受付システムおすすめ6選！ 導入メリットから失敗しない選び方まで徹底解説

受付システムとは？

受付システムは、iPadなどのタブレット端末やデジタルサイネージを用いて、企業の来客対応を自動化・効率化するITツールです。来訪者の受付や担当者への通知、アポイント調整、入館証発行といった一連の受付業務を、人の手を借りずに完結させられます。

ここでは、受付システムの特徴について、従来の有人受付との違いや注目される背景を含めて詳しく見ていきましょう。

有人の受付業務との違い

従来の有人受付と受付システムの最大の違いは、人的な介在なしで来客対応が完結する点です。

有人受付では、受付スタッフが来訪者の情報を手書きで記録する必要があります。しかし、受付システムではデータとして自動的に記録されるため、管理の手間や紛失リスクがありません。

また、担当者への取り次ぎも、電話や内線ではなくチャットツールへの自動通知で行われます。そのため、来訪者を待たせることなくスムーズな対応を実現できます。24時間365日稼働可能で、受付スタッフの休憩時間や不在時でも、対応が途切れない点も大きな特徴です。

注目が集まっている理由

受付システムへの注目は、企業のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進と深刻な人手不足という2つの社会的背景によって加速しています。単純作業である受付業務をデジタル化することで、限られた人材をより戦略的な業務に配置でき、生産性の向上と働き方改革の実現に貢献するでしょう。

少子高齢化による労働人口の減少は今後も続くことが予想され、人材の有効活用は企業にとって死活問題となっています。また、新型コロナウイルスの影響で非接触・非対面での対応が求められるようになったことも、導入を後押しする要因となりました。

受付システムのタイプ

受付システムには、企業の規模や用途に応じて、さまざまなタイプが存在します。代表的なタイプは、以下のとおりです。

ここでは、それぞれのタイプについて詳しく解説していきます。

汎用性の高いタブレット（iPad）型

タブレット型の受付システムは、市販のiPadなどにアプリをインストールして使用するため、導入コストを大幅に抑えられます。設置や移動が容易で、受付カウンターのスペースやレイアウトに応じて柔軟に配置を変更可能です。

アプリのアップデートにより新機能が追加されやすく、常に最新の状態で利用できる点も、長期的な運用において重要なポイントとなります。また、タブレット自体が故障した場合でも、新しい端末に交換してアプリを再インストールすれば、すぐに復旧できる利便性が魅力です。

デザイン性に優れた専用端末型

専用端末型は、受付システムのために特別に設計されたハードウェアです。企業のブランディングに合わせた、洗練されたデザインを選べます。端末とシステムが一体で提供されるため、動作の安定性が高く、トラブル発生時のサポートも一元的に受けられる安心感があります。

プリンターやカードリーダーが内蔵されているモデルも多く、周辺機器を別途用意する必要がないため、受付周りをスマートに設置できるでしょう。高級感のある外観は、来訪者に対して企業の先進性や信頼性をアピールするうえで効果的です。

大規模オフィス向けのサイネージ一体型

サイネージ一体型は、大型のデジタルサイネージに受付機能が統合されたシステムで、企業の顔として強いインパクトを与えられます。受付機能だけでなく、企業情報の表示、フロア案内、ウェルカムメッセージ、広告配信など、幅広い活用が可能です。

主にビルのエントランスや大規模オフィスのロビーなど、広いスペースでの設置に適しており、多数の来訪者に同時に情報を提供できます。タッチパネル式の大画面により、高齢者や外国人にも分かりやすい操作環境を提供できるのも特徴です。

受付システムの主な機能

受付システムには、来客対応を効率化するためのさまざまな機能が搭載されています。代表的な機能は、以下のとおりです。

ここでは、それぞれの機能について詳しく解説していきます。

来客の自動通知

来客の自動通知機能は、来訪者が受付を済ませると、即座に担当者へ通知が送信される仕組みです。通知はSlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャットツールに直接送られるため、担当者はPCやスマートフォンでリアルタイムに確認できます。

これにより、従来の電話や内線での取り次ぎが不要になり、受付での待ち時間が短縮されます。また、担当者不在時の伝達ミスやタイムラグも防げるでしょう。通知には来訪者の名前、会社名、用件などの情報が含まれるため、担当者は事前に準備をして対応することが可能です。

アポイントメントの自動調整

アポイントメント自動調整機能は、GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、面談予約から会議室の確保まで一連の流れを自動化する機能です。訪問日時の調整、会議室の予約、来客用QRコードの発行といった作業をシステム上で一元管理できるため、業務効率が大幅に向上します。

日程変更やキャンセルも自動で反映されるので、手作業による調整ミスやダブルブッキングのリスク防止に役立つでしょう。来訪者には事前にQRコードが送信され、当日はそれをかざすだけで受付が完了するスムーズな運用を実現します。

