ギガファイル便の使い方｜基本操作から安全なファイル転送まで解説

【基本】ギガファイル便の使い方

ギガファイル便は、会員登録不要で誰でもすぐに利用を始められる無料のファイル転送サービスです。基本的な操作は非常にシンプルで、パソコンやスマートフォンから、手軽にファイル共有ができます。

ここでは、送信、受信、スマートフォンでの利用という3つの基本操作について、詳しく見ていきましょう。

ファイルをアップロードして送る方法

ギガファイル便でファイルを送信する手順は、非常にシンプルで、直感的に操作を行えます。

まず、ギガファイル便のサイトにアクセスし、送りたいファイルをドラッグ＆ドロップするか、「ファイルを選択」ボタンから指定します。

次に、ファイルの保持期間を7日間から100日間の範囲で選択し、アップロードボタンをクリックするだけで準備完了です。アップロードが終わると自動的にダウンロードURLが生成されるため、これをコピーして、メールやチャットで相手に共有しましょう。

複数のファイルを一度に選択してアップロードすることも可能で、大量のデータを効率的に送信できるのが魅力的です。

ファイルを受け取る方法

ギガファイル便でファイルを受け取る際の操作も、送信時と同様に簡単で分かりやすい仕組みになっています。送信者から共有されたURLをクリックすると、ダウンロード画面が表示され、ファイル名やサイズなどの情報を確認できます。

パスワードが設定されている場合は、ダウンロードキー入力欄に送信者から別途伝えられたパスワードを正確に入力してください。ダウンロードボタンをクリックすれば、ファイルは自動的にパソコンの指定フォルダに保存されます。

複数のファイルがまとめられている場合は、個別にダウンロードするか、ZIP形式で一括ダウンロードするかを選べるため便利です。

スマートフォンからファイルを送受信する方法

スマートフォンからギガファイル便を利用する場合も、専用アプリのインストールは必要ありません。iPhoneやAndroidの標準ブラウザでギガファイル便のサイトを開けば、パソコンと同じインターフェースで操作を行えます。

写真や動画を送信する際は、端末の「ファイル」アプリや写真ライブラリから直接選択でき、タップ操作だけで簡単にアップロードが完了する仕組みです。

ダウンロードしたファイルは、スマートフォンの指定フォルダ（通常は「ダウンロード」フォルダ）に自動で保存されます。保存されたファイルは、対応するアプリケーションで開いて閲覧・編集が可能です。

【応用】ギガファイル便の便利な使い方

ギガファイル便には、基本的な送受信機能に加え、業務効率を大幅に向上させる便利な機能が多数搭載されています。特に覚えておきたい便利な機能は、以下のとおりです。

ここでは、上記の機能について解説します。

複数のファイルをまとめて、ZIP圧縮して送る

複数のファイルを効率的に送信したい場合、ギガファイル便の「まとめる」機能が便利です。アップロードした複数のファイルを選択し、「まとめる」ボタンをクリックするだけで、自動的に1つのZIPファイルに圧縮されます。

この機能により、受信者は一度のダウンロード操作で全てのファイルを取得でき、個別にダウンロードする手間が省けます。プロジェクト関連の資料や大量の画像ファイルなど、数十個以上のファイルを共有する際に特に重宝するでしょう。

ZIPファイルの名前は自由に設定が可能なため、「202501_プロジェクトA資料」のように分かりやすい名称を付けることをおすすめします。

ファイル名やメモを変更して、管理しやすくする

ギガファイル便では、アップロード後でもファイル名の変更やメモの追加に対応しており、受信者への配慮が行き届いた仕組みになっています。

元のファイル名が英数字の羅列で分かりにくい場合、日本語の分かりやすい名前に変更すれば、受信者の混乱を防げるでしょう。複数のバージョンがあるファイルを送る際は、「最新版_20250112」のように日付を含めることで、バージョン管理も容易になります。

メモ欄には、ファイルの概要や確認してほしいポイント、締切日などの重要事項を記載できるため、別途説明メールを送る手間が省けます。「〇〇会議の議事録です。P3の予算部分をご確認ください」といった具体的な指示を書いておけば、スムーズなコミュニケーションが可能です。

