海外ビジネスに最適！ クラウドPBX導入のメリットや注意点を解説

海外ビジネスにクラウドPBXを導入するメリット

クラウドPBXを海外ビジネスに導入するメリットは、主に以下の5つです。

ここでは、上記のメリットを詳しく解説します。

国際通話コストを削減できる

クラウドPBXの導入により、従来の国際電話と比較して通話料を大幅に削減することが可能です。海外拠点とのコミュニケーションが頻繁な企業では、月間数十万円の削減効果が期待できます。

この削減効果はインターネット回線を利用したVoIP技術の活用によるものです。月に100時間の国際通話を行う中規模企業の場合、年間で100万円以上のコスト削減に成功した事例もあります。投資回収期間も短いため、特に頻繁に国際通話を行う営業部門や海外の製造拠点との連絡が多い企業にとって大きなメリットなのです。

場所を問わず、会社番号で発着信できる

海外出張中の担当者や海外拠点のスタッフが、日本の会社代表番号で顧客からの電話を直接受けられるため、担当者不在による機会損失を防止できます。現地から発信する際も会社番号を表示できるため、顧客に安心感を与えられるのも魅力です。

海外出張中の営業担当者が、日本の顧客から会社の代表番号に着信した電話を自分のスマートフォンで受けられます。その場で商談を進められるので、ビジネスチャンスを逃しません。

また、顧客側からは通常の会社番号からの着信として表示されます。担当者の個人番号が表示される場合と比べて、より公式な連絡として認識されることにより、信頼性も向上します。

グローバルチーム間の内線通話が無料になる

国や拠点を越えた社員同士の内線通話が完全無料となり、頻繁なコミュニケーションによってチームワークを強化できます。時差のあるグローバルビジネスでも、必要に応じて気軽に音声でのやり取りが可能です。

従来は国際通話料金を気にして、最小限の連絡に抑えがちだった企業も多いでしょう。しかし、クラウドPBXの導入によって負担が減るため、情報共有やチームワークの質が向上します。

海外拠点の通信環境を本社で一元管理できる

クラウド上で電話環境を構築するため、海外拠点の電話設定変更や端末追加、番号割り当てなどを日本の本社から簡単に遠隔操作できます。現地での設備投資や専門知識が不要となり、ITリソースを効率的に活用できるのです。

従来は各拠点に電話システムを構築・管理する必要があり、特に海外拠点では現地の通信事業者との契約や専門技術者の確保が大きな負担でした。

しかし、クラウドPBXでは、本社のIT担当者がウェブブラウザから全拠点の設定を一元管理できます。拠点の開設・移転時に数週間かかっていた電話環境の構築も、クラウドPBXでは数日で完了するため、ビジネス展開のスピードにおいて大きく寄与するはずです。

BYODで社員のデバイスを活用できる

スマートフォンやPCに専用アプリをインストールするだけで内線化できるため、海外拠点での端末購入コストを削減できます。社員は複数の端末を持ち歩く必要がなく、1台のデバイスでプライベートと業務の両方に対応可能です。

※BYOD：「Bring Your Own Device」の略で、従業員が自身のデバイスを業務利用することを意味する。

そのため、海外拠点に専用の固定電話機を設置するコストを削減できます。さらに、社員個人のスマートフォンを活用すると会社支給の携帯電話が不要となり、端末管理の手間とコストも大幅にカットできるのです。

社員は自分の使い慣れたデバイスを業務にも活用できるため、操作性の向上とストレス軽減につながります。海外での電話対応に対する、心理的ハードルも下がるでしょう。

海外ビジネスでのクラウドPBX導入で確認すべきこと

ここまで、クラウドPBXが海外ビジネスにもたらすメリットを紹介しました。ただし、クラウドPBXを効果的に活用するためには、導入前に以下のポイントを確認しておきましょう。

ここでは、上記のポイントについて解説します。

法規制と現地ルールを把握する

中国などのVoIP規制国では、クラウドPBXの利用に制限がある場合があるため、現地法令を事前に確認し、コンプライアンスに準拠した運用計画を立てることが重要です。

特に中国では、インターネット検閲システム「グレートファイアウォール」により、多くのVoIPサービスやクラウドサービスが利用制限されています。事前に政府認可済みのサービスかどうかを確認しておきましょう。

また、UAE、カタール、オマーンなどの中東諸国やロシアなど一部の国では、VoIPサービスに対する規制が存在します。現地の通信事業者や法律専門家に確認し、必要に応じて代替手段を準備してください。法規制を無視した導入は大きなリスクを伴うため、入念な事前調査が欠かせません。