入館証やQRコードの自動発行

入館証やQRコードの自動発行機能により、来訪者の受付プロセスが大幅に簡略化されます。予約時に発行されたQRコードを受付端末にかざすだけで、来訪者情報が自動的に読み取られ、入館証が即座に印刷される仕組みです。

来訪者は受付で名前や訪問先を記入する手間がなくなり、待ち時間なくスムーズに入館できるようになります。また、発行されたQRコードはセキュリティゲートと連携させることも可能です。訪問フロア以外への立ち入りを制限するなど、高度なセキュリティ管理も実現できるでしょう。

外部ツールとの連携機能

外部ツール連携機能により、受付システムを既存の業務システムと統合し、より高度な活用が可能になります。カレンダーツールやCRM/SFAと連携することで、来客情報や訪問履歴を一元管理し、営業活動や顧客管理に直接活かせます。

例えば、来訪者の過去の訪問履歴や商談内容を事前に確認し、より適切な対応を準備することが可能になるでしょう。API連携に対応したシステムを選ぶことで、自社独自の基幹システムとの柔軟な連携も実現でき、業務プロセス全体の最適化につながります。

受付システムおすすめ6選

受付システムには多くの種類が存在するため、料金や機能などの要素を比較して、自社に合ったものを選びましょう。

ここでは、おすすめの受付システムを詳しく紹介します。

RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、来客対応をスマート化するクラウド型受付システムです。来訪者が受付タブレットから連絡すると、担当社員にチャットツールを通じて自動通知。社員のスケジュールと連携し、会議室の自動予約も可能です。

ラクネコ

ラクネコは、Google／Outlookカレンダー連携によるQRコード付き招待メール送信、名刺撮影／手書き入力も対応し、受付業務は完全にクラウド化。担当者にはSlack・Teams・SMS・電話など、多様なチャネルで即時通知されるため、受付の取り次ぎにかかる無駄な工数をゼロにできます。

月額5,000円から、初期費用なしで30日間の無料トライアルが利用可能です。

workhubReception

workhub Receptionは、スマートロックと連携するクラウド型受付システムです。来訪者が受付タブレットでチェックインすると担当者へ自動通知されるだけでなく、一時的な入館用QRコードが発行され、スマートロックと連携してスムーズな入退室を可能にします。

受付さくらさん

受付さくらさんは、超高性能AIと自己学習能力を搭載したクラウド型受付システムです。AIが来訪者を人のように温かく迎え、多言語（日・英・中・韓）対応により、外国人来訪者もスムーズに案内できます。既存システムとの連携や独自のカスタマイズも可能で、企業の成長に合わせて拡張できます。

MOT受付システム

MOT受付システムは、iPadやAndroidタブレットを使って来訪者受付・内線呼び出し・勤怠管理・入退館記録までを一括処理できる、クラウド型無人受付ソリューションです。

QRコードによる事前受付にも対応し、来訪者は画面にかざすだけで担当者に直接電話がつながるため、総務の取次ぎ業務をゼロにできます。

ReClip

ReClipは、タブレット1台で受付と入退室管理をシンプルに実現する、クラウド型アプリケーションです。初期費用0円で、手持ちのiPadなどですぐに導入可能。来訪者は手書き入力で名前・企業・用件を記録し、その情報は即時にSlackやChatwork、メールなど、複数チャネルへ通知されます。

失敗しない受付システムの選び方

受付システムの導入を成功させるためには、自社の状況に最適なシステムを選定することが肝心です。具体的には、以下のような選び方があります。

ここでは、それぞれの選び方のポイントについて詳しく解説します。

提供形態（クラウド型／オンプレミス型）で選ぶ

受付システムの提供形態は、導入コストや運用の手間に大きく影響するため、自社の状況に合わせて選択しましょう。

初期費用を抑えて手軽に始めたい場合は、クラウド型が適しています。インターネット経由で利用でき、アップデートも自動で行われるため、管理の手間が少ないです。また、クラウド型は月額課金制が一般的で、利用規模に応じてプランを変更できる柔軟性があります。

一方、自社のセキュリティポリシーに合わせて厳密に管理したい場合は、オンプレミス型をおすすめします。自社サーバーに構築するため、柔軟なカスタマイズが可能です。

自社の課題を解決できる機能で選ぶ

システム選定の第一歩は、自社の受付業務における課題を明確に洗い出し、それを解決するために必要な機能を特定することです。

例えば、来客が多い企業なら、アポイントメント調整機能や複数言語対応が搭載されていると便利でしょう。また、セキュリティを重視する企業なら、入退館管理機能が備わっていると安心です。

一方で、多機能すぎるシステムは使いこなせない可能性があるため、自社の規模や業種、来客数に合った、過不足のない機能を選ぶことが大切です。現在の課題だけでなく、将来的な事業拡大や組織変更も見据えて、拡張性のあるシステムを選択してください。

従業員や来客が直感的に使える操作性で選ぶ

受付システムは従業員だけでなく、さまざまな来訪者が使用します。そのため、ITに不慣れな人でも迷わず操作できる、シンプルで分かりやすいインターフェースが欠かせません。

