工場の受付業務を効率化！ 課題解決とシステム導入のポイント

工場の受付が抱えるよくある課題

工場の受付業務は、一般的なオフィスとは異なる課題を抱えています。

工場の受付特有の課題は、以下のとおりです。

ここでは、上記の課題について詳しく見ていきましょう。

トラックドライバーの入退場管理が煩雑になっている

工場では、日々多くのトラックが原材料の搬入や製品の出荷のために出入りしています。この際に発生するドライバーの受付待ちは、物流の遅延や生産性低下の大きな原因です。

特に、朝の時間帯や出荷のピーク時には、多数のトラックが集中することで受付窓口に長蛇の列ができ、構内の混雑も発生します。

従来の紙ベースの受付では、ドライバーが車両情報、荷物内容、入退場時刻などを手書きで記入する必要があり、1台あたり5分以上かかることも珍しくありません。また、紙への手書き記録は、時間がかかるだけでなく、記入ミスも起こりやすいです。

入退館記録が不十分で、セキュリティ面に不安がある

手書きの受付票では、記入内容の真偽を確認することが難しく、虚偽の情報が記載されても見抜くのは不可能と言えます。そうなると、正確な入退館履歴の追跡が困難です。

また、手書きだと、リアルタイムで「誰が」「いつ」「どの目的で」工場内に滞在しているかを把握できません。

さらに、紙の受付票は紛失や改ざんのリスクがあるため、事故や品質問題が発生した際の原因究明も複雑になります。

紙の受付票の管理に手間とコストがかかっている

毎日大量に発生する受付票の作成、記入内容の確認、ファイリング、保管、必要時の検索などの作業には、多くの時間と人的コストが必要です。

法令や社内規定により、数年間の保管が義務付けられている受付票は、年々蓄積され続けています。そのため、保管のための物理的なスペースがオフィスや倉庫を圧迫しているのも、見過ごせない問題でしょう。

さらに、過去の来訪記録を確認する際には、その膨大な量の紙ファイルのなかから該当する受付票を手作業で探し出さなければなりません。この検索作業に多くの時間を取られてしまい、業務の遅れを招くこともあります。

工場に受付システムを導入するメリット

工場の受付業務が抱える課題を解決するためには、受付システムの導入が効果的です。

工場に受付システムを導入することで、以下のような恩恵を得られるでしょう。

ここでは、上記のメリットについて詳しく解説します。

人件費が削減できる

受付担当者の人件費は、年間300万円以上かかるのが一般的です。しかし、受付システムで来客対応を自動化すれば、受付専門の従業員を配置する必要がないため、人件費がかかりません。

システム導入により、これまで受付業務と他の業務を兼務していた従業員は、受付対応から解放され、本来の業務により集中できるようになります。さらに、システムは24時間365日稼働するため、夜間や休日の受付対応も可能です。

管理工数が削減できる

来訪者の情報がシステムに自動で記録・保存されるため、手作業での転記作業やファイリング作業が不要になります。デジタル化されたデータは、検索機能を使って、瞬時に必要な情報を抽出できます。これにより、監査対応や月次報告書の作成にかかる時間も、大きく削減できるでしょう。

複数の工場や拠点を持つ企業では、クラウド上で記録データを一元管理すれば、本社からでも各拠点の来訪状況をリアルタイムで把握可能です。また、データの自動集計機能により、来訪者の傾向分析や繁忙時間帯の把握も容易になります。

コンプライアンスが強化される

正確な入退館記録と本人確認機能により、なりすましや部外者の不正な侵入を未然に防げるのもメリットです。来訪者の顔写真や身分証明書をデジタルデータとして記録することで、後日の確認や照合をスムーズに行えます。

また、システムによる記録であれば、誰がいつアクセスしたかの監査証跡が残るため、改ざんは困難です。そのため、内部統制の観点からも優れていると言えるでしょう。ISO認証の取得やPマークの維持がなされているシステムは、セキュリティレベルが高いのでおすすめです。

SDGsにつながる

紙の受付票を完全に廃止することで、年間数万枚に及ぶ紙の使用量を削減できます。SDGsが注目される近年において、これは環境負荷の低減と企業の社会的責任を果たすうえで、魅力的な取り組みとなるでしょう。

