知っておくと便利なビジネスチャットの例文｜注意点やマナーも紹介

状況別で使い分けるビジネスチャットの例文

ビジネスチャットでは、依頼や報告、自己紹介など、さまざまな状況に応じて適切な例文を使い分ける必要があります。

特に、以下はチャットにおいて頻出のシーンです。

ここでは、それぞれの状況に合わせた例文を見ていきましょう。

依頼・打診

依頼する際は、相手への敬意を示しつつ、「いつまでに」「何を」依頼するのかを明確に伝えることが重要です。具体的な締め切りを提示することで、相手が優先順位をつけやすくなり、業務の円滑化につながります。

また、「お忙しいところ恐縮ですが」などのクッション言葉を入れることで、押し付けがましさを軽減できるでしょう。

報告・連絡

報告する際は「○○の件について報告します」と結論から端的に伝え、読み手の理解を助けることが効果的です。進捗状況や結果を先に伝え、その後に詳細や経緯を説明する順序が望ましいでしょう。

また、報告内容に応じて「完了しました」「進行中です」など、ステータスを明確に示すことで相手の誤解を防げます。

初めての挨拶・自己紹介

初めての挨拶では「○○課の△△です」など、社内か社外かに応じて、所属と名前を明確に伝えることが第一印象を左右します。社内の場合は部署と名前を、社外の場合は会社名と部署、名前を明記するのが基本です。

簡潔に自己紹介した後、「今後ともよろしくお願いいたします」と結ぶことで丁寧な印象を与えられるでしょう。

確認依頼

確認を依頼する場合は、件名を明示し、返信期限を明確に設けると相手が対応しやすくなります。

自分が確認する場合は「○時までに確認します」と期限を示すことで、相手に安心感を与えられるでしょう。また、確認が済んだら「確認できました」と一言添えることで、情報の受け渡しが完了したことを明確にできます。

感謝やお礼

感謝の気持ちを伝える際は「○○の件について」と具体的な内容を示すことで、形式的ではない誠意ある感謝の気持ちが伝わります。「迅速なご対応」「丁寧なご説明」など、何に対して感謝しているのかを具体的に伝えると、より誠意が伝わるでしょう。

文頭に「いつもありがとうございます」と添えると、文章全体の印象が柔らかくなり、相手との良好な関係構築につながります。

謝罪・お詫び

謝罪する際は「申し訳ございません」と率直に謝罪したうえで、「今後このようなことが起きないよう対策をいたします」と再発防止策を伝えることが信頼回復につながります。言い訳をせず、問題の原因と対策を簡潔に説明することが重要です。

また、「ご迷惑をおかけしました」など、相手への影響を認識していることを示す言葉を添えるとよいでしょう。

緊急連絡

緊急の連絡では「【緊急】」という表記を冒頭に入れ、「○時までに」などの期限を明示することで相手に緊急性が伝わります。緊急連絡が相手の目に留まりやすくなるよう、件名やメッセージの冒頭で強調することが重要です。

また、「恐れ入りますが」などの言葉を添えれば、緊急性を伝えつつも相手への配慮を示せるでしょう。

断りを入れる

断りを入れる場合は「ご期待に沿えず申し訳ございません」と丁寧に謝罪しつつ、断る理由を簡潔に伝えることがマナーです。断る理由は正直に述べつつも、相手を否定するような表現は避けるべきでしょう。

もし可能であれば、代替案を提示することで、前向きな印象を与えられます。

長文メッセージを送る

長文を送信する際は、「長文失礼いたします」と前置きし、「お時間があるときにご確認ください」と相手の都合を考慮する文言を添えましょう。

長文メッセージは段落分けや箇条書きを活用し、視認性を高める工夫が必要です。特に重要な部分は太字にするなど、相手が要点を把握しやすくする配慮が欠かせません。

承諾の返事

承諾する際は、「了解しました」ではなく「承知いたしました」「かしこまりました」を使用することで、ビジネスシーンにふさわしい丁寧さを表現できます。承諾と同時に「よろこんでお受けします」と前向きな姿勢を示すことで、好印象を与えられるでしょう。

承諾後の具体的なアクションプランを簡潔に伝えると、相手の安心感につながります。

ビジネスチャットの例文を使うときに注意すべきこと

ここまで、状況別にビジネスチャットの例文を紹介しました。これらの例文は、以下の注意点を踏まえて使うことが大切です。

ここでは、上記の注意点について詳しく見ていきましょう。

ビジネスチャットの特徴を理解する

ビジネスチャットはメールと比較して、簡潔な文章、素早いレスポンス、やや砕けた表現が許容されるのが特徴です。リアルタイムでのやり取りができるため、意思決定や情報共有のスピードが大幅に向上します。

