契約書管理システムおすすめ5選！ 機能・メリットから失敗しない選び方まで徹底解説

契約書管理システムとは？

契約書管理システムは、企業が締結するさまざまな契約書を電子的に一元管理し、契約に関連する業務を効率化するITツールです。紙の契約書をスキャンしてデータ化したり、電子契約で締結した契約書を取り込んだりして、クラウド上やサーバー上で安全に保管します。

ここでは、契約書管理システムと電子契約サービスとの違い、そして契約書管理システムの必要性が高まる背景について解説します。

電子契約サービスとの違い

電子契約サービスと契約書管理システムは、それぞれ異なる役割を持つシステムです。電子契約サービスは、契約の「締結」プロセスに特化しており、電子署名やタイムスタンプによって契約の真正性と法的有効性を担保します。

一方、契約書管理システムは、締結後の契約書を「管理」することに主眼をおいているのが特徴です。検索性の向上や期限管理、閲覧権限の設定などを通じて契約価値の最大化を図ります。多くの契約書管理システムは主要な電子契約サービスと連携機能を持っており、契約の締結から管理までをシームレスに行うことが可能です。

契約書管理システムの必要性が高まっている背景

2022年に改正された電子帳簿保存法により、2024年1月1日以降、電子取引で授受した契約書などの電子保存が原則義務化されました。この法改正により、企業は電子データを適切に管理する体制の構築が急務となっています。

加えて、政府が推進するDX（デジタルトランスフォーメーション）の流れのなかで、契約業務のデジタル化は避けて通れない課題となりました。システム導入は法改正への対応だけでなく、テレワークの推進や事業継続計画（BCP）対策としても有効です。これは、企業の競争力強化にも直結するでしょう。

契約書管理システムの主な機能

契約書管理システムには、契約業務を効率化するさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は、以下のとおりです。

ここでは、各機能について解説します。

検索機能

検索機能は、契約書名、取引先名、契約期間、契約金額など、さまざまな条件を組み合わせた絞り込み検索が可能です。そのため、膨大な契約書のなかから必要な書類を瞬時に見つけ出せます。

多くのシステムはOCR（光学文字認識）機能を搭載しており、スキャンした契約書の画像から文字を読み取って全文検索も行えます。これにより、「この条項について過去にどのような取り決めをしたか」といった内容ベースの検索も容易です。

契約期限の管理・アラート機能

アラート機能は、契約の更新時期や終了時期が近づいた際に、担当者へ自動で通知を送る機能です。「期限の〇ヶ月前」のように事前に設定したタイミングで、メールやシステム内通知など、複数の方法で通知できます。

また、複数の担当者への同時通知や、対応が遅れた場合の上長へのエスカレーション通知も可能です。

この機能があれば、自動更新条項のある契約の意図しない更新や、重要なライセンス契約の失効といったビジネスリスクを未然に防げます。

閲覧・操作権限の管理機能

閲覧・操作権限機能は、部署、役職、担当者ごとに、各契約書の閲覧権限や編集・削除などの操作権限を細かく設定することが可能です。これにより、契約書へのアクセスを適切にコントロールし、情報セキュリティを確保します。

例えば、人事部門の契約は人事部と経営層のみが閲覧可能にするなど、機密性の高い情報を適切に保護できます。また、「誰が・いつ・どの契約書にアクセスしたか」という操作ログが自動的に記録されるため、内部統制の強化にも役立つでしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能は、契約書の作成から承認、締結までの一連のプロセスを電子化し、業務の流れを可視化する機能です。契約書の作成依頼、法務部門でのレビュー、関係部署での確認、最終決裁者による承認といった各ステップをシステム上で管理できます。

承認者は外出先やテレワーク中でもPCやスマートフォンから承認作業を行えるため、決裁の停滞を防ぐことが可能です。また、承認の進捗状況がリアルタイムで把握でき、どこで承認が止まっているかも一目で分かります。

紙の書類を物理的に回覧する必要がなくなるので、承認プロセスが大幅に短縮され、ビジネスのスピード向上に貢献します。

契約書管理システムおすすめ5選

自社のニーズに最適なシステムを選ぶためには、各サービスの特徴を理解し、比較検討することが大切です。

ここでは、代表的な契約書管理システムについて、料金や機能、提供形態などの観点から詳しく紹介します。

LegalForceキャビネ

LegalForceキャビネは、AIを活用した契約書管理システムです。紙・電子問わず契約書をアップロードするだけで、AIが自動でテキストデータ化し、契約情報や更新期限を抽出し台帳を自動生成します。

