文書管理システム比較おすすめ15選！ 導入時の選び方も紹介

文書管理システムとは？ 主な機能を紹介

文書管理システムとは、企業内で発生する契約書、請求書、仕様書などのあらゆる電子ドキュメントや、紙媒体をスキャンしたファイルを、作成から廃棄までの一連のライフサイクルに沿って一元管理するシステムのことです。

一般的なファイルサーバーとの決定的な違いは、「検索性の高さ」と「管理機能の深さ」にあります。単にデータを保存するだけでなく、導入によって「いつ、誰が、どの文書を作成・更新したか」を明確にし、アクセス権限や保管期限を自動的に制御する機能を備えています。

近年ではテレワークの普及に伴い、場所を選ばずに業務を行えるクラウド型のサービスが主流となりつつあり、DXの第一歩として多くの企業で検討されています。

文書登録

文書管理システムにおける「登録」は、単なるファイルのアップロードにとどまりません。システムへのデータ格納時に、検索や管理に必要な「属性情報（メタデータ）」を付与することが重要な役割となります。

具体的には、以下の形式で文書を資産化します。

このプロセスを経ることで、膨大なファイルのなかから必要な情報を即座に取り出せる基盤が整います。導入初期には、既存の書類をどのように効率よく登録するかが運用のカギとなります。

文書検索

「必要な書類がすぐに見つからない」という課題を解決するのが、強力な検索機能です。Windowsのエクスプローラー検索などと比較して、以下のような高度な検索手法に対応しています。

優れた検索機能を持つシステムを導入することで、総務部門における「書類探し」の時間を大幅に削減し、本来のコア業務に集中できる環境を構築できます。

文書共有

文書管理システムは、組織内やプロジェクトチーム、あるいは外部の取引先と安全に情報を共有するサービス基盤として機能します。

従来のメール添付やUSBメモリでの受け渡しは、セキュリティリスクやどれが最新版か分からなくなる「先祖返り」のリスクがありました。システム上で共有を行うことで、以下のメリットが生まれます。

部門をまたぐ横断的なプロジェクトにおいても、常に最新のデータを全員が参照できる状態を維持します。

バージョン管理

同じファイル名で上書き保存をしてしまい、過去の重要な記述を消してしまった経験はないでしょうか。バージョン管理は、ドキュメントの変更履歴を自動的に記録・保存する機能です。

契約書の修正過程や仕様書の変更履歴など、経緯の証明が必要な重要文書の管理において、必須の機能と言えます。

セキュリティ管理

企業の重要資産である情報を守るため、文書管理システムは一般的なファイルサーバーよりも強固なセキュリティ機能を有しています。情報漏洩対策として、主に以下の制御を行います。

特にマイナンバーや人事情報などを扱う総務部門にとって、細やかな権限設定ができることは導入選定時の重要なポイントとなります。

文書情報管理

文書そのものの内容だけでなく、その文書の「ライフサイクル」を管理する機能です。特にコンプライアンス（法令遵守）の観点から重要視されています。

電子帳簿保存法などの各種法令に適切に対応するためには、人の手による管理ではなく、システムによる自動的なルール適用が不可欠です。これにより、不要な文書の滞留を防ぎ、サーバー容量の削減にも寄与します。

bizocean事務局おすすめの文書管理システム2選

市場には数多くの文書管理システムが存在しますが、ここではbizocean事務局が厳選した、特に導入実績が豊富で機能性に優れた2システムを紹介します。

まずは、自社の課題解決につながりそうなサービスか、以下の概要を確認してみてください。興味がある場合は、詳細資料を一括でダウンロードして比較検討することをおすすめします。

クロジカAI書類管理

TOWN株式会社の「クロジカAI書類管理」は、複数枚の書類をまとめてスキャンするだけで、AIが分類からファイル名変更、ページ分割まですべて自動で行うシステムです。事前の準備は不要で、手入力の手間をほぼゼロにできます。

サポートも充実しており、仕分けの結果に不安がある場合、オペレーターがサポートを行います。

クロジカAI書類管理の資料ダウンロードはこちら

invoiceAgent 文書管理

ウイングアーク1st株式会社が販売する「invoiceAgent 文書管理」は、多彩な帳票の分類から保存、検索、外部システムとのデータ連携までを網羅したシステムです。経費の抑制やガバナンスの強化、ペーパーレス化を推し進め、業務の生産性向上を支援します。

文書の一元管理機能、ワークフロー機能、周辺システムとの連携機能など幅広い機能が搭載されており、全社の業務文書の保管ツールとして活用できます。また、電子帳簿保存法に対応しており、長期保管や監査対応にも適した仕組みを提供しています。

