インボイス制度対応の販売管理システム｜導入メリットや選び方を解説

インボイス制度スタートに伴う販売管理業務の課題

まず、インボイス制度の実施により、販売管理業務がどのように変化したのでしょうか。

インボイス制度で生じる販売管理業務の課題は、主に以下のとおりです。

ここでは、上記の課題について詳しく見ていきましょう。

適格請求書発行に必要な事務作業が増える

インボイス制度の開始により、インボイス登録事業者は適格請求書の発行が必要になりました。適格請求書には、事業者登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとに区分した対価の額、適用税率、消費税額など、従来の請求書よりも多くの情報を記載しなければいけません。

これらの情報を正確に記載するためには、取引データの詳細な管理と、計算の正確性が求められます。特に手作業で請求書を作成している企業では、記載漏れや計算ミスのリスクが高まり、確認作業にも多くの時間を要します。

結果として、担当者の業務負担が増大し、本来注力すべき営業活動や顧客対応に充てる時間が減少することもあるでしょう。

正確な適格請求書の作成が必要

インボイス制度は適正な消費税の課税を実現するための制度であり、正確な適格請求書の発行と保存が法的に義務付けられています。請求書が不正確な場合、仕入税額控除の否認につながる可能性があり、企業にとって税務リスクとなりえます。

例えば、消費税額の計算誤りがあった場合、原則として取引先が仕入税額控除を受けられなくなります。このような事態は、取引先との信頼関係を損なう可能性もあるでしょう。

インボイス制度対応の販売管理システムに求められる機能

ここまで、インボイス制度下における販売管理業務の課題を紹介しました。これらの課題を解決するためには、インボイス制度に対応した販売管理システムの導入が効果的です。

特に、以下の機能が備わっているシステムを導入するべきでしょう。

インボイスに対応した上記の機能について、詳しく解説します。

適格請求書のフォーマットと記載事項への対応

適格請求書には、法令で定められた記載事項を漏れなく記載する必要があるため、システムはこれらの要件に対応する必要があります。具体的には、登録番号、取引年月日、取引内容、税率ごとの対価の額、適用税率、消費税額といった項目を請求書に反映できる機能は必須です。

システムによっては、請求書のレイアウトを自由にカスタマイズできる機能も備えており、企業独自のフォーマットを使いつつ、法的要件を満たすことが可能です。

消費税計算の自動化と税率変更への柔軟性

インボイス制度が施行され、消費税の計算は以前よりも複雑になりました。特に標準税率と軽減税率が混在する取引では、それぞれの税率ごとに正確な計算を行い、端数処理も適切に行わなければいけません。そのため、販売管理システムには自動計算機能が不可欠です。

商品マスタに税率情報を登録できるシステムであれば、取引時に自動で適切な税率を適用し、消費税額を計算できます。これにより、手作業での計算ミスを防ぎ、税務リスクを回避できるでしょう。また、将来的な税率変更にも柔軟に対応できるシステムなら、税率変更時の大幅なシステム改修は必要ありません。

自動計算機能を活用することで、計算ミスによる税務リスクの回避に加え、経理担当者の業務負担も大幅に軽減できます。

インボイス制度対応の販売管理システム導入のメリット

インボイス制度対応の販売管理システムの導入は、単なる法令対応にとどまりません。

ここまでの解説を踏まえて、インボイス制度対応の販売管理システムを導入するメリットは、主に以下のとおりです。

上記のメリットについて、詳しく見ていきましょう。

取引データのデジタル化で、業務ミス防止につながる

インボイス制度対応の販売管理システムを導入することで、取引データが完全にデジタル化され、情報の一元管理が実現します。従来の紙書類やExcelによる管理では、情報の重複や不整合が発生しやすく、業務ミスにつながるリスクがありました。

システムを導入すれば、取引先情報、商品情報、取引履歴などがデータベースで一元管理され、常に最新かつ正確な情報にアクセスできる環境が整います。また、入力時のチェック機能やアラート機能を活用すれば、必須項目の入力漏れを自動的に検出し、エラーを未然に防ぐことが可能です。

発行業務の自動化で、作業時間をカットできる

適格請求書の発行業務をシステムで自動化することで、従来の手作業に比べて、作業時間を大幅に削減できます。取引データを入力するだけで、適格請求書の要件を満たした請求書が自動的に生成され、印刷やPDF出力も簡単に行えます。