紙の購入コスト、印刷コスト、廃棄処理コストの削減は、直接的な経費削減だけでなく、環境に優しい企業イメージにもつながります。環境に配慮した企業姿勢は、取引先や投資家からの評価や企業のブランド価値にも良い影響を与えるでしょう。

工場向け受付システムで実現できること

工場向けの受付システムは、工場特有のニーズに対応したさまざまな機能を搭載しています。

工場向け受付システムの機能は、主に以下のとおりです。

ここでは、上記の機能について詳しく解説します。

来訪者情報を事前登録し、QRコードで受付する

来訪予定者は事前に送られたURLから必要情報を登録し、発行されたQRコードを受付端末にかざすだけで、瞬時に受付手続きを完了できます。この仕組みにより、来訪者の待ち時間によるストレスを軽減することが可能です。

担当者側も、来訪予定を事前に把握できるため、会議室の準備や資料の用意など、受け入れ準備をスムーズに進められます。なお、事前登録された情報は自動的にシステムに取り込まれるため、受付での記入ミスや情報の不備を防ぐうえでも効果的です。

車両の入退場を管理し、スムーズに誘導する

車両情報を事前にシステムに登録すると、ナンバープレート認識によるゲートの自動開閉や、指定バースへの効率的な誘導が可能になります。ドライバーは、車内に設置されたタブレットや自身のスマートフォンから受付手続きを行えるので、待機時間の短縮と構内の混雑緩和に役立つでしょう。

また、入退場時刻、滞在時間、積み下ろし作業時間などが自動的に記録されるため、物流の流れを可視化できるのも魅力です。車両の入退場をリアルタイムで把握することにより、万が一問題が発生した際にも迅速な対応へとつなげられます。

担当者へチャットや電話で自動通知する

来訪者が受付を完了した瞬間に、担当者のPCやスマートフォンに自動的に通知が送信されます。SlackやMicrosoft Teamsなど、日常的に使用しているビジネスチャットと連携できるため、特別なアプリをインストールする必要はありません。

通知には、来訪者の氏名、会社名、用件などの情報が含まれます。従来の内線電話による取次ぎと異なり、担当者が会議中や外出中でもスマートフォンで通知を確認できるため、対応の遅れを防げるでしょう。

入館証や通行証を自動で発行する

受付端末に接続されたプリンターから、入館証が自動的に発行されます。入館証に印刷されるのは、主に以下の情報です。

この入館証を所持していれば、一目で正規の来訪者だと認識できます。

加えて、色分けやデザインを工夫すれば、来訪者の種別（業者、見学者、VIPなど）も識別しやすくなるでしょう。入館証の自動発行により、事前に手書きで入館証を準備する手間が完全になくなるため、受付担当者の業務負担が軽減されるのも利点です。

受付時に、安全教育ビデオの視聴を徹底する

入館手続きの一環として、安全教育ビデオの視聴を必須化することで、安全ルールの周知を徹底できます。来訪者がビデオの視聴を完了しないと入館証が発行されないように、システム側で設定が可能です。

多言語対応のシステムなら、外国人労働者や海外からの来訪者も、母国語で安全教育を受けられます。誰が、いつビデオを視聴したかの記録が自動的に保存されるため、労働安全衛生法などの法的要求事項への対応も安心です。

工場向け受付システムの選び方

自社の工場に最適な受付システムを選ぶ際には、以下のポイントに着目しましょう。

ここでは、上記の選定ポイントについて詳しく解説します。

工場の特性や業務フローに適合するかを確認する

自社工場の課題解決に必要な機能が備わっているか、実際の運用場面を想定して評価することが重要です。例えば、トラックの入退場が1日100台を超える物流拠点ならば高度な車両管理機能が、海外取引先が多い工場ならば多言語対応機能が必須となります。

化学工場や食品工場など、特殊な安全管理が必要な場合は、該当する安全教育コンテンツの提供やエリア別アクセス制御機能の有無を確認しましょう。加えて、無料トライアルや導入事例を参考に、現場の従業員が実際に操作し、使いやすさを検証することが大切です。