通知機能で、ダウンロード状況を把握する

ダウンロード通知機能を設定しておけば、相手がファイルをダウンロードした瞬間にメール通知を受け取れます。自分のメールアドレスを登録するだけで、「いつ」「誰が」ファイルをダウンロードしたかをリアルタイムで把握できます。

ビジネスシーンでは、重要な資料が確実に相手に届いたかどうかのチェックが行えるので、フォローアップのタイミングを逃しません。また、意図しない第三者からのアクセスがあった場合も即座に検知可能なため、セキュリティ管理の観点からも有効な機能と言えるでしょう。

特に締切がある案件では、相手がファイルを確認したかどうかを把握することで、必要に応じてリマインドを送れます。

ギガファイル便を利用するメリット

ギガファイル便が多くのユーザーに支持される理由は、その手軽さと機能性のバランスの良さにあります。ギガファイル便を利用する具体的なメリットは、以下のとおりです。

ここでは、上記のメリットについて解説します。

登録不要でコストをかけずに利用できる

ギガファイル便の最大の魅力は、面倒な会員登録が一切不要で、完全無料で全機能の利用が可能なことです。サイトにアクセスするだけですぐに使い始められるため、急ぎでファイルを送信したい場合でも時間をかけずに済みます。

メールアドレスや個人情報の登録が不要なので、情報漏洩のリスクを心配せずに、安心して使えるのも大きなメリットです。企業にとっては、追加コストをかけずに大容量ファイル共有の手段を確保できるため、予算を圧迫する心配もありません。

広告収入で運営されているため、利用者は無料ですが、サービスの品質は有料サービスに劣らず安定しています。

最大300GBの大容量ファイルを転送できる

ギガファイル便では、1ファイルあたり最大300GBという圧倒的な容量のデータを転送できる点が大きな強みです。高画質の動画ファイルや大量の写真データ、CADファイルなど、通常のメールでは送れないサイズのファイルも問題なく扱えます。

アップロードできるファイル数に制限がないため、プロジェクト全体の資料を一度に共有することも可能です。映像制作やデザイン業界など、日常的に大容量データを扱う業種にとって、なくてはならないツールといえるでしょう。

また、複数の大容量ファイルを1つのURLにまとめて送れるため、受信者側の管理も簡単です。

パスワード設定でセキュリティを高められる

ギガファイル便では、アップロードしたファイルごとに任意のパスワード（ダウンロードキー）を設定する機能が標準で備わっています。URLを知っているだけではファイルをダウンロードできないようにしておくと、万が一の誤送信時の情報漏洩リスクを大幅に減らせます。

URLとパスワードを別々の通信手段（メールとチャットなど）で送れば、二重のセキュリティ対策が実現するでしょう。

パスワードは送信者が自由に設定を行えるため、プロジェクトごとに異なるキーを使い分けるなど、柔軟な運用が可能です。定期的にパスワードを変更したり、複雑な文字列を使用したりすることで、セキュリティレベルをさらに高められます。

ギガファイル便の使い方に関するコツ

ギガファイル便をより快適に利用するコツは、以下のとおりです。

ここでは、上記のコツについて詳しく見ていきましょう。

アップロードやダウンロードが遅い場合の対処法

ファイルの転送速度が遅い場合、いくつかの要因が考えられるため、順番に確認して対処するのが重要です。

まず、利用時間帯を見直してみましょう。昼休みや夕方など、多くの人が利用する時間帯を避けると、速度が改善する可能性があります。また、Wi-Fi接続から有線LAN接続への切り替えにより、通信の安定性が向上し、転送速度が大幅に改善されるケースもあります。

さらに、ブラウザのキャッシュをクリアしたり、不要なタブやアプリケーションを閉じたりして、パソコンのリソースを確保することも効果的です。大容量ファイルの場合は、深夜や早朝などの回線が空いている時間帯にアップロードを実行するのも、1つの方法と言えます。

