オンラインでできる社内イベントガイド！ 全員が楽しめる具体的な企画やアイデア

社内イベントはオンラインでもできる？

近年のテクノロジーの進化とリモートワークの普及により、さまざまなもののオンライン実施が一般的になっています。

社内イベントには懇親会やスポーツイベントなど対面で行うものもありますが、ここでは、あえてオンラインで社内イベントを実施するメリットやデメリットについて考えていきます。

社内イベントの必要性とオンラインイベントの普及

社内イベントは、企業文化の促進や社員のコミュニケーションを深める場として欠かせない存在です。新型コロナウイルス感染症の流行に伴い、リモートワークが普及したことで、オフィスでの対面イベントが難しくなった一方で、オンラインイベントのニーズが急増しました。

新型コロナウイルス感染症のような長期間の外出制限がある場合、対面では社員同士のコミュニケーションの低下が懸念されます。社内行事がなくなってしまうことが原因となり、会社への帰属意識が下がったり、場合によっては生産性に影響を及ぼしたりするかもしれません。

オンライン社内イベントを開催することで、どんな状況下でも社員同士のコミュニケーション低下を防ぐことができます。

オンライン社内イベントのメリット

オンライン社内イベントには多くのメリットがあります。

地方従業員とのコミュニケーションが実現できる

地理的に離れた場所にいる社員でも参加できる点が大きな強みであり、出張や遠方勤務の従業員も気軽に参加が可能です。

コストが抑えられる

対面で交流するイベントとは異なり、インターネットさえあればどこからでも参加できるため、交通費や会場費がかからず、コスト削減が期待できます。

後から配信を見かえすことができる

オンライン社内イベントであれば、配信ツールの機能を利用して録画が可能です。
ワークショップや勉強会といった企画は、後から見かえしたいというニーズも多いことから、オンラインイベントの理にかなっています。

病気の流行や天候などに左右されない

対面イベントの場合は、感染症の流行や天候により、開催できない場合があります。
しかしオンライン社内イベントなら、それらを気にせず開催することができます。

オンライン社内イベントのデメリット

オンライン社内イベントにはデメリットもあります。対面かオンライン形式のどちらがいいかは適切に判断しましょう。

インターネット環境に依存する

4G回線や公共の無料インターネット接続など、回線速度の制限が厳しい通信網を使用してアクセスする参加者は、「配信が見られない」「声が途切れる」などのトラブルが起こる可能性があります。

事前にアクセス環境の断りや、トラブル時の対応を周知すると良いでしょう。

対面ほどの一体感は生まれづらい

オンラインイベントは対面の速度で双方コミュニケーションを行うのは難しいことから、親密さや一体感を感じにくいといった点には注意が必要です。

開催側が現場の温度感を感じづらい

ワークショップやウェビナーなどを実施した場合、参加者が進行に満足しているのか、味気なさを感じているのかなど対面であれば見渡せば把握できることも、オンラインでは難しくなります。
開催後のアンケートなどを通じて、温度感をヒアリングするなどの工夫が必要です。

オンライン社内イベントの企画ステップ

オンライン社内イベントを実施する際の、開催までの企画ステップを確認していきます。

目的とターゲットを設定

まず、イベントを開催する目的を明確にすることが重要です。
たとえば、「部署間のコミュニケーションを活発にする」「社員のスキルアップを図る」「会社全体の結束力を強化する」など、イベントが達成すべき目標を設定します。

次に、その目的に合わせて参加者ターゲットを決めましょう。全社員向けなのか、特定の部署やプロジェクトチームに限定するのかを決めることで、より効果的な企画が可能になります。

予算とリソースの確認

予算とリソースの確認を確認します。
いつも使用しているツールを使っても良いのですが、イベントの規模によっては有料のプラットフォームが必要になるかもしれません。
専門のサポートスタッフを準備しておくとさらに安心です。社内のリソースがどれだけあるかも確認し、必要であれば外部リソースの活用を検討してください。