求めるセキュリティ要件を満たせるかを評価する

個人情報を扱うシステムとして、データの暗号化、通信の暗号化、不正アクセス防止など、十分なセキュリティ対策が実装されているかチェックしましょう。IPアドレス制限による特定の場所からのアクセス許可や二要素認証による不正ログインの防止機能は、最低限必要な要件です。

また、データの保管場所（国内データセンターか海外か）、バックアップ体制、災害時のサポートも併せて確認してください。ISMS認証（ISO27001）を取得しているベンダーのシステムは、比較的信頼性が高いといえます。

既存システムとの連携が可能かを確認する

SlackやMicrosoft Teamsなどのビジネスチャット、Googleカレンダーなどのスケジュール管理ツール、既存の入退室管理システムとの連携可否にも着目すべきです。

API連携に対応している受付システムであれば、自社の基幹システムや生産管理システムとの連携により、幅広い業務を自動化できます。また、既存の勤怠管理システムや人事データベースとの連携が実現すれば、データの一元管理が可能です。

操作性やサポート体制が十分かを見極める

ITに不慣れな従業員や、初めて訪れる来訪者でも迷わず操作できる、直感的でシンプルなUIであることも重要です。画面の文字サイズや色使い、ボタンの配置など、高齢者や外国人にも配慮したユニバーサルデザインが採用されているものを選びましょう。

また、導入時の初期設定支援、従業員向けトレーニング、運用開始後の問い合わせ対応といった、充実したサポート体制があれば、スムーズにシステムを導入できます。24時間365日のサポート対応やリモートでの画面共有サポートなど、工場の稼働時間に合わせた柔軟な対応が可能かどうかもポイントです。

工場受付システムの導入で注意すべきポイント

最適な受付システムを選んでも、自社の体制や準備が不十分だとスムーズに導入できません。

工場向け受付システムを導入する際の注意点は、以下のとおりです。

ここでは、上記の注意点について詳しく解説します。

導入の目的を社内で明確に共有する

「なぜ受付システムを導入するのか」という根本的な目的を共有することが、導入成功の鍵となります。経営層から現場の従業員まで、全ての関係者に目的を周知させましょう。

この際、「受付業務にかかる工数を30％削減する」「セキュリティインシデントをゼロにする」というような、具体的な数値目標を設定すると効果的です。導入によって、業務フローがどう変わるのかを事前に説明し、現場の理解と協力を得ることが欠かせません。

導入後の運用フローを具体的に設計する

システム導入後の運用責任者、日常的な管理業務の担当者、トラブル時の対応者など、役割分担を明確に定めておきましょう。来訪者がシステム操作に迷った際の対応手順、機器トラブル発生時の連絡体制、代替手段の準備といった想定されるトラブルへの対応方法を事前に決定します。

その後、受付フローの変更点を整理し、来訪者向けの案内掲示物、従業員向けの操作マニュアル、取引先への事前通知文書などを準備しましょう。なお、段階的な導入計画を立て、まず特定の部門や曜日から始めて、問題点を改善しながら全面導入へ移行する方法も有効です。

複数社の見積もりを取り、費用対効果を検討する

選定の際に見るべきなのは、初期費用や月額料金といった直接的なコストだけではありません。削減できる人件費、紙や印刷コスト、管理工数なども含めて、総合的な費用対効果を算出しましょう。

この際、最低でも3社以上のシステムベンダーについて、機能の充実度、価格、サポート体制、導入実績などを多角的に比較してください。オプション機能の料金体系も確認し、将来的な事業拡大に伴う拡張性も視野に入れておくのが望ましいです。

最適な受付システムで、工場の業務を改善しよう

工場の受付業務は、トラックドライバーの入退場管理の煩雑さ、不十分なセキュリティ管理、紙ベースの非効率な運用など、多くの課題を抱えています。

受付システムの導入は、人件費と管理工数の削減から、コンプライアンス強化、SDGsへの貢献など、メリットが多いです。QRコードをかざすだけで受付が完了し、入館証を自動で発行可能なので、来訪者のストレスを軽減できます。

受付システムを選ぶ際は、まずは自社工場の特性や業務の流れを把握し、優先的に解決したい課題を洗い出すことが重要です。そして、セキュリティ対策や既存システムとの連携などを総合的に評価して、自社に最適な受付システムを導入しましょう。