コピー代の勘定科目とは？ 状況別に仕訳方法を解説

コピー代の勘定科目はさまざま

コピー代（印刷代）の勘定科目の決め方は、法令で定められていません。

そのため、書類をコンビニなどで印刷した場合や、チラシ・パンフレットを印刷した場合など、状況に合わせて適切に仕訳を行う必要があります。

一度使用した勘定科目は、原則としてその後も変更せずに使用することになります。状況別に基本的な仕訳方法を把握しておきましょう。

コピー代の勘定科目と仕訳方法

コピー代の勘定科目と仕訳方法を、具体的なシチュエーション別に見ていきましょう。

消耗品費

日常の業務で発生するコピー代については、コピー用紙やトナーを消耗するという点に着目して「消耗品費」とすることが可能です。

＜定例会議に利用する資料のコピー代が1,000円発生した場合＞

雑費

コピーを利用する機会が少なく、コンビニエンスストアなどで数十円程度のコピー代を支払う場合は「雑費」とすることが可能です。

＜コンビニエンスストアでコピー代10円を支払った場合＞

広告宣伝費

チラシやポスター等、会社の宣伝に利用する資料をコピーにより作成する場合のコピー代は、広告宣伝目的で発生する費用であることから「広告宣伝費」に計上することが可能です。

＜新聞の折込みチラシのコピー代が10,000円発生した場合＞

印刷製本費

社史や決算書類など、会社として長期に保管することを前提とする書類を大量に作成するために発生したコピー代は、日常の業務で発生する少額のコピー代と区別するために「印刷製本費」に計上することで、その発生額を管理することが可能です。

＜社史を100部作成するために100,000円のコピー代が発生した場合＞

事務用品費

日常の業務で発生するコピー代は「消耗品費」とするケースが多いですが、コピー用紙やトナー（事務用品）に係る費用として「事務用品費」とすることも可能です。「消耗品費」とするか「事務用品費」とするかについては、会社のルールにより異なります。

＜定例会議に利用する資料のコピー代が1,000円発生した場合＞

外注費

プレゼン資料や会議で配布する大量の資料を外部の業者に委託して作成する場合に発生するコピー代は、資料の作成を外部に委託することにより発生するコストであることから、その他に発生した外注に係る費用とともに「外注費」に計上することが可能です。

＜学会で利用する資料の作成を外部の業者に委託してコピー代を1,000,000円支払った場合＞

仕入

在庫となる商品ラベルのコピー代は、在庫に計上する必要があるため「仕入」に計上します。

＜化粧品在庫の容器に張り付けるラベルのコピー代100,000円を支払った場合＞

通信費

取引先に文書を送付する際に同封する「送り状」をコピーにより作成する場合は、取引先との文通費用として「通信費」に計上することが可能です。

コピー代の勘定科目に関する注意点

コピー代については、コピーをどのような目的で行ったかにより、さまざまな勘定科目に計上することが可能です。

一方で、使用する勘定科目を細分化しすぎると運用が難しくなるため注意が必要です。

経理処理においては、企業会計原則というルールが適用され、同様の取引については継続して同じルールに基づき仕訳を行うことが求められます。

したがって、会社で発生するコピー取引を整理したうえで、どのような場合にどのような勘定科目を利用するかについて、ルール化が必要です。

また、これらのルールについては業務手順書を作成し、担当者により処理が異なることがないようにすると良いでしょう。

コピー代の勘定科目についてのまとめ

コピー代の勘定科目は状況によって異なります。用途別に細かく勘定科目を設定することもできますが、事務処理が余分に増えるだけでなく、間違いのもとにもなります。

社内でわかりやすくルールを定め、それに従って適切に仕訳を行いましょう。