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【比較表】文書管理システム15選

自社の要件に合ったシステムを選定するために、主要な15サービスを一覧にまとめました。導入形態（クラウド/オンプレミス）や無料トライアルの有無などを比較し、候補を絞り込んでください。

クロジカAI書類管理

TOWN株式会社の「クロジカAI書類管理」は、PDF化された書類の仕分けや整理、要約をAIが自動で行う書類管理ソリューションです。手作業による手間を省くことができ、形式の異なる書類が混在する環境でも安心して利用できます。

これまでに1,800社を超える導入実績を誇り、35,000人のユーザーに活用されています。

TOKIUM電子帳簿保存

株式会社TOKIUMの「TOKIUM電子帳簿保存」は、電子帳簿保存法の法的要件をクリアした状態で、国税関係の書類を保管できるクラウド型文書管理システムです。取引に関するあらゆる書類をデジタル化し、単一のプラットフォームで一括管理が行えます。

RAQCABI

C-design株式会社が提供する「RAQCABI（ラクキャビ）」は、紙媒体とデジタルデータの契約書を統合管理できるクラウド文書管理ツールです。予算を抑えつつ、手軽にシステムを導入したい中小企業に適した機能を有しています。

文書管理システム MyQuick

インフォコム株式会社の「MyQuick」は、資料の保管機能だけでなく、履歴・証跡の保持や社内のナレッジ共有まで、多目的な活用ができるAI文書管理システムです。30年以上の販売実績を持ち、多種多様な業界で採用されています。

強固なセキュリティを維持しながら、業務の効率化を実現します。

楽々 Document Plus

住友電工情報システム株式会社が提供する「楽々 Document Plus」は、高性能な検索エンジンと使いやすさを両立した文書管理システムです。業界を問わず、950社以上が導入しています。

導入形態としてクラウド・オンプレミスの両方があり、組織の規模や環境、運用方法に合わせて選べる点も魅力の1つです。

DocuWare

株式会社PFUの「DocuWare」は、社内のあらゆる書類とビジネスプロセスを統合的にコントロールし、自動化や既存システムとの連携を通じてDXの土台を作るサービスです。世界100カ国以上、20,000社を超える企業に採用されています。

高い安全性に加え、クラウドとオンプレミスの両対応、多言語対応も強みです。

活文 Contents Lifecycle Manager

株式会社日立ソリューションズの「活文 Contents Lifecycle Manager」は、文書の作成から廃棄までの一連の流れ（ライフサイクル）を厳格に管理するシステムです。大規模文書管理への対応実績も豊富で、SEによる導入サポートもあるため、安心して導入できます。

e-文書保存ソリューション

JFEシステムズ株式会社が提供する「e-文書保存ソリューション」は、法規制に基づいた電子帳簿保存を可能にし、事務部門の業務効率化を強力に後押しするサービスです。中小企業のデジタルトランスフォーメーションを支える、最適なソリューションとなります。

FileBlog

株式会社鉄飛テクノロジーの「FileBlog」は、既存のファイルサーバーの利便性を高め、ドキュメントの整理や共有を円滑にするサーバー向けパッケージソフトです。

Windowsエクスプローラーのような直感的な操作感に、高速な全文検索やプレビュー機能が加わり、場所を選ばず快適にファイルを共有できる点が魅力です。

文書管理システム

株式会社LICが提供する「文書管理システム」は、立ち上げから実運用までの負担を軽減する多彩な機能を備え、スピーディーに利用を開始できるソリューションです。承認や決裁などのワークフロー機能も搭載しており、業務プロセスの健全化に寄与します。

SpaceFinder

ダイキン工業株式会社が開発した「SpaceFinder」は、製品企画や設計開発から、生産準備、品質保証まで、製造業のあらゆる帳票・ワークフローをノーコードで作成できるシステムです。

700社以上が導入しており、製品企画や設計開発など、さまざまな業務の中で利用されています。

デジタルドルフィンズ

枚岡合金工具株式会社の「デジタルドルフィンズ」は、製造業の現場で生まれ、使いやすさにこだわった文書管理・図面管理システムです。

導入により、図面探しに費やしていた時間をゼロにし、生産性向上に直結させるツールとして、中小製造業を中心に高い評価を得ているサービスです。

PROCENTER/C

NECソリューションイノベータ株式会社の「PROCENTER/C（プロセンター・シー）」は、情報の伝達・公開から、高度なセキュリティ、膨大なデータの整理、蓄積・検索、運用管理までをカバーする文書管理システムです。