相手にファイルが届かない・開けないときの確認事項

ファイルが正常に受け取れないトラブルが発生した場合、まずは基本的な確認事項から順番にチェックしていきましょう。

最も多い原因は、共有したURLが途中で切れていたり、コピーペーストの際に文字が欠けていたりすることです。パスワードを設定している場合は、大文字・小文字の区別や全角・半角の違いなど、入力ミスがないか再確認してください。

ファイルの有効期限が切れていないかも、重要な確認ポイントです。期限切れの場合は、再度アップロードし直す必要があります。ZIPファイルが解凍できない場合は、受信者のパソコンに解凍ソフトがインストールされているか、確認してもらいましょう。

ギガファイル便と他のサービスを使い分ける

ファイル共有のニーズに応じて、ギガファイル便と他のサービスを適切に使い分けることで、より効率的な業務運営が可能になります。

急ぎの大容量ファイルの転送や一時的な共有には、ギガファイル便が最適です。しかし、機密性の高いデータを送信する際は、法人向けサービスを選ぶべきでしょう。

また、継続的な共同編集が必要なドキュメントは、GoogleドライブやOneDriveなどのクラウドストレージサービスが適しています。長期保管が必要なファイルや、バージョン管理が重要な開発データなどは、専用のストレージサービスを利用するのが賢明です。

ギガファイル便を安全に使うための注意点

無料で便利なギガファイル便ですが、安全に利用するためには守るべき注意点があります。情報漏洩を防ぐための3つのポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記の注意点について詳しく解説します。

機密情報や個人情報の送信は避ける

ギガファイル便は便利なサービスですが、企業の財務情報や顧客の個人情報など、機密性の高いデータの送信には適していません。通信は暗号化されているものの、無料サービスという性質上、有料の法人向けサービスと比較すると、セキュリティレベルに差があるのは明らかです。

自社のセキュリティポリシーやコンプライアンス規定を確認し、ギガファイル便の利用が許可されているかを必ずチェックしましょう。許可されている場合でも、送信するファイルの内容は慎重に選定し、リスクを最小限に抑えてださい。

重要度の高いデータは、セキュリティが保証された法人向けサービスや、自社で管理するサーバーを利用することをおすすめします。

ダウンロードURLの誤送信に気をつける

URLの誤送信は、意図しない第三者へのファイル流出につながる、最も危険なミスの1つです。送信前には必ず宛先のメールアドレスを複数回確認し、オートコンプリート機能による誤選択がないか、注意深くチェックしましょう。

パスワードの設定は、必須としてください。URLとは別の通信手段でパスワードを伝えることで、万が一の誤送信時のリスクを軽減できます。ダウンロード通知機能を活用すれば、意図しない相手からのアクセスを早期に検知し、迅速な対応が可能になるでしょう。

重要なファイルを送信する際は、送信前に上司や同僚にダブルチェックしてもらうなど、組織的な対策も有効です。

ファイルの保存期間が過ぎないように管理する

ギガファイル便にアップロードしたファイルは、設定した保存期間（最大100日）を過ぎると自動的に削除され、復元は不可能です。そのため、相手がダウンロードするまでに十分な期間を設定することはもちろん、重要なファイルは期限前にリマインドを送る習慣をつけましょう。

プロジェクトの進行状況によっては、当初の予定より確認が遅れることもあるため、余裕を持った期間設定が大切です。長期保管が必要な重要ファイルは、ギガファイル便を一時的な転送手段として使い、別途適切なストレージに保存すべきでしょう。

また、ファイルの管理表を作成し、アップロード日と有効期限を記録しておくことで、期限切れによるトラブルを防げます。

ギガファイル便の使い方をマスターして、業務を効率化しよう

ギガファイル便は、登録不要・完全無料で最大300GBのファイルを転送できる優れたサービスです。基本的な送受信方法から、複数ファイルのZIP圧縮、ダウンロード通知などの便利機能まで、さまざまな機能を活用することで業務効率が大幅に向上するでしょう。

ただし、機密情報の取り扱いやURLの誤送信、保存期間の管理といったセキュリティ面での注意点を守ることが安全な利用の前提となります。用途に応じて他のサービスと使い分けながら、ギガファイル便の特性を最大限に活かして、スムーズなファイル共有を実現しましょう。