販売管理システムの費用相場｜種類別の料金と失敗しない選び方

【提供形態別】販売管理システムの費用相場

販売管理システムは提供形態によって費用構造が大きく異なり、初期費用や月額費用、保守・運用コストの料金体系も変わります。

販売管理システムの主な提供形態は以下のとおりです。

ここでは、上記の形態ごとに、費用相場や特徴を詳しく解説します。

クラウド型

クラウド型は、インターネット経由で利用するため、初期費用が無料か数万円程度で、月額数万円から利用できる製品が多いです。サーバー構築や専用ソフトウェアの購入が不要なため、比較的少額の初期投資で導入を開始できます。月額料金は利用機能やユーザー数で変動し、事業規模に応じた柔軟な選択が可能です。

小規模企業なら月額数万円から、大企業では月額数十万円まで、利用規模に応じた料金体系となります。機能アップデートが自動で行われるため、サーバー管理が不要で、インフラ維持コストを抑えたい企業におすすめです。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社インフラを必要とし、初期費用として数百万円から数千万円以上かかることが一般的です。しかし、大規模な企業や長期利用を前提とする場合、月額費用がかからないため、投資回収が期待できるでしょう。

自社サーバー構築やライセンス購入、カスタマイズに大きな費用がかかりますが、自社の要望に合わせて自由にカスタマイズできるのが魅力です。

ただし、月額費用は発生しないものの、保守運用やアップデートには別途年間費用が発生します。そのため、自社のセキュリティポリシーで管理し、機密情報を厳格に扱いたい企業におすすめです。

パッケージ型

パッケージ型の初期費用は、数十万円から数百万円程度が相場です。あらかじめ用意された機能パッケージにより、開発コストを抑えながら必要な機能を導入できます。費用構造はクラウド型とオンプレミス型の中間に位置し、比較的短期で導入ができるのが特徴です。

特定業種向け製品も多く、自社の要件に合致すれば費用対効果は高くなります。ただし、ある程度のカスタマイズは可能なものの、クラウド型と比較して柔軟性に劣る場合もあります。豊富な導入実績を持つ製品が多いため、自社業種に近い事例を参考にできるのが利点です。

販売管理システムの費用を抑える選び方のポイント

ここまで、販売管理システムの費用相場について紹介しました。実際の選定時には、いくつかのポイントを押さえることで費用対効果を高めることができます。

販売管理システム選びで費用を抑えるコツは、以下のとおりです。

ここでは、上記のコツについて解説します。

自社の課題と必要な機能を明確化する

システム選定の際は、まずは解決すべき経営課題や業務上の問題を具体的に洗い出しましょう。現状の業務プロセスを分析し、どの部分にボトルネックがあるのかを特定することで、システムに求める機能が見えてきます。

それを基に、必要十分な機能を備えたシステムを選ぶことで、過剰な機能性のシステムを選ばずに済みます。多機能なシステムほど高額になる傾向があるため、本当に必要な機能に絞り込みましょう。また、現状の業務フローを整理し、システムで自動化・効率化したい範囲を定めることも必要です。

複数のシステムを比較して、費用対効果を見極める

ある程度システムの候補が定まったら、最低でも2～3社のシステムから見積もりを取得し、比較検討しましょう。同じ機能要件でも、提供会社により費用や機能に差があるため、適正価格の把握に効果的です。

各システムの機能と費用を詳細に照らし合わせ、自社要件に最適なシステムを選択しましょう。その際には費用だけでなく、導入実績やサポート体制、操作性も総合的に評価することが重要です。

スモールスタートで段階的な拡張を検討する

システムが決まったら、最初は必要最小限の機能や部門で導入し、効果検証後に利用範囲を拡大する方法が有効です。段階的な導入は初期費用を抑制し、業務が混乱するリスクを低減させつつ、実際の効果を確認してから本格展開できます。

従業員の習熟度も段階的に向上させられるため、スムーズな定着が期待できるでしょう。なお、段階的な運用のうえでも、将来の事業拡大や機能追加に柔軟に対応できるシステムの選択が肝心です。