全文検索機能により、過去の契約書を素早く検索・参照でき、契約更新のリマインド機能で期限の見落としリスクも低減します。

OLGA

OLGA（オルガ）は、契約書レビューや台帳作成がAIにより自動化され、手入力・属人化の手間を劇的に削減。契約ライフサイクルの可視化とリスク防止機能も充実しており、法務案件に関する情報を一元化し、業務プロセスを一気通貫で自動化するために設計されたシステムです。

Docusign CLM (契約ライフサイクル管理）

DocuSign CLM（契約ライフサイクル管理）は、AIを活用し、契約締結スピードを大幅に向上させるほか、詳細な監査証跡でコンプライアンス強化とリスク低減に貢献します。金融機関をはじめ、多くの企業で導入され、法務部門や営業部門の生産性を高め、企業の契約DXを強力に推進します。

鈴与の契約書管理システム

鈴与の契約書管理システムは、PDFや原本のスキャンデータ、台帳情報、リーガルチェックの履歴などをまとめて登録でき、全文検索で必要な契約を即座に抽出可能。AIによる自動台帳作成機能も搭載し、契約種別や当事者、期限など各社特有の項目を高精度に抽出することで、台帳整備工数を削減できます。

Hubble（ハブル）

Hubbleは、AIを活用した契約書の自動全文テキスト化・項目抽出機能によって、アップロードするだけで台帳作成やキーワード検索が可能なクラウド型契約書管理ツールです。

DocuSign、クラウドサインなど主要電子契約サービスやChatwork、Slackとも連携し、契約のドラフト作成から審査・締結・保管までの業務を一貫して効率化します。

失敗しない契約書管理システムの選び方

契約書管理システムの選定で失敗しないためのポイントは、以下のとおりです。

ここでは、それぞれのポイントを解説します。

自社の課題を解決できる機能があるか

システム選定の第一歩は、自社が抱える契約管理の課題を明確にすることです。「契約書の検索に時間がかかる」「期限管理が属人化している」「承認プロセスが遅い」など、具体的な課題をリストアップしましょう。

そのうえで、これらの課題を直接解決する機能を持つシステムを選定すべきです。例えば、承認の遅延が課題であれば、モバイル対応のワークフロー機能が充実したシステムを優先的に検討しましょう。

提供形態で選ぶ

契約書管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2つの提供形態があります。

クラウド型は、初期費用を抑えられ、サーバーの管理も不要です。そのため、ITリソースが限られる企業でも導入しやすいメリットがあります。また、法改正への対応もベンダー側で自動的に行われるため、常に最新の状態でシステムを利用可能です。

一方、オンプレミス型は、自社サーバーで運用するため、カスタマイズの自由度が高いです。自社独自のセキュリティポリシーに準拠させやすい利点もあります。

自社のセキュリティ要件を満たせるか

契約書は企業の最高機密情報であり、その管理システムには極めて高いセキュリティが求められます。特に、通信の暗号化、データの暗号化保存、IPアドレス制限、二段階認証といった基本的なセキュリティ機能は欠かせません。

加えて、第三者機関によるセキュリティ認証（ISO27001/ISMS、プライバシーマークなど）を取得しているかどうかも、重要な判断基準となります。データセンターの所在地や冗長性、バックアップ体制、災害時の復旧計画（DR）についても確認が必要です。

IT担当者以外も直感的に使えるか

どんなに高機能なシステムでも、現場の従業員が使いこなせなければ意味がありません。ITリテラシーが高くない従業員でも、マニュアルを読まずに直感的に操作できる、分かりやすいユーザーインターフェースかチェックしましょう。

導入前には無料トライアルを利用し、実際に契約書の登録、検索、承認などの基本操作を複数の部門で試してみるのがおすすめです。画面遷移が複雑だったり、用語が難解だったりするシステムは、導入後に利用率が低下し、結局Excel管理に戻ってしまう可能性があるので注意してください。

費用対効果とサポート体制で選ぶ

契約書管理システムの料金体系は、ユーザー数課金、保管件数課金、月額固定制などさまざまです。そのなかから、自社の利用規模や成長予測を踏まえて、最も費用対効果の高いプランを選択することが肝心です。

