電子契約のやり方は？ 始め方やメリット、導入手順を解説

電子契約とは

電子契約とは、従来の紙の契約書に代わり、電子的に作成された契約書を用いて契約を締結する方法です。電子署名や、タイムスタンプといった技術を活用することで、紙の契約書と同等の法的効力を持つことが可能となります。

電子契約を行うためには、電子署名とタイムスタンプが必要です。電子署名は契約当事者の本人性を確認し、タイムスタンプは契約締結日時を証明する役割を担います。これらの技術により、電子契約書の改ざんを防止し、法的な有効性を担保できるのです。

近年、電子契約が普及しています。ペーパーレス化の流れもあり、電子契約の利用はさらに拡大していくでしょう。

電子契約を始める際に必要な準備

電子契約を導入する際には、以下のことについて準備しておく必要があります。

以下では、それぞれの準備過程について詳しく説明します。

現状の契約書管理体制の把握

電子契約への移行を検討する際は、まず現在の契約書の管理状況や課題を洗い出すことが大切です。契約書の保管場所や管理方法、検索性の低さなど、現状の問題点を明確にしましょう。

次に、電子化する契約書の種類や量を把握します。ただし、全ての契約書を一度に電子化するのは難しいため、優先順位をつけて段階的に進めていくことをおすすめします。

電子契約の導入には関連部署との調整が欠かせません。契約書管理の主管部署だけでなく、法務部門やシステム部門などとも連携し、円滑に進められる体制を整えましょう。

電子契約サービスの選定

電子契約サービスには、クラウド型とオンプレミス型があります。クラウド型は初期費用が抑えられ、導入も容易なサービスです。一方で、オンプレミス型はカスタマイズ性に優れています。

自社に適したサービスを選ぶためには、必要な機能や利用シーン、セキュリティ面での要件を明確にすることが重要です。また、電子署名やタイムスタンプの仕様も確認しておきましょう。

ただし電子契約サービスを導入するには一定のコストがかかります。目的に見合った投資となっているか、費用対効果も十分に検討しましょう。

社内規定の整備と周知

対象となる契約書の範囲や承認フロー、原本の保管方法は、社内規定に組み込みましょう。

整備した社内規定は、従業員への周知が欠かせません。電子契約の意義やメリットを丁寧に説明し、ルールを守って適切に運用してもらえるよう働きかけてください。電子契約の運用ルールを定めた社内規定を整備することは、トラブル防止にもつながります。

電子契約の操作方法についても、マニュアルの作成や研修の実施などによって従業員をサポートすることが理想的です。

電子契約のやり方

電子契約サービスを導入したら、実際の契約締結に向けた準備を進めます。電子契約の設定方法について、以下の内容を確認しておきましょう。

電子契約サービスへのログインとアカウント設定

まずは、導入した電子契約サービスにログインし、利用を開始します。IDとパスワードを発行して、アクセス権限を設定しましょう。

基本的に電子契約サービスでは、管理者アカウントと一般ユーザーアカウントを使い分けます。
管理者はアカウント全体の設定や管理を担当し、一般ユーザーは契約書の作成や締結ができます。

ログイン後は、電子署名の設定を行ってください。ほかにも証明書の発行申請やパスワードの登録など、サービスごとに必要な手続きを済ませておきましょう。

契約書のアップロードと送信相手の設定

締結する契約書をアップロードする際は、PDF形式で行うのが一般的です。ファイル名や保存先フォルダを設定し、電子契約サービス上で所定の操作を行います。

アップロード後は、契約書の送信先の設定が必要です。宛先のメールアドレスを入力し、メッセージを添えて送信します。その際、社内の承認フローに従って必要な承認者を設定しましょう。

複数の契約書を送信したい場合は、ZIP形式で圧縮してアップロードする方法もあります。この方法は、大量の契約書を送信する際に、一括送信できる便利な機能です。

契約書の記入と署名

送信された電子契約書は、受信者側で内容を確認し、必要事項を記入します。入力フォームに沿って、氏名や住所、日付などを入力してもらいましょう。

記入が完了したら、電子署名の操作を行います。電子契約サービスのガイドに従って、マウスやタッチペンを使用した署名が必要です。この際、タイムスタンプが自動的に付与されます。