操作が複雑なシステムだと、来訪者にストレスを与え、かえって受付業務の効率を下げる可能性があります。システムを選ぶ際は、無料トライアル期間を積極的に活用しましょう。実際に従業員や模擬的な来客による操作テストを行い、ストレスなく使えるか確認することをおすすめします。

加えて、管理画面の操作性も重要です。管理者が設定変更やデータ管理、レポート作成を簡単に行えるかどうかも、チェックしましょう。

セキュリティ強度とサポート体制を確認して選ぶ

受付システムは来客の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策の確認は必須事項です。通信の暗号化（SSL/TLS）、データの暗号化保存、IPアドレス制限、二要素認証などの基本的なセキュリティ機能を確認しましょう。

プライバシーマークやISMS（ISO27001）認証を取得しているベンダーは、情報セキュリティ管理体制が整っている信頼性の高い指標となります。また、システム導入時の初期設定支援やトラブル発生時の対応など、サポート体制の充実度も重要な選定基準です。

料金体系と運用コストを比較して選ぶ

受付システムの導入では、初期費用だけでなく、月額利用料やオプション料金を含めた総額のランニングコストで比較検討しましょう。

料金プランは利用できる機能数、同時接続可能な端末数、連携可能なツール数などによって変動します。そのため、現在の需要だけでなく、将来的な拡張性も考慮して選ぶことが望ましいです。

事業規模の拡大や拠点数の増減に合わせて、プランを柔軟に変更できるかどうかも重要な選定ポイントとなります。隠れたコストがないか、契約期間の縛りはあるか、解約時の条件はどうなっているかなども事前に確認しておくべきです。

受付システムを導入するメリット

受付システムを導入するメリットは、以下のとおりです。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

受付業務を効率化し、担当者の負担を軽減できる

受付システムの導入により、来客対応が自動化され、受付担当者や各部署の社員による電話・内線での取り次ぎ業務が不要になります。担当者は、自席のPCやスマートフォンで来客通知を受け取れるため、わざわざ受付まで移動する必要がありません。これにより、本来の業務を中断せずに来客対応が可能です。

従来は担当者を探すのに時間を費やしていましたが、システムが自動的に適切な担当者へ通知を送るため、来訪者の待ち時間も大幅に短縮されます。また、来客履歴がデータとして蓄積されるため、過去の訪問情報を簡単に確認でき、より質の高い対応を行えるでしょう。

人件費などの運用コストを削減できる

受付システムの特に大きなメリットは、受付専任スタッフの人件費を低減できる点です。受付スタッフの人件費と比較して、クラウド型のシステムは大幅なコスト削減につながり、運用費用を低く抑えられます。

また、受付業務に関わっていた、他部署の社員の時間的負担も軽減されます。このように、間接的な人件費削減効果も大きく、長期的に見れば相当な経済的メリットとなるでしょう。

加えて、システムは24時間365日稼働可能なため、時間外や休日の来客にも対応でき、追加の人員配置が不要なのも魅力です。

セキュリティを強化できる

受付システムは、来訪者情報をデジタルデータとして正確に記録・管理するため、従来の紙ベースの管理に比べて、情報漏洩リスクを大幅に減らせます。

ICカード連携機能により、事前承認のない来訪者の入館を制限したり、特定エリアへのアクセスを制御したりすることで、物理的なセキュリティも強化が可能です。

来訪記録はシステムに自動的に保存され、必要に応じて検索・確認できるため、個人情報保護法への対応や監査対応も容易になるでしょう。また、誰がいつ来訪したかの記録が正確に残るため、トラブル発生時の原因究明やコンプライアンス強化にも貢献します。

スムーズな来客対応で、企業イメージを向上できる

受付システムによるスマートな来客対応は、来訪者に先進的で信頼性の高い企業イメージを与える効果があります。待ち時間なく、スムーズに受付を済ませられることで、来訪者のストレスを軽減し、ポジティブな第一印象を形成できるでしょう。

デザイン性の高い端末や洗練されたユーザーインターフェースは、エントランスの雰囲気を向上させ、企業のブランドイメージ向上にもつながります。多言語対応機能を備えたシステムなら、外国人ゲストにも適切に対応でき、グローバル企業としての姿勢をアピールできます。

最適な受付システムを導入して、スマートな来客対応を実現しよう

受付システムは、従来の有人受付が抱えていたさまざまな課題を解決し、企業の受付業務を劇的に効率化する革新的なソリューションです。

タブレット型、専用端末型、サイネージ一体型など、企業規模や用途に応じた選択肢があり、自動通知、アポイント調整、入館証発行などの機能により来客対応を自動化できます。

導入により、業務効率化、人件費削減、セキュリティ強化、企業イメージ向上など、多岐にわたるメリットを享受できるでしょう。

システム選定では、提供形態、必要機能、操作性、セキュリティ、コストを総合的に評価し、自社に最適なものを選ぶことが成功の鍵となります。