さらに、定期的な請求書発行が必要な場合は、スケジュール機能を活用して自動発行することも可能です。電子メールでの請求書送付機能を備えたシステムであれば、印刷・封入・郵送といった作業も必要ありません。

これにより、担当者は削減した時間を、より付加価値の高い営業活動や顧客対応に注力できるようになります。

部門間連携の円滑化につながる

インボイス制度対応の販売管理システムを導入することで、営業部門、経理部門など、複数部門間での情報共有がスムーズになります。従来は部門ごとに異なるシステムやファイルで管理していた情報も、販売管理システム内で統合され、リアルタイムでの共有が可能となります。

例えば、営業部門が入力した取引情報を、経理部門が即座に確認し、請求書発行から入金管理まで一貫した処理を行うといった具合です。また、重要な情報も、全部門で即座に共有され、対応の遅れや情報の行き違いを防ぐことができます。

このような部門間連携の強化により、インボイス制度への対応をスムーズに行えるでしょう。

自社に最適な、インボイス制度対応の販売管理システムの選び方

ここまで、インボイス制度対応の販売管理システムを導入するメリットを紹介しました。しかし、インボイス制度対応の販売管理システムは多数存在しており、どれを選べばよいか分からない方もいるでしょう。

自社に合ったシステムを選ぶには、以下のポイントを押さえましょう。

ここでは、上記のポイントについて詳しく解説します。

ランニングコストを含めて検討する

システム選定時には、初期導入コストだけでなく、ランニングコストも含めて総合的に費用対効果を検討しましょう。主なランニングコストは、月額利用料や保守費用、アップデート費用などです。

販売管理システムは、大きくクラウド型とオンプレミス型に分けられます。クラウド型システムの場合、初期費用は抑えられる一方で、利用者数や機能に応じて月額料金が継続的に発生する仕組みが一般的です。

一方、オンプレミス型では初期投資は大きくなりますが、長期的に見れば月額コストは抑えられる可能性があります。

将来的な事業拡大を見据えて、ユーザー数増加時の追加費用や、機能追加時のオプション料金についても確認しましょう。自社の予算と成長戦略を踏まえ、5年、10年といった中長期的な視点でトータルコストを比較検討することが賢明です。

自社の販売管理業務の特性を明確化する

効果的なシステム選定のためには、まず自社の販売管理業務の特性を詳細に分析し、必要な機能要件を明確にする必要があります。取引先の数や属性、取扱商品の種類、取引形態（BtoBかBtoCか）、月間の請求書発行枚数など、業務の規模と複雑さを整理してください。

また、現在の業務フローを可視化し、どの部分に課題があり、どのような機能があれば解決できるかを検討することも重要です。例えば、EC事業を展開している企業であれば、ECサイトとの連携機能が必須となるでしょう。

自社特有の要件を明確にすることで、過不足のない機能を備えたシステムを選定できます。

ベンダーのサポート力と導入実績を確認する

システムの機能や価格だけでなく、ベンダーのサポート体制と導入実績も重要な選定基準となります。導入時の初期設定支援から、運用開始後のトラブル対応、法改正時のアップデート対応まで、継続的なサポートが受けられるかを確認しましょう。

特に、開始されて間もないインボイス制度下では、制度に関する疑問や運用上の課題が発生する可能性が高いため、迅速に対応してくれるサポート体制が不可欠です。

また、同業他社での導入実績が豊富なベンダーであれば、業界特有の課題やニーズを理解しており、より適切な提案やサポートが期待できます。導入事例や顧客の声を参考にしながら、長期的な関係を築けるベンダーを選びましょう。

インボイス制度をチャンスと捉え、販売管理業務の効率化を進めよう

インボイス制度の開始により、販売管理業務では、適格請求書を作成する手間や複雑な取引管理など、さまざまな課題が発生しています。その解決策として、インボイス制度対応の販売管理システムを導入することが、業務全体の効率化を進める鍵となります。

適格請求書の発行と保存といった法的要件を満たすだけでなく、取引データのデジタル化、業務の自動化、部門間連携の強化など、メリットも多いです。適切なシステムを選定し、効果的に活用することで、事務作業の削減、ミスの防止、生産性の向上が実現できます。

インボイス制度への対応を単なる義務としてではなく、販売管理業務全体の効率化とデジタル化を推進するチャンスとして捉え、積極的に取り組んでいきましょう。