万が一、記入内容に修正や変更が発生した場合は、再度契約書を送信し直す必要があります。

完了通知の確認と原本の保管

両者の署名が完了すると、電子契約の締結が完了します。電子契約サービスから完了通知が届くため、内容を確認しましょう。

電子契約書の原本データは、電子契約サービス上で自動的に保管されます。必要に応じてダウンロードし、社内の管理規定にのっとって適切に保管しておきましょう。

締結した電子契約書は、電子契約サービスの検索機能を使えば、いつでも検索・閲覧できます。

電子契約を導入するメリット

電子契約を導入することで、以下のような様々なメリットが期待できます。

ここでは、それぞれのメリットについて詳しく紹介します。

業務の効率化とコスト削減

電子契約を導入すれば、印刷や製本、郵送といった作業が不要となるため、大幅な工数・コスト削減が見込めます。
また、従来の紙の契約書では、郵送や作成に数日から数週間かかっていた作業が、電子契約ならデータ上で数時間から数日で完了します。

担当者が契約書の準備や発送、保管などに費やしていた時間を削減できるため、生産性の向上を見込めることもメリットの1つです。人的コストの削減にも期待できるでしょう。

リモートワークへの対応とペーパーレス化促進

電子契約は、ネット環境さえあればどこでも契約締結が可能です。また、電子契約の導入は、ペーパーレス化を促進することにも効果的です。紙の使用量を大幅に削減できるため、環境負荷低減にも期待できるでしょう。

さらに担当者の自宅やサテライトオフィスからでも、契約業務を行えるようになります。テレワークの普及に伴い、リモートでの契約締結のニーズが高まっています。電子契約を活用すれば、いつでも・どこでもスピーディーに対応できるようになるでしょう。

契約書管理の省力化とセキュリティ強化

電子契約では、契約書の検索性が大幅に向上することもメリットの1つです。締結日や契約書のタイトル、取引先名などから、目的の契約書をすぐに探し出せるようになります。

また、電子契約書は一元管理が可能なため、複数の部署で個別に管理する必要がありません。契約書管理の手間を大幅に省力化できるでしょう。

ほかにも電子契約書には、改ざんや不正アクセスを防止する仕組みが備わっています。暗号化技術によって高いセキュリティを確保できるため、機密情報の保護にも効果的です。

さらに、電子データはバックアップが容易なため、災害時の損失リスクや紛失のリスクを軽減できます。契約書の保護という観点からも、電子契約のメリットは大きいと言えるでしょう。

電子契約を導入する際の注意点

電子契約の導入を円滑に進めるためにも、以下の点に留意しましょう。

ここでは、各注意点について説明します。

取引先の同意を得る

電子契約の導入にあたっては、取引先に事前に電子契約への切り替えを説明し、合意を取り付けておく必要があります。

取引先が電子契約に不慣れな場合は、丁寧かつ正確な説明が求められます。電子契約のメリットを強調しつつ、操作方法やセキュリティ面での疑問も明らかにすることが大切です。

なかには電子契約に難色を示す取引先もあるかもしれません。そうした場合は紙の契約書での締結を認めるなど、柔軟な対応が必要となるでしょう。

電子化できない契約書を確認する

電子契約が可能な契約書は多岐にわたりますが、一部例外もあります。たとえば法律で電子化が認められていない不動産関連の契約書は、紙での締結が必要です。

電子契約への移行にあたっては、電子化できない契約書をもれなく把握しておくことが重要です。
電子化が困難な契約書については、当面は紙の契約書を併用するなど、代替手段を検討しましょう。社内の契約書を棚卸しし、紙の契約書と電子契約書の使い分けを明確にしましょう。

トラブル発生時の対応策を用意する

電子契約のトラブルに備え、対応策を用意しておくことが肝要です。想定されるトラブル事例を洗い出し、初動対応のマニュアルを整備しましょう。

トラブル発生時は、関係部署との連携が欠かせません。特に、法務部門やシステム部門との協力体制を構築しておくことが重要です。
社内外からの質問や相談に迅速に対応できる体制を整えるために、電子契約に関する問い合わせ窓口を設置するのも有効でしょう。

電子契約のやり方を押さえて効率的なバックオフィス業務を

電子契約の導入は、バックオフィス業務の効率化やコストの削減だけでなく、ペーパーレス化やリモートワークへの対応といった数々のメリットをもたらします。
電子契約は、バックオフィス業務改革の有力な手段の1つと言えるでしょう。

ただし、取引先の同意取得や電子化できない契約書の確認、トラブル対応策の整備など、導入する際の注意点にも目を配る必要があります。業務プロセスの見直しと併せて、電子契約の導入を前向きに検討してみてはいかがでしょうか。