230社以上の導入実績があり、大手組織でも活用されています。

SFS Lite PLUS

立山科学株式会社の「SFS Lite PLUS」は、紙とデジタルの書類を統合して管理し、企業の重要な情報資産として役立てるためのシステムです。約20年の提供実績と35,000ライセンス以上の導入を誇り、金融機関や士業事務所などを中心に幅広く利用されています。

文書管理システムの選び方のポイント

自社に最適な文書管理システムを選定するためには、単に機能が豊富であれば良いというわけではありません。現場が抱える具体的な課題を解決できるか、そして無理なく長期的に運用し続けられるかという視点が極めて重要です。

本記事では、導入を成功させるために、比較検討時に重視すべき4つのポイントを詳しく解説します。

検索機能の使いやすさ

導入後の満足度を左右する最も重要な要素が「検索性」です。必要な情報にたどり着くまでのスピードが、業務効率に直結するからです。

無料トライアルなどを利用し、実際の操作感やレスポンスの速さを確認することをおすすめします。

法令・制度への対応

コンプライアンス強化を目的とする場合、関連する法令への対応状況は必須の確認事項です。特に以下の法律は、要件が細かく規定されています。

加えて、e-文書法への対応や、情報漏洩を防ぐアクセス権限設定・操作ログ管理など、内部統制機能も重要です。システムが法令改正に合わせて自動的にバージョンアップされるクラウド型のサービスを選ぶと、運用負担を軽減できます。

法対応の不備は経営リスクに直結するため、慎重な見極めが必要です。

セキュリティ体制

企業の機密情報を一箇所に集約するため、堅牢なセキュリティ対策が求められます。特に社外からのアクセスを許可する場合、以下の機能は欠かせません。

また、ベンダー自体の信頼性や、データセンターの設置場所、バックアップ体制なども併せて確認しましょう。

ワークフロー管理

文書は「保管して終わり」ではなく、作成、承認、回覧といったプロセスを経て確定します。この一連の流れをシステム内で完結できるかも、重要なポイントです。

ワークフロー機能を持つシステムを導入すれば、ハンコをもらうための出社や、書類の紛失リスクを削減し、意思決定のスピードアップにもつながります。

また、承認履歴がログとして残るため、内部統制の強化にも有効です。既存の業務フローに合わせられる柔軟性があるか確認しましょう。

文書管理システム導入時の注意点

文書管理システムは業務効率を劇的に向上させる可能性を秘めていますが、単にツールを導入すればすべてが解決するわけではありません。失敗事例の多くは、運用設計やコスト見積もりの甘さに起因しています。

事前に想定しておくべき「壁」とその対策を知ることで、導入プロジェクトを成功に導くことができます。ここでは、特に注意すべき3つのポイントを解説します。

初期費用・維持費用がかかる

システム導入には、必ずコストが発生します。単なるライセンス費用だけでなく、トータルコストで見積もる必要があります。

「コストに見合うだけの業務時間削減効果（ROI）が出るか」をシミュレーションし、費用対効果を明確にしておくことが、決裁を通すためのカギとなります。

利用方法を周知させる必要がある

新しいシステムを導入しても、現場の社員が使いこなせなければ意味がありません。「操作が難しい」「面倒だ」と感じられると、結局以前のやり方（個人のPCに保存、紙で保管など）に戻ってしまうリスクがあります。

導入直後は問い合わせが増えることが予想されます。ヘルプデスク体制を整えるか、ベンダーのサポートサービスを積極的に活用する計画を立てておきましょう。

定期的な運用の見直しが必要になる

ビジネス環境や法規制は常に変化します。一度決めた運用ルールも、時間の経過とともに実態に合わなくなることがあります。

半年に1回など定期的なチェックを行い、現場の声を聞きながら、使いにくい部分を改善し続けるPDCAサイクルを回すことが、システムを長く快適に利用する秘訣です。

まとめ

本記事では、文書管理システムの基本機能から、おすすめの15選、選び方のポイントまでを解説しました。

文書管理システムの導入は、単なる「ペーパーレス化」にとどまりません。必要な情報へ瞬時にアクセスできる環境を整えることで、業務スピードを加速させ、組織全体の生産性を底上げする経営戦略の1つです。

また、電子帳簿保存法などの法令対応やセキュリティ強化の観点からも、その重要性は増すばかりです。

まずは自社の課題（検索に時間がかかる、保管スペースがない、版管理ができていないなど）を整理し、それに合った機能を持つシステムをピックアップしてください。

そして、気になったサービスの資料をダウンロードし、無料トライアルなどで実際の操作感を確かめることから始めてみましょう。

最適なシステム選びが、あなたの会社の働き方を大きく変える第一歩となります。