【採用担当必見】不採用通知の重要性とは？通知方法や注意点まで詳しく紹介

不採用通知とは

不採用通知とは、企業が入社試験を受けた応募者に対し、不採用の選考結果を伝えるための文書です。お見送り通知・お見送り連絡・お祈りメールなどと呼ばれることもあります。

不採用通知は、企業にとって企業印象を左右する大切な文書です。不採用通知は応募者にとって心理的負担を感じるものであるため、より一層の注意を払い丁寧な対応が求められます。

不採用通知に対する姿勢が企業イメージを左右する

不採用通知を送る目的は大きく2つの意味があります。

不採用とはいえ、応募者は応募から書類選考、面接などで時間を割いています。そのための感謝の気持ちを伝えなければなりません。

また応募者が次の就職活動にスムーズに移るためにも必要なことです。応募の段階で、面接の日程などを考慮しスケジュールを立てています。新卒は数多くの企業に応募し、転職者は勤務先での仕事の兼ね合いもあるでしょう。選考が進むならまだしも、不採用の通知となれば対応の遅さは応募者の不満にもなりかねません。

とくに、次回の面接日ぎりぎりの不採用通知を送ると、面接に備え企業分析や日程調整をしている応募者に対して失礼な対応です。他にも、連携ミスによる2重の不採用通知やマナーや配慮のない不採用通知は応募者が企業に対して不信感をもつきっかけになります。今では就職関連の口コミサイトやSNSを通して、応募者同士が情報共有する場が数多くあるため、応募者の企業に対するイメージがそのまま拡散される可能性もあるのです。

企業は数多くの求人の中から、会社に興味を持ち入社したいと思ってくれた応募者に対し、敬意を示さなければなりません。敬意は不採用通知の出し方で示せます。誠実な対応を心がけ「応募者に受けてよかった」「この企業に入りたかった」と思ってもらえるように努めましょう。

不採用通知を送るタイミングは

不採用通知はできるだけ早めに出すのがベストとされています。面接日から3日以内、遅くとも1週間以内に届くのが理想です。反対に、3日よりも早く通知した場合、選考基準に疑問を持つ応募者もいるかもしれません。

万が一、応募者の数が多く通知のタイミングが遅れる場合には早急に連絡しましょう。連絡の際は、「〇日までにはご連絡します」と日程を明確に提示し、応募者の不安を解消します。さらに問い合わせの方法を事前に伝えておくと、応募者は安心します。担当者の連絡先や、電話の場合は連絡可能な時間帯、問い合わせ方法（メールか電話）などを伝えておくとよいでしょう。

不採用通知の3つの送り方

不採用通知の手段は、電話・郵送・メールの3つのパターンがあります。それぞれのメリット・デメリットをご紹介します。

誠意が伝わる不採用通知の4つのポイント

応募者とは、今後も関わる機会があるかもしれません。誠意を見せ、少しでもしこりを残さないようにしましょう。

ポイント1：不採用になった求職者に寄り添った内容で作る

応募者は数多くの企業から会社を選び、書類作成・企業分析・面接準備や移動などたくさんの手間と料金を費やしています。まずは感謝の気持ちを伝えましょう。その上で、真摯に向き合い考えたことを伝えます。

不採用である事実は正確に伝える必要がありますが、伝え方には注意が必要です。ここでは、「ご希望に添いかねる結果となりましたことをお伝えいたします。」と伝え、「不採用」とは表現しません。少しでもやわらかい表現を意識し、応募者を気遣う姿勢を見せましょう。

ポイント2：履歴書や職歴所書の原本は返却する

採用通知はメールでも問題ありません。しかし、応募書類を返送するときは郵送で伝えるようにしましょう。郵送の場合、「不採用通知在中」の記載は避け、「親展」にする心配りも必要です。なお、書類返却の前に通知を送るときは、書類の返却についてふれ、「〇日ころに郵送予定」と目安の日付を提示しておくようにしましょう。

応募書類を返却しない場合は、「弊社で責任をもって廃棄する」旨を明記し、適切に処理しなければなりません。履歴書は応募者の生年月日や住所、学歴や職歴など多くの個人情報が記載されているため、応募者も取り扱い方法が心配になる点です。個人情報を企業としてどう扱っているのか見える点でもあるため、応募書類の取り扱いについては伝え漏れのないようにしましょう。

ポイント3：中身が見えない封筒で書類を折らずに送付する

書類返却のときは、中身が見えない封筒で送ります。そのときは、応募書類や通知を折らずに入るサイズを選びましょう。提出の時点で折り曲がっていても、返却時は折り曲げずに送付します。書類は直接入れずに、クリアファイルに入れてから封筒に入れるとより丁寧です。

ポイント4：結果が決まり次第素早く対応する

精一杯の誠意を示す姿勢は、結果が決まり次第早期に通知することです。不採用通知を早期に送付することは、応募者への配慮とも言えます。結果に時間がかかるほど応募者は不安になり、他の就職活動に支障をきたす恐れもあるため、早めに対応するようにしましょう。切実に対応することで、不採用とはいえ候補者によい印象を残せるでしょう。

不採用通知を送った後、再度採用したいときの連絡の取り方

不採用通知を出した後で、内定の辞退が発生したり、従業員の退職により欠員が発生したりすると、採用結果を変更したいということもあるでしょう。もし補欠採用の可能性がある場合は、採用通知の文面で知らせておくことも大切です。

改めて採用したいときは、まずはメールや文面で応募者に連絡し、改めてお詫びの意味もかねて電話するようにしましょう。このとき、一度は断っているという非礼を忘れないことが大切です。

不採用通知こそ誠実な対応を

不採用通知の内容やタイミングを誤り、応募者への配慮に欠けていると、マイナスなイメージを応募者に与えることになります。とくに応募者が新卒であれば、来年度以降の採用活動に影響を及ぼすかもしれません。

応募者に感謝の気持ちを伝え敬意を示しながら、企業イメージを保つようにしましょう。

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