総務のあり方。「まず、地平線を確認しましょう」

総務から会社を変えるシリーズ

著者：株式会社月刊総務　代表取締役社長戦略総務研究所所長豊田健一

部門の仕事範囲

総務部門の仕事は広範囲にわたり、また業務分掌規程には「他部門が担当しない業務全て」という文言が記載されることが多いものです。どのような業務が降ってくるのか、落ち着かない心持ちで仕事をする方も少なくないはずです。VUCA時代と言われる何が起こっても不思議ではない時代には、過去に経験のない未知との遭遇もあるかもしれません。そんな中で、まずは足元の既存業務の範囲を把握し、足りない部分は言われる前に対応しておき、業務が広範囲でどんな仕事が来るか分からない部門ではありつつも、地平線を明確にしておきたいものです。

総務の業務範囲は、企業規模により大きく変わります。創業した当初は人事・総務・経理を分化せず、一つの事務部門としてあらゆる間接業務を担当することが多いでしょう。その後、事業が発展し企業規模が大きくなると仕事の量も増え、経理業務や人事業務など専門性が必要な業務が分化していきます。こうして総務の業務範囲は分化とともに定まっていきます。多くの部門が次のように分化し、新たな部署として誕生していきます。そして巨大企業になると、総務部もさらにさまざまな課に分化していきます。

事務部門

総務部　経理部

総務部　経理部　人事部

総務部　経理部　人事部　財務部

総務部　経理部　人事部　財務部　法務部

総務部　経理部　人事部　財務部　法務部　経営企画部　　　　　

総務部　経理部　人事部　財務部　法務部　経営企画部　広報部

総務部　経理部　人事部　財務部　法務部　経営企画部　広報部　秘書室

総務部　経理部　人事部　財務部　法務部　経営企画部　広報部　秘書室　情報システム部

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総務課、購買課、オフィス課、厚生課、受付課、株式課・・・

この分化の歴史が、総務に対して良からぬイメージを植え付けていくことがあります。専門性が必要となり分化していく、裏を返すと、専門性を必要としない業務が総務部門に残る、というイメージです。しかし、総務部門の仕事は知識が必要ない、専門性が必要ない仕事ばかりではありません。誰でもできる雑務も確かにありますが、リスク管理やオフィス設計など、人事や経理に劣らず専門性が必要な仕事は多々あります。しかし第5回で記したように、それを伝えていないことにより、専門性を必要としない仕事と見られているのです。

では、総務部門の仕事には、どのようなものがあるのでしょうか？この図は、私が総務部門で仕事をしていたころの、中堅企業規模の総務業務の一覧表です。

図の通り、経営に関するもの、法務系、物品の管理から福利厚生まで、実に多岐にわたります。毎日発生する業務もあれば、年に一回の仕事もあります。これらの広範囲の仕事をそれぞれ担当に割り振り対処していきますから、誰がどんな仕事をどのようにしているか把握することは、正直難しいのが実情です。その結果、以前書いたように属人化に陥るのも仕方がない面もあります。

いずれにせよ、まずは自社の総務部門がどのような仕事をしているのか、一度書き出して可視化することが必要です。そして、見つけ出したいのは、自社で不足している仕事です。特にリスク管理系の仕事は、その重要性に気づかず未対応のままでは、いつか大変な事態に陥ることもあります。この一覧表を参考に、総務部門の仕事を整理しておきたいものです。他社との情報交換も良いかもしれません。

総務部門の機能とは？

総務部門の仕事の数々。これを体の機能に置き換えたらどうなるでしょうか？　ちょっと違った観点で総務部門の機能を見てみましょう。

このように総務には「栄養を補給し、体質を強化する」機能から、「皮膚を鍛え、外からの刺激に対応する」機能まで、人間の体を維持するために必要な多くの機能が含まれています。

総務は「空気」のような存在だと表現した総務部長がいました。普段は誰もその存在を意識しないが、失ってみれば苦しくなり、その必要性が認識される、という意味です。私たち人間も普段意識していませんが、体の中を血液が巡り、ウイルスが体内に侵入したとしても自らの免疫で知らぬ間に撃退しています。

このように、総務部門の機能は普段は意識されていなくても、なくてはならない大変重要な機能です。病気になって初めて健康のありがたさに気づくように、総務の仕事も、普段は現場従業員に意識されることはありませんが、いったん問題が発生すると、その重要性を感じることになるのです。社内からの依頼事項に対応して感謝されることはあっても、それが総務部門の評価に繋がらないところが悲しい点ではあります。