オンラインストレージを使ったファイル共有の方法と注意点

オンラインストレージでファイルを共有する方法

オンラインストレージを利用してファイルを共有することで、社内外のメンバーとスムーズにデータのやり取りが可能です。代表的な方法としては「共有フォルダの作成」と「共有リンクの送信」があります。

ここでは、それぞれの方法について詳しく解説していきましょう。

共有フォルダを作成する

オンラインストレージ上に専用の共有フォルダを作成し、メンバーを招待することでファイルを共有する方法です。フォルダ単位でアクセス権限を設定できるため、閲覧者と編集者を区別できます。

共有フォルダに保存されたデータは、招待されたメンバー全員がリアルタイムで共有・編集できるため、スムーズな情報共有が可能です。

共有リンクを送る

オンラインストレージ上の共有リンクを送信することで、ファイルを共有する方法です。メールやチャットツールを通じてURLを送るだけで、容量の大きなファイルも簡単に共有できます。相手がオンラインストレージのアカウントを持っていなくてもアクセスできるため、便利です。

共有リンクにパスワードを設定することで、セキュリティの強化も図れます。

ファイル共有におすすめのオンラインストレージ10選

ファイル共有に適したオンラインストレージサービスには、それぞれ特徴があります。

ここでは、代表的なサービスを比較して、選び方のポイントを解説します。

Google Drive

Google Driveは、ファイルの共有と共同作業をスムーズに行えます。カスタマイズ可能な権限設定で、安全かつ効率的なファイル共有が可能です。

さらに、チームでの作業に最適な共有ドライブ機能も搭載しています。ファイルの保存・アクセス・管理を1ヶ所で行えるため、手間がかかりません。

Box

Boxは、安全かつ簡単に共同作業が行えるため、チームでのファイル共有に最適です。すべてのファイルに大企業向けのセキュリティとコンプライアンスが確保されています。これにより、コンテンツは常に安全に保たれており、機密性の高い情報も安全に共有できます。

Dropbox Business

Dropbox Businessの魅力は、チームでのファイル共有と共同作業を効率化する豊富な機能です。フォルダやリンクの共有方法を設定したり、誰がアクセスしているかをコントロールしたりすることができます。

監査ログを使い、共有されたファイルのトラックも可能。特定のファイルを無効にする場合は、共有リンクを削除するだけでアクセスできなくなるため、安心かつ簡単に共有ファイルを管理できます。

OneDrive for Business

OneDrive for Businessは、大切なドキュメントや写真などを安全に保管するのに適したサービスです。モバイルアプリを使うことで、いつでもどこでも写真やファイルにアクセスでき、編集や共有が可能になります。ドキュメントなどをスキャンして保護し、デバイス間でアクセスできる手軽さが魅力です。

Fleekdrive

Fleekdrive（フリークドライブ）は、目的に応じて多様なファイルの共有方法を選べます。アカウントを持たないユーザに対して、メール添付をせずにファイル共有が可能。ファイル受け取り時のパスワードやダウンロード回数の制限などの指定もでき、セキュリティ対策も万全です。

さらに、5ヶ国語対応により、海外拠点ともスムーズな共有を実現できます。顧客に合わせた資料共有を実現でき、ビジネス利用に最適でしょう。

KDDI ファイルストレージ

KDDI ファイルストレージは、PPAP（パスワード付きファイル送信プロセス）対策に有効なファイル共有機能を提供します。ワンタイム共有機能で、アカウントがないユーザーにも一時的なファイル共有が可能。

また、フォルダの公開URLを通知することで、大容量ファイルも手軽に共有できます。パソコンやスマホから安全にアクセスでき、社内外の情報共有を効率化します。

MEGA

MEGAでは、MEGAユーザー以外の人とも簡単にファイルやフォルダを共有できます。読み取り専用またはフルアクセス権限の付与、パスワード設定、有効期限付きリンクの作成など、共有時の詳細なコントロールが可能です。

Jector

Jector（ジェクター）は、国内産の安心・安全なファイル共有サービスです。アカウントを持っていない社外の人にも素早く安全にファイルを共有でき、PPAP対策にも適しています。画像・動画・PDFなど、ファイルの形式に応じたコメント機能で、チームのコミュニケーションをスムーズに行える点が魅力です。

Nextcloud

Nextcloudは、グループを形成し、グループ所属のメンバー間でリアルタイムにファイル共有を行えます。また、ユーザー・グループ間に限らず、アカウントを持たない相手にもパスワードや期限付きでファイルのURL共有が可能。複数のファイルやフォルダの一括ダウンロードもでき、効率的なファイル共有を実現します。

