グループウェアMicrosoft 365｜主な機能や導入のメリットなど解説

Microsoft 365はOfficeのクラウド型グループウェア

Microsoft 365は、Office365から進化し、生産性向上ツールとセキュリティ機能を統合したプラットフォームです。

従来のOfficeアプリケーションに加え、Teams、SharePoint、OneDriveなどの協働ツールや、高度なセキュリティ機能が一体となったクラウド型グループウェアです。

また、ExcelやWordなどのOfficeアプリとも完全に統合されており、ユーザーの業務効率を大幅に向上させてくれます。クラウド上でのリアルタイム共同編集や、Teamsからの直接ファイル編集など、シームレスな連携が可能です。

グループウェアMicrosoft 365の主な機能

Microsoft 365の機能は、主に以下4つに分かれます。

ここではMicrosoft 365の主な機能について詳しく見ていきましょう。

コミュニケーションツール

Microsoft 365のコミュニケーションツールMicrosoft Teamsは、チャット、ビデオ会議、通話、ファイル共有などが可能です。

以下の表でTeamsの詳しい機能をご紹介します。

チャネル機能によるプロジェクト別の情報管理や、外部ゲストの招待機能など、多様な協業スタイルにも対応しています。

ファイル管理

個人と組織のファイル管理はSharePointとOneDriveの連携によって効率的に統合できます。情報共有と協働作業を容易にできる便利な機能です。

SharePointでのチーム共有と、OneDriveでの個人用ストレージの使い分けが可能で、柔軟なアクセス権限設定により情報セキュリティも確保できます。

アプリケーション開発

Power Platformを使用することで、業務アプリケーションの開発・自動化ができます。IT部門以外のユーザーもローコードやノーコードで開発できる機能です。

Power Apps、Power Automate、Power BIを組み合わせれば、データ収集、ワークフロー自動化、分析をすることもできます。可視化までの一連のプロセスを構築可能です。

カスタマイズ機能

Microsoft Graph APIは、既存システムとの連携や独自機能の開発が容易です。企業固有のニーズに対応してカスタマイズできます。

ユーザーデータ、カレンダー、メール、ファイルなど、Microsoft 365全体のデータにアクセスし、カスタムアプリケーションやインテグレーションの開発が可能です。

グループウェアMicrosoft 365のセキュリティ対策

Microsoft 365のセキュリティ対策は、以下の4つです。

ここではそれぞれのセキュリティ対策について詳しく説明します。

アクセス管理

安全かつ効率的なアクセス管理を実現するシステムは、Azure Active Directoryです。シングルサインオンと多要素認証を提供してくれます。

条件付きアクセスポリシーにより、ユーザーの場所やデバイスの状態に応じて動的にアクセス制御を行うことが可能です。

モバイルデバイス管理とアプリケーション制御

Microsoft Intuneは、BYODを含むあらゆるデバイスを一元管理してくれます。セキュリティリスクを軽減しつつ生産性を向上させる機能です。

デバイスの紛失・盗難時のリモートワイプや、アプリケーションレベルでのデータ保護など、きめ細かな制御が可能です。

高度な脅威からの保護

Microsoft Defender for Office 365は、AIを活用して最新のサイバー攻撃から組織を保護しています。それによりセキュリティ体制を強化することができるのです。

フィッシング対策、マルウェア対策、不審な添付ファイルの自動検査など、多層的な防御機能を提供しています。

情報漏洩の防止

DLPポリシーとコンプライアンス機能によって、機密情報の漏洩を防止しています。各種法令や規制への対策も可能です。

メールやドキュメント内の機密情報を自動検出することで、不適切な共有を防止したり、監査ログを記録したりする機能を備えています。

グループウェアMicrosoft 365の導入メリット

Microsoft 365を導入することで、主に以下のようなメリットが得られます。

ここではMicrosoft 365を導入するメリットについて詳しく見ていきましょう。

柔軟な働き方ができる

Microsoft 365はクラウドベースのサービスのため、場所や時間を選ばず業務ができます。インターネット環境さえあれば、オフィス、在宅、出張先などあらゆる場所で利用可能です。

またパソコン以外に、スマートフォンやタブレットなどからでもTeams、Wordなどにアクセスできます。

セキュリティの強化ができる

Microsoft 365の導入により、多層的なセキュリティ機能がデータ保護や不正アクセスを防止してくれます。そのため企業のセキュリティ体制を強化することが可能です。

業界標準のコンプライアンス要件に対応し、規制の厳しい業界でも安心して利用できます。

常に最新バージョンを利用できる

常に最新バージョンのソフトウェアを利用できることもメリットの一つです。新機能や改善されたセキュリティ機能を自動的に享受できます。

AI/ML技術の進化に伴い、業務効率化や意思決定支援がさらに強化されます。

グループウェアMicrosoft 365の導入デメリット

Microsoft 365を導入するとメリットだけではなく、以下のようなデメリットも生まれます。

ここでは導入時に気を付けたいデメリット4つを見ていきましょう。

初期導入時の学習コストがかかる

導入初期時は、試用期間や研修期間を設けることが必要です。

Microsoft 365は多機能であるため、ユーザーが全ての機能を理解し活用するまでに時間がかかってしまいます。

特に従来のオンプレミス環境から移行する場合、従業員の抵抗感や戸惑いが生じる可能性があるので、認識のすり合わせも必要になります。

インターネット接続に依存する

クラウドベースのサービスであるため、インターネット接続が不安定または利用できない環境では業務に支障が出る可能性があります。

オフライン機能も一部提供されていますが、全ての機能を利用するにはオンライン環境が必要です。

コストが増加する可能性がある

サブスクリプションモデルのため、長期的に見ると従来のオンプレミスソリューションよりもコストが高くなることがあります。

機能追加やユーザー数の増加に伴い、予期せぬコスト増加が発生するかもしれないので注意しましょう。

仕様変更時に対応が必要

各アプリケーションやMicrosoft 365自体の仕様変更時に対応が必要な点もデメリットの一つです。

サービスは常にアップデートされ続けています。業務に影響するような変更があった場合は、マニュアルや業務フローの見直しをしましょう。

また変更後の使用に慣れるまでに時間がかかるため、ヒューマンエラーが一時的に増えることもあり得ます。仕様変更時にはいつも以上に、確認作業を丁寧に行うことが重要です。

Microsoft 365で自社のDX化を促進させよう

Microsoft 365は生産性向上、コラボレーション強化、セキュリティ確保、ビジネスインテリジェンス活用など、多面的な効果を通じて企業の持続的成長を支援する機能です。

導入することで、企業は競争力と革新性を高め、デジタルトランスフォーメーションを加速させることができます。

またセキュリティ対策では高度な対策が施されているため、安心して利用できるでしょう。紹介したデメリットも参考にして対策を進め、Microsoft 365を導入してみてください。