催し物によっては、参加者に配布するノベルティや資料、コンテンツ制作などの実費も計算しておく必要もあるでしょう。

コンテンツを企画

具体的なコンテンツを企画します。
社内の成功事例を発表するプレゼンテーション、外部講師を招いたワークショップ、クイズ大会やバーチャル背景コンテストなど、参加者が満足できるテーマや内容を取り入れましょう。

イベントによっては、参加者が積極的に関われる工夫をすることもポイントです。ツールやプラットフォームの特性を活かし、リアルタイムのチャットやアンケート機能を使っても良いでしょう。

プラットフォームを選定

オンライン社内イベントを成功させるためには、適切なプラットフォームの選定が不可欠です。

Zoom、Microsoft Teams、Google Meetなどの一般的なビデオ会議ツールを使うのか、それともイベント向けに特化した専用プラットフォームを導入するのかを検討しましょう。

選ぶ基準としては、操作の簡便さ、対応できる参加者数、投票機能やブレイクアウトルームなど必要な機能が揃っているかなどです。

オンライン社内イベントでできる企画例

評判の良いオンライン社内イベントは、ぜひ参考にしてみましょう。そんな面白い企画例を紹介します。

社内行事をオンライン化

従来の対面イベントをオンラインに移行することで、日常の業務から離れたリフレッシュの場を提供することができます。

例えば、忘年会や新年会、表彰式などは、オンラインでも実施可能です。リモート参加者が自宅からリラックスして参加できるように、ドレスコードを設けたり、軽食を事前に送付しておくなど、工夫を凝らすことも考えられます。また、ゲームやクイズ大会を取り入れることで、社員同士の交流を促進することができます。

社員モチベーション向上に利用

社員のモチベーション向上を目的としたオンラインイベントも効果的です。

例えば、外部講師を招いてのキャリア開発に関するセミナーや、チームビルディングを目的としたオンラインワークショップは、リモートでも参加者同士のつながりを深めることができます。また、定期的なイベントを行うことで、社員が楽しみにできる「場」を提供し、仕事に対する意欲を維持する効果も期待できます。

オンライン社内イベントを成功させるポイント

どんなイベントも思わぬことが原因となり、うまく進行しない場合も出てきてしまいます。

オンライン社内イベントを成功させるポイントを確認していきましょう。

招待状とリマインダーを設定する

オンライン社内イベントでは社内広報や、招待状やリマインダーの設定が成功のカギを握ります。事前に参加者へイベントの告知のほかにも概要、参加方法、必要な準備（アプリのインストールや機材の確認など）をしっかりと伝えましょう。

また、イベントの直前にはリマインダーを送ることで、参加率を高めることができます。加えて、招待メールにはイベントの詳細なスケジュールやリンクを含め、参加者が迷わず参加できるようにしておくことが大切です。

当日はスムーズな進行を心がける

オンラインイベントの当日には、スムーズな進行が求められます。まずはメンバーを集めて事前にリハーサルを行い、司会者や進行役などの役割を分担して、トラブルの発生を最小限に抑える準備を整えておくことが重要です。

使用するツールや機材のチェックも行いましょう。スピーカーの音声確認や画面共有のテストなどを事前に行っておくことで、当日の進行がスムーズに運びます。また、イベント中に予想外の問題が発生した場合に備えて、代替案やサポートスタッフを配置しておくこともおすすめです。

盛り上がる企画を考える

オンライン社内イベントを成功させるためには、参加者が楽しめる盛り上がる企画を考えることが重要です。クイズや抽選会、バーチャル背景を使ったコンテストなど、トークも交えたインタラクティブな要素を取り入れることで、参加者もきっと満足できます。

また、リアルタイムでのチャット機能や投票機能を活用して、参加者同士が意見を共有できたり、その場でアンケートを取ったりできることも、オンラインならではの強みです。

社内イベントをオンラインで成功させよう

オンライン社内イベントは、地理的な制約を超えた社員のつながりや、柔軟な働き方をサポートする重要なツールとなっています。目的を明確にし、適切な企画とプラットフォームを選ぶことで、オンラインでも効果的なイベントを実施できます。

社内広報を活用して多くの社員を集め、オンラインイベントで社員同士の結束力を高め、企業全体の成長を目指しましょう。