通信環境の品質を検証する

海外拠点でのクラウドPBX利用成功の鍵は、導入前に各拠点の実際のインターネット環境で通信速度と安定性のテストを行うこと、最低2Mbpsの速度と低遅延環境を確保することです。

特に新興国では、公称値と実際の通信速度に大きな差が生まれます。ピーク時と閑散時の両方でテストを行い、実際のビジネス環境での安定性の確認が欠かせません。

電力インフラが不安定な地域では、停電時のバックアップ電源やモバイルデータ通信といった代替通信手段を確保しましょう。

多言語対応機能があるか確認する

グローバル展開するビジネスでは、クラウドPBXの多言語自動応答機能やリアルタイム翻訳機能を活用することで、言語の壁を越えたコミュニケーションを実現できます。

高度なクラウドPBXサービスでは、着信時に発信元の国コードに基づいて自動的に対応言語を切り替える機能や、IVR（自動音声応答）で複数言語のメニューを提供する機能が利用可能です。

通話内容のリアルタイム文字起こしと翻訳機能を組み合わせることで、言語スキルに依存せず、現地スタッフと本社間のコミュニケーションもできます。

複数の言語圏の企業と取引する場合は、多言語対応機能の有無と対応言語を必ず確認しておきましょう。有効に活用すれば、グローバル人材の採用や育成コストの削減にもつながるはずです。

海外利用時にクラウドPBXシステムを選ぶときの注意点

海外でクラウドPBXシステムを選ぶ際は、国内とは異なる視点が必要です。海外利用を想定している場合、以下のポイントを意識してシステムを選定しましょう。

ここでは、上記の注意点について解説します。

コスト構造の透明性を確認する

クラウドPBXの選定では、国別通話料金、基本料金、オプション料金などを複数社で比較し、年間総所有コストを正確に把握しておきましょう。予想外の費用発生を防ぎ、予算計画の精度を高めることができます。

特に注意すべきは、「最低利用期間」や「解約時の違約金」、「拠点・端末追加時の追加費用」などの契約条件です。将来的な事業拡大や縮小も視野に入れた、柔軟性のあるプランを選択してください。

一見安価に見えるサービスでも、実際の利用パターンによっては割高になるケースもあります。自社の通話パターン（国内/国際通話の比率、通話頻度、通話時間帯など）に基づいたシミュレーションを実施し、実質的なコストを比較検討すべきです。

グローバルサポート体制を評価する

海外拠点でのクラウドPBX運用では、24時間対応や現地言語サポートの有無、緊急時の対応フローが重要です。そのため、時差がある状況でも、迅速に問題解決できるサポート体制が整ったサービスを選びましょう。

特に重要なのが、緊急時の対応時間と対応品質です。実際のユーザーレビューや事例を確認し、トラブル発生時の実態を把握しておくことが、不測の事態を防ぐためのポイントになります。

また、海外拠点のスタッフ向けにマニュアルや研修を提供してくれるか、現地でのトレーニングサポートがあるかなど、導入後の運用サポート体制も選定の重要な判断基準です。特に海外ベンダーのサービスは、対応時間やサポート言語などを注視しましょう。

トライアル導入を活用する

クラウドPBX導入の失敗リスクを最小化するには、実際の業務環境で2週間程度のトライアル期間を設けてみてください。通常利用時と回線混雑時の両方で音声品質、使いやすさ、安定性を検証するためです。

トライアル期間中は、実際のユーザーが日常業務で使用するシナリオ（社内通話、顧客対応、会議通話、転送機能など）を試し、操作性や音声品質に関するフィードバックを収集して評価することが重要です。

また、現地ITスタッフと日本側の管理者双方で、管理画面の使いやすさや設定変更の容易さ、レポート機能の充実度などの運用面を評価しましょう。長期的な管理・運用コストも考慮した、総合判断が必要になります。

海外拠点での通信基盤としてのクラウドPBXを活用しよう

クラウドPBXは単なるコスト削減ツールではなく、グローバルチームのコミュニケーション効率化と顧客満足度向上を実現する戦略的ツールです。そのため、計画的な導入と適切な運用体制構築を通じてその価値を最大化しましょう。

導入に際しては段階的アプローチを取り、まずは海外出張者向けや一部拠点での試験運用から始めるのが望ましいです。成功事例と教訓を蓄積しながら全社展開へと進めることで、リスクを最小化しながら効果を最大化できます。

この記事を通して、IT部門だけでなく、経営層や現場部門を巻き込んだ全社的な取り組みとして推進していきましょう。