単純な月額料金だけでなく、システム導入により削減できる人件費、紙の保管コスト、契約リスクの回避効果なども含めて総合的に判断しましょう。また、導入時のデータ移行支援、操作研修の実施、運用開始後のヘルプデスク対応といった、サポート体制の充実度も重要な選定ポイントです。

契約書管理システムを導入するメリット

契約書管理システム導入のメリットは、以下のとおりです。

ここでは、それぞれのメリットを詳しく解説します。

契約書検索の手間を削減する

契約書管理システムの大きなメリットの1つは、契約書検索にかかる時間と手間の大幅な削減です。従来のファイリングによる管理では、キャビネットから該当のファイルを探し出すのに多くの時間を要していました。

システムを導入すれば、キーワード検索で瞬時に目的の契約書を見つけられ、検索時間を大きく減らすことも可能です。また、セキュアな環境で契約書データが共有されるため、部署間での情報共有もスムーズになります。

契約期限の徒過や更新漏れのリスクを防ぐ

契約管理において特に避けるべきリスクの1つが、契約期限の見落としによるトラブルです。

システムの自動アラート機能により、更新時期や解約期限を確実に把握し、適切なタイミングでアクションを起こせます。これにより、不利な条件での自動更新を防いだり、有利な条件で再交渉する機会を逃したりすることがなくなります。

また、反社会的勢力との取引を排除するためのチェック機能なども備わっており、コンプライアンスリスクの低減にも貢献するでしょう。

テレワークを推進できる

クラウド型の契約書管理システムは、場所を問わず契約書へのアクセスを可能にし、柔軟な働き方を支援します。オフィスに出社することなく、自宅や外出先から契約書の確認や承認作業ができるため、テレワークのハードルを大きく引き下げられるでしょう。

災害時やパンデミック発生時においても、契約業務を継続できる体制が整い、事業継続計画（BCP）の観点からも重要な役割を果たします。また、場所に縛られない働き方は従業員の満足度向上につながり、優秀な人材の確保・定着にも寄与します。

契約書管理システムを導入する際の注意点

契約書管理システムの導入を成功させるためには、事前の準備と計画が欠かせません。特に、以下のポイントに注意しましょう。

ここでは、それぞれのポイントについて解説します。

導入の目的を明確にする

システム導入を成功させるには、まず導入目的を具体的に、かつ測定可能な形で明確にしましょう。「業務効率化」といった抽象的な目標ではなく、「契約書の検索時間を月20時間削減する」「契約更新漏れを年間ゼロにする」など、数値目標を設定してください。

システム導入には法務、営業、経理などの複数の部署が関わるため、各部署の要望を事前にヒアリングし、全社的な導入目的として統合することが重要です。明確な目的があれば、導入後の効果測定も容易になり、経営層への報告や他部署への展開もスムーズに進みます。

既存の契約書の移行計画を立てる

過去に蓄積された膨大な紙の契約書をどのようにシステムに移行するかは、システム導入の大きな課題です。全ての契約書をスキャンしてデータ化するには相当なコストと時間がかかるため、現実的な移行計画を立てる必要があります。

まずは、「現在有効な契約書」「取引額が一定以上の契約書」「更新頻度の高い契約書」など、優先順位を決めましょう。段階的な移行計画を立て、最重要な契約書から順次システムに取り込んでいく方法が効果的です。

社内の運用フローを事前に整備する

システム導入に合わせて、契約管理に関する社内の運用フローを見直し、新しいルールを整備することが不可欠です。「誰が、いつ、どの情報をシステムに登録するのか」「承認フローはどのように設定するのか」など、具体的な運用ルールを文書化しましょう。

例えば、「契約締結後3営業日以内に法務担当者が必須項目を登録し、関係部署に通知する」といった明確なルールが望ましいです。新しいシステムの操作方法だけでなく、変更された業務フローについても全従業員への周知を徹底しましょう。

契約書管理システムで、スマートな契約業務を実現しよう

契約書管理システムは、企業の契約管理業務を根本から変革する強力なツールです。検索時間の大幅削減、契約期限の確実な管理、セキュアな情報共有、テレワークへの対応など、多岐にわたるメリットをもたらします。

システム選定時は、自社の課題解決に必要な機能、セキュリティ要件、操作性、費用対効果などを総合的に検討することがポイントです。また、システム導入を成功させるためには、明確な目的設定、計画的なデータ移行、運用フローの整備が欠かせません。

本記事を参考に、契約書管理システムを導入し、自社の契約業務の効率化を目指しましょう。