青雲

青雲は、ファイルの受け渡しや共有を安全に行える機能が充実しているサービスです。通信の暗号化や、細かい共有設定により、安心安全にファイルの受け渡しや共有が行えます。また、利用者アカウント以外のユーザーともファイルを受け渡し・共有でき、取引先とのやり取りに最適です。

オンラインストレージでのファイル共有のメリット

オンラインストレージでファイルを共有することには、さまざまなメリットがあります。ここでは、以下の主な3つのメリットについて見ていきましょう。

場所を選ばずにアクセスできる

オンラインストレージに保存されたファイルは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできます。出張先や外出先でも、必要なファイルを確認し、業務を滞りなく進められるのが大きなメリットです。

自宅やカフェなどからも作業ができることに加え、使用するデバイスも問わないため、ワークスタイルの柔軟性が高まります。時間を有効活用でき、作業スピードの向上も期待できます。

デバイスの容量を気にせず保存できる

オンラインストレージに保存されたデータは、ローカルストレージの容量に影響されません。そのため、大容量のファイルも簡単に保存・共有できるのが魅力です。

また、端末を変更する際にもデータを移行する必要がないので、スムーズに作業を継続できます。

リアルタイムでのコラボレーションが可能になる

オンラインストレージの共有フォルダ内のファイルは、複数のメンバーが同時に編集作業を行えます。変更内容がリアルタイムで反映されるため、メンバー間での情報共有は非常に迅速です。

バージョン管理機能により、変更履歴の追跡やロールバックもできるため、作業の安全性も高まります。

ファイル共有時の注意点

オンラインストレージでのファイル共有は便利ですが、注意点もあります。ここでは、ファイル共有時に気を付けるべき3つのポイントについて説明します。

場所を選ばずにアクセスできる

オンラインストレージに保存されたファイルは、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできます。出張先や外出先でも、必要なファイルを確認し、業務を滞りなく進められるのが大きなメリットです。

自宅やカフェなどからも作業ができることに加え、使用するデバイスも問わないため、ワークスタイルの柔軟性が高まります。時間を有効活用でき、作業スピードの向上も期待できます。

デバイスの容量を気にせず保存できる

オンラインストレージに保存されたデータは、ローカルストレージの容量に影響されません。そのため、大容量のファイルも簡単に保存・共有できるのが魅力です。

また、端末を変更する際にもデータを移行する必要がないので、スムーズに作業を継続できます。

リアルタイムでのコラボレーションが可能になる

オンラインストレージの共有フォルダ内のファイルは、複数のメンバーが同時に編集作業を行えます。変更内容がリアルタイムで反映されるため、メンバー間での情報共有は非常に迅速です。

バージョン管理機能により、変更履歴の追跡やロールバックもできるため、作業の安全性も高まります。

ファイル共有時の注意点

オンラインストレージでのファイル共有は便利ですが、注意点もあります。ここでは、ファイル共有時に気を付けるべき3つのポイントについて説明します。

これらを怠ると、オンラインストレージ導入の効果を十分に得られないことがあるため、十分に注意が必要です。

共有ファイルを整理整頓する

社員一人ひとりが独自にフォルダを作成すると、フォルダ内が乱雑になる可能性があります。オンラインストレージ上のファイルは、定期的に整理整頓することが重要です。

分かりやすいフォルダ構成を心がけ、フォルダ名やファイル名のルールを設けましょう。また、古いファイルは定期的に削除することが大切です。

適切な共有範囲を設定する

機密情報を含むファイルを共有する際は、アクセス権限を厳格に設定することが大切です。閲覧のみを許可するユーザーと、編集を許可するユーザーを明確に区別しましょう。

プロジェクトやタスクに応じて、共有相手を柔軟に追加・変更することも重要です。

セキュリティ対策を行う

オンラインストレージを利用する際は、強固なパスワードを設定し、定期的に変更することが重要です。二要素認証を活用することで、不正アクセスのリスクを減らすことができます。

怪しいリンクやファイルは開かないようにし、日常的にセキュリティを意識することが大切です。

オンラインストレージを上手に活用して、スマートなファイル共有を実現しよう！

オンラインストレージは、社内外でのファイル共有をスムーズに行えるツールです。共有フォルダや共有リンクなどの機能を活用することで、場所やデバイスを選ばずにファイルにアクセスできます。

リアルタイムでのコラボレーションが可能になるため、ビジネスでのチームワークや、プライベートでのデータのやり取りにも役立ちます。ただしセキュリティ対策や整理整頓も忘れずに行わなくてはなりません。

この記事を通じてオンラインストレージの正しい使い方を習得し、安心して活用することで、スマートなファイル共有を実現できるはずです。