無料トライアルやデモで費用対効果を検証する

クラウド型の場合、無料トライアルやデモを実施しているサービスが多いです。無料トライアルを活用し、実際にシステムを操作することで、カタログやパンフレットだけでは分からない使用感を確認できます。

操作性だけでなく、自社業務にマッチしているか、設定した課題を解決できそうかの判断もしやすいです。

その際、利用する従業員にも操作してもらい、ヒアリングをすることで実態に即したシステムを選べるでしょう。使用感のチェックは、費用を投じた後のミスマッチを防ぐために欠かせません。

将来の事業拡大を見据えて、費用計画を立てる

現在は不要でも、将来的に必要となり得る機能を事前にリストアップしておきましょう。3年から5年先の事業計画を考慮し、将来必要となる機能への対応可否を確認すべきです。

その際、ユーザー数やデータ量の増加に伴う追加費用も想定し、予算の余裕を確保しておきましょう。システムの拡張性や他システム連携の可否も確認し、長期的な視点で選択することが大切です。

販売管理システムの費用で失敗しないための注意点

ここまで、販売管理システムの費用相場や選び方を解説してきました。

最後に、販売管理システムの費用で失敗しないための注意点を紹介します。

ここでは、上記の注意点について詳しく見ていきましょう。

追加費用が発生するケースを事前に把握する

初期費用や月額費用のほかに、カスタマイズや機能追加で別途費用が発生する可能性があります。標準機能では対応できない要件がある場合、追加開発やオプション機能が必要になるでしょう。導入後のサポート内容によっては、オプション契約で追加料金がかかることもあります。

基本サポートの範囲を超える支援や、24時間対応などの高度なサポートは、有料の場合が多いです。データ移行や初期研修など、導入時に発生するかもしれない費用項目も確認しておきましょう。

見積もり内容を詳細に確認する

見積書に記載された各項目、例えば機能、ライセンス数、サポート範囲を細かく確認することが重要です。不明瞭な項目や曖昧な表現がある場合、後々トラブルの原因となる可能性があります。不明瞭な点や疑問点は必ずベンダーに質問し、納得できるまで説明を求めましょう。

書面での回答を求めることで、後日の認識違いを防げます。複数のベンダーから同条件で見積もりを取り、価格の妥当性を比較することが望ましいです。

契約期間と解約条件を必ず確認する

最低利用期間が設定されている場合、期間内の解約には違約金が発生することがあります。特に、クラウド型サービスでは年間契約が一般的で、中途解約に制限があることが多いです。解約時のデータ返却方法や費用、手続きについて事前に明確にしておきましょう。

加えて、データの移行やバックアップに関する費用や作業範囲を確認し、将来の選択肢を確保しておくことが重要です。契約更新時に料金が改定されるかどうか、また、その際の通知方法も把握しておきましょう。

導入後のサポート体制と関連費用を確認する

システムの操作方法の問い合わせや、トラブル発生時のサポート範囲を明確にすることが肝心です。どこまでが無料サポートで、どこからが有料サポートになるのかを事前に確認しておきましょう。

また、電話、メール、チャットなど、どのようなサポート窓口が利用できるかについても、トラブル時の対応に影響します。対応時間や回答までの目安時間も含めて、自社の運用体制に適したサポートレベルかチェックしてください。

基本的なサポートが無料か有料か、また高度なサポートの料金体系も調べておくことが大切です。

最適な販売管理システムを納得の費用で導入しよう

販売管理システムの費用は提供形態により大きく異なり、クラウド型は月額数万円から、オンプレミス型は数百万円以上の初期投資が必要です。また、パッケージ型はクラウド型とオンプレミス型の中間的な相場で、特定業種向け製品を多く提供しています。

システムの費用を抑えるためには、自社の課題と必要機能を明確化したうえで、無料トライアルも活用しながら、複数のシステムを比較検討してください。また、追加費用の可能性や契約条件の詳細の確認により、予算オーバーや想定外の支出を防ぐことができます。

本記事を参考に、予算内で自社のニーズと課題を解消できる販売管理システムを導入しましょう。