現金過不足とは？ 原因や仕訳時の勘定科目の区分を解説
現金過不足は、データ上の現金と実際にある現金が異なる際に用いられる会計項目です。現金過不足はレジで現金を扱う業種や、事務所などで起こりやすいでしょう。
勘定科目の区分や仕訳が状況によって異なるため、会計処理は複雑です。
この記事では、経理部の新人社員に向けて、現金過不足の原因やその影響をまとめました。また、この記事の後半部分では、パターン別に具体的な仕訳例をまとめました。
現金過不足は未決算勘定
現金過不足は、記録上の現金と実際の手元にある現金が異なる際に利用される会計項目です。具体例を紹介します。
- 実物の現金と記録を照らし合わせたとき、7,000円の不足が判明
- 会計ソフト上のデータと比較して、手元の現金が5,000円多かった
現金過不足が発生する原因と影響を見ていきましょう。
現金過不足が発生する原因
現金過不足が発生する主な原因は現金の数え間違いか、帳簿の記載ミスです。それぞれ詳しく解説します。
現金の数え間違い
現金を扱う際、誤った額のお釣りを渡すことがよくあるでしょう。具体的には、レジ業務などにおいて、千円札を受け取ったのに5千円札円と誤認し、多めのお釣りを渡すといったケースが一般的です。
最終的に持っている現金の金額を確認するとき、レジの計算と実際の計算に誤差が生じます。お釣りのミスが起きたタイミングを特定するのは困難ですので、根本的な原因を突き止めるのは簡単ではありません。
帳簿の書き間違い
現金を慎重に管理していても、帳簿への記入ミスで手持ちの現金と、帳簿残高が一致しないケースもよくあります。伝票を使っていて帳簿残高に差が出たら、伝票と帳簿を一つずつチェックすると原因を追及できます。
しかし、伝票なしで直接帳簿に書いていると、根本的な原因を見つけるのは困難です。また、次のような場合でも現金の過不足が起こりえます。
- 消耗品の購入や食事代などの現金支払い
- 請求書の記載内容の不備など
現金過不足の発生による影響
大量の現金過不足を頻繁に起こすと、企業への信頼を損ないかねません。特に、中小企業で大きな現金過不足があると、税務署や銀行が管理レベルの低さを疑うこともあります。
次のような対策を講じて、現金の過不足が最小限になるようにしましょう。
- レジの現金を定期的に確認し、金種表を作って会計ソフトのデータと突き合わせる
- インプレストシステム：一定の期間（1週間～1ヶ月）で使うお金を各部門の現金担当者に前払いし、期間終了時に使った分だけ本社から補充する制度
インプレストシステムを導入すると、領収書と実際にある現金が一致し、現金の過不足を防げます。
【パターン別】現金過不足の仕訳方法
現金過不足によくある仕訳例を紹介します。ぜひ参考にしてください。
1.現金過不足が発生した
次の条件で現金が過剰になった場合の仕訳例を見ていきましょう。
- 実際にある現金：帳簿より10,000円多い
- 原因：不明
現金が多かったときは、貸方へ現金過不足と書きましょう。実際の残高に合わせ、帳簿の現金を増やすのが目的です。
|
借方 |
貸方 |
||
|---|---|---|---|
|
現金過不足 |
10,000円 |
現金 |
10,000円 |
また、次の条件で現金が不足になった場合の仕訳例も解説します。
- 実際にある現金：帳簿より9,000円少ない
- 原因：不明
実際の残高に合わせて帳簿の現金を減らすため、現金が不足したときは借方を現金過不足にします。
|
借方 |
貸方 |
||
|---|---|---|---|
|
現金過不足 |
9,000円 |
現金 |
9,000円 |
2.現金過不足の原因が判明した
次の条件で現金が過剰になった場合の仕訳例を見ていきましょう。
- 実際にある現金：帳簿より1,000円少ない
- 原因：台の下に落ちていた
また、次の条件で現金が不足になった場合の仕訳例も解説します。
- 実際にある現金：帳簿より2,000円少ない
- 原因：現金で支払った食事代を計上し忘れた
現金の過不足理由が判明したとき、適切な勘定科目に切り替えるのがポイントです。
|
借方 |
貸方 |
||
|---|---|---|---|
|
消耗品費 |
2,000円 |
現金過不足 |
2,000円 |
3.決算まで原因が判明しなかった
次の条件で現金が不足になったタイミングが、決算期の場合の仕訳例を見ていきましょう。決算時の不足分の現金は｢雑損｣へ計上されます。
- 実際にある現金：帳簿より10,000円少ない
- 原因：不明
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借方 |
貸方 |
||
|---|---|---|---|
|
雑損（雑損失） |
10,000円 |
現金過不足 |
10,000円 |
また、次の条件で現金が過剰になったタイミングが、決算期の場合の仕訳例を見ていきましょう。現金が超過している状況で決算を迎える場合、その額は｢雑益｣で処理されます。
- 実際にある現金：帳簿より9,000円多い
- 原因：不明
|
借方 |
貸方 |
||
|---|---|---|---|
|
現金過不足 |
9,000円 |
雑益（雑収入） |
9,000円 |
現金過不足についてのまとめ
現金を数える際や記帳するときのミスなどにより、帳簿した金額と実際にある金額が一致しないと現金過不足が発生します。ある程度の現金過不足は起こりえますが、税務署や金融機関から管理がおろそかだと見られてしまうリスクがあるでしょう。
ただし、現金不足は現金実査を定期的に実施している証明にもなりますので、現金過不足が発生する理由を説明できるようにしておきましょう。
現金不足は最後に調整できるからと楽観視せず、ミスがないように毎日しっかりと記帳するようにしてください。
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