安否確認システムは、導入に費用がかかるのが難点です。一方、Googleフォームは無料で利用でき、導入のハードルが低いため、コストを抑えて安否確認の仕組みを構築できます。

特に中小企業など、専用の安否確認システムの導入が難しい場合でも、Googleフォームなら低コストで安否確認を実現可能です。Googleアカウントさえあれば、誰でも簡単にフォームを作成・配布できるため、導入に特別な技術は必要ありません。

操作が簡単で、利便性が高い

Googleフォームの操作は非常にシンプルで、パソコンやスマートフォンから簡単にアクセス・入力できます。インターネット環境さえあれば、場所を問わず、いつでも安否情報を収集可能です。

従業員にとっても、複雑な操作は不要で、ストレスなく安否確認の回答を行えます。事前に安否確認のフォームを作成し、そのリンクを共有するだけで完結するので、手間がかからずに便利です。

回答の集計・管理が容易になる

Googleフォームに入力された回答は、自動でスプレッドシートに集計され、リアルタイムで結果を確認できます。回答データをグラフ化したり、条件に応じて抽出・分析したりと、集計作業の効率化が可能です。

特に、日常的な業務でGoogleスプレッドシートを活用している場合、連携のしやすさは魅力的でしょう。また、人事担当者は、随時、従業員の安否状況を把握でき、迅速な対応が可能となります。

Googleフォームを使った安否確認の方法

では実際に、どのようにGoogleフォームを使って安否確認を行うのでしょうか。

Googleフォームを使った安否確認は、以下の手順で行います。

ここでは、各手順の具体的な方法を解説します。

安否確認フォームを作成する

まず、Googleフォームの作成画面を開き、タイトルや説明文を入力し、質問項目を設定していきましょう。この際、質問項目は、従業員の安否状況、出勤可否、被災状況など、必要最小限の内容にとどめてください。

作成が完了したら、フォームのURLリンクを、メールやチャットツールを通じて従業員に共有し、回答を依頼します。

回答の選択肢を用意する

作成の際には、回答の選択肢を用意することで、回答者の負担が軽減されるほか、集計作業も容易になります。無事かどうかや出社可否など、優先的に集めたい情報を簡潔に設定しましょう。

また、自由記述のコメント欄を設け、より詳細な情報を収集できるようにすることも大切です。例えば、家族の安否確認欄を設けることで、従業員の不安軽減と、安心して働ける環境づくりにつなげられます。

回答データを集計する

最後に、スプレッドシートに集計された回答データを定期的にチェックし、未回答者へのフォローアップを行いましょう。安否状況を部署別や地域別などで集計し、被害状況の全体像を把握します。

回答データを分析し、事業継続計画（BCP）の策定や、安否確認体制の改善に活用することも重要です。

Googleフォームを使って安否確認する際の注意点

ここまで解説したように、Googleフォームでの安否確認はコストの低さや、回答集計の容易さなどメリットは多いです。しかし、活用の際はいくつかの注意点を押さえる必要があります。

特に、以下の3点を押さえてGoogleフォームで安否確認を行いましょう。

ここでは、上記の注意点について解説します。

リマインド送信の工夫をする

Googleフォームにはリマインド送信機能がないため、未回答者へのフォローアップには運用面での工夫が欠かせません。未回答者リストを定期的に抽出し、個別にメールや電話で連絡を取るなどの対応が求められます。

何より、事前に従業員へのフォーム回答の重要性を十分に周知しておくことが肝要です。

通信障害への備えをしておく

大規模災害時には、通信回線の障害により、Googleフォームが利用できなくなる可能性があります。そのため、安否確認の手段はGoogleフォームだけに頼らず、SMSや衛星電話など、複数の通信手段を確保しておくことが望ましいです。

加えて、災害時の安否確認手順を、事前にマニュアル化し、従業員に周知しておく必要があります。マニュアルには、インターネット通信に障害が発生した際の対応も必ず明記してください。

専用システムの導入も検討する

Googleフォームでは安否確認の完全自動化は難しいため、要件に応じて専用システムの導入も検討しましょう。専用システムでは、一斉送信の自動化やリマインド送信など、より高度な機能が利用可能です。

また、安否確認システムは回線状態に左右されにくいのはもちろん、複数の通信手段で確認ができるシステムもあります。ただし、導入コストがかかるため、費用対効果を見極めながら、慎重に判断することが重要です。

Googleフォームを活用して、安否確認体制を整備しよう

Googleフォームで安否確認を行うメリットは、無料で手軽に導入できる点や、操作性・利便性に優れている点などが挙げられます。効果的なフォーム設計と運用の工夫により、低コストで安否確認の仕組みを構築できるでしょう。

一方で、リマインド送信の問題や通信障害のリスクなど、注意すべき点も少なくありません。専用システムの導入も視野に入れつつ、各企業の実情に合わせて、最適な安否確認体制を整備していくことが重要です。

従業員の安全と事業継続を守るための第一歩として、本記事の内容を基に、Googleフォームでの安否確認に取り組んでみましょう。