チャットログが残るため、過去の会話や決定事項を簡単に検索・参照できるのもメリットです。比較的緩い表現が使用でき、スピーディなコミュニケーションが取れる一方、ログが残るため、常に事実ベースの伝達を心がけましょう。

アンサーファーストで伝える

ビジネスチャットでは先に結論を伝え、後から詳細を説明する「アンサーファースト」の構成が重要です。「要約→詳細」の順で情報を伝えることで、相手はまず全体像を把握し、その後に細部を理解できるようになります。

この構成により、読み手の理解を助け、効率的なコミュニケーションにつながるでしょう。

結論を先に伝えることで、返信が必要か不要かを相手が判断しやすくなり、双方の時間を節約できます。特に、長文になってしまう場合は、最初に要点を箇条書きにして伝えるといった工夫も大切です。

スタンプ機能を活用する

メッセージを確認したことを示すためには、返信を書く代わりにスタンプやリアクション機能の活用が効果的です。「了解」「確認しました」などの短い返信の代わりに、適切なリアクションで対応すると通知の数が減ります。

特に、文面による返信は気が引けるといった場合でも、確認した旨を気軽に相手に伝えられるのは魅力でしょう。なお、リアクションの種類によって異なるニュアンスを表現できるため、状況に応じた適切なスタンプを選ぶことが重要です。

送信タイミングに配慮する

メッセージは原則として業務時間内に送信し、緊急でない限り、時間外や休日の送信は避けるのがマナーです。時間外に送信する必要がある場合は「返信は明日で構いません」など、相手に配慮する一言を添えるとよいでしょう。

相手の予定やスケジュールを考慮し、会議中や休憩時間などを避けて送信することが望ましいです。また、ツールによっては時間を指定した送信予約もできるので、活用してみましょう。

例文確認とともに、ビジネスチャットとメールの違いを考える

ここまで、ビジネスチャットのマナーや注意点を紹介しました。ビジネスチャットは便利ですが、メールとの使い分けをすると、より効果的なコミュニケーションが可能になります。

ビジネスチャットとメールを使い分ける際のポイントは、以下のとおりです。

ここでは、上記のポイントについて詳しく解説します。

TPOに応じた使い分けをする

ビジネスチャットでは、絵文字やスタンプを適切に使うことで、テキストだけでは伝わりにくい感情やニュアンスを効果的に表現できます。社内のカジュアルなコミュニケーションで絵文字を活用すれば、親しみやすさや温かみを表現できるでしょう。

ただし、取引先や目上の人とのやり取りでは、絵文字やスタンプの使用は控えめにするなど、TPOに応じた使い分けが重要です。相手に不快感を与えたり、真剣さが伝わりにくくなったりする可能性もあるため、相手との関係性やメッセージの重要度を考慮して使用を判断しましょう。

文体を適切に選ぶ

ビジネスチャットはメールと比べて、簡潔な文体が好まれます。「〜いたします」などの丁寧な言い回しよりも、要点を絞った効率的な文章が有効です。メールでは「お世話になっております」から始まる丁寧な文章構成が一般的ですが、チャットではより直接的な表現が受け入れられるでしょう。

絵文字やスタンプと同様に、社内と社外、上司と同僚など、相手との関係性に応じて文体の丁寧さを調整することが重要です。

定型文・挨拶文の違いを確認

メールで必須の「お世話になっております」などの定型挨拶文は、ビジネスチャットでは省略しても問題ありません。また、ビジネスチャットでは結論ファーストが好まれることもあり、用件のみの簡潔な文章を心がけましょう。

毎回の挨拶文は省略しても、1日の最初のメッセージには「おはようございます」などの簡単な挨拶を添えると、丁寧さが保てます。長い前置きや結びの言葉は避け、要件を簡潔に伝えることがビジネスチャットのマナーと言えるでしょう。

ビジネスチャットの例文を活用して、円滑なコミュニケーションを実現しよう

ビジネスチャットでは、状況に応じた適切な例文と敬語を使い分け、相手への配慮を忘れずに簡潔な文章を心がけることが大切です。これにより、円滑なコミュニケーションと業務効率の向上を実現できます。

定型的なメッセージには、テンプレート化した例文を活用することで、メッセージ作成の時間を短縮し、本来の業務に集中できるでしょう。

また、社内でチャットのルールやマナーを統一して共有することで、メンバー間の認識のずれを防ぎ、より効率的なコミュニケーションが実現できるはずです。本記事で紹介したさまざまな状況別の例文を参考に、自社のビジネスチャットで実践してみてください。