グループウェアの費用相場｜初期費用・月額費用の内訳と抑え方を解説

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グループウェアの費用内訳と相場

グループウェアの費用は、大きく以下の4つに分類できます。

それぞれ発生するタイミングや金額は異なるため、提示された総額だけでは、実際の費用を比較するのは難しいでしょう。まずは費用項目ごとの相場を押さえ、自社が選ぶ導入形態ではどの項目が発生するのかを整理することが第一歩となります。

以下の一覧表で全体像を確認したうえで、各項目を詳しく見ていきましょう。

費用項目	発生タイミング	相場の目安	補足
初期費用	導入時のみ	0円〜数十万円	クラウド型は0円が主流。オンプレミス型はライセンス購入費が発生
月額費用	毎月	1ユーザー300〜1,500円	機能の充実度で単価が変動。最低契約5ユーザー程度の製品が多い
保守・サポート費用	毎年（主にオンプレミス型）	初期構築費の15〜20%程度	クラウド型は月額費用に含まれるのが一般的

導入時にかかる初期費用

初期費用の相場は、0円から数十万円程度と幅があります。クラウド型では初期費用が無料の製品も多く、自社でサーバーを用意する必要がありません。そのため、契約手続きさえ済ませれば、すぐに利用を開始できる点が魅力です。

一方、オンプレミス型はライセンス購入費が初期費用となり、規模によっては数十万円から数百万円に達するケースも珍しくありません。また、初期費用が無料と記載されていても、アカウント登録や権限設計といった初期設定を代行してもらう場合には、別途費用がかかることがあります。

無料という表示だけで判断せず、どこまでが標準対応の範囲なのかを見積もり段階で確認しておきましょう。

毎月かかる月額費用

月額費用の相場は、1ユーザーあたり300〜1,500円程度で、搭載されている機能の充実度に比例して単価が上がっていきます。スケジュールや掲示板などに絞ったシンプル機能型なら300〜600円、メールやストレージまで含む統合型では800円以上が目安になるでしょう。

グループウェアはユーザー数課金が基本のため、単価のわずかな差でも人数が増えるほど年間コストに大きく響いてきます。さらに、注意したいのが最低契約ユーザー数を定めている製品の存在です。5ユーザーや10ユーザーが下限に設定されていると、実際の利用者数がそれ以下でも下限分の料金が発生してしまいます。

オプション・追加ライセンスの費用

標準プランに含まれていない機能はオプション扱いとなり、基本の月額費用に上乗せされる形で課金されます。特にワークフローや経費精算、Web会議といった業務色の強い機能は別料金としている製品が多く、あれこれ追加するうちに総額が想定を超えてしまいがちです。

また、ストレージ容量の追加も見落としやすいポイントといえるでしょう。10GB単位などで販売されるケースが一般的で、容量が不足するたびに継続的な費用として積み上がっていきます。

見積もりを取る際は、自社が必要とする機能をすべて満たした状態の総額で比較することが欠かせません。

保守・サポートにかかる費用

クラウド型では、保守費用があらかじめ月額費用に含まれているのが一般的です。システムの安定稼働やセキュリティ対策はベンダー側が担うため、追加負担なしでサポートを受けられます。

これに対してオンプレミス型は、年間の保守サポート契約を別途結ぶ必要があり、初期構築費の15〜20%程度が相場の目安となるでしょう。100万円で構築したシステムであれば、毎年15万〜20万円が固定費として発生する計算です。

なお、24時間365日対応や専任担当者の配置といった上位サポートは、クラウド型でも有償オプションとなるケースが少なくありません。

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グループウェアの費用に影響する要素

同じグループウェアという括りでも、企業によって最終的な支払額は数倍の差が生まれます。その差を生み出しているのが、以下の3つの要素です。

ここでは、費用を左右する主な要素について詳しく解説します。

クラウド型かオンプレミス型かで変わる

グループウェアの費用構造を大きく左右する要素の一つが、クラウド型とオンプレミス型のどちらを選ぶかという判断です。クラウド型は初期費用を大幅に抑えられる代わりに、利用し続ける限り月額費用が発生します。

一方、オンプレミス型は導入時にライセンス費とサーバー費というまとまった投資が必要ですが、それ以降は保守費のみで運用できる点が特徴です。ただし、オンプレミス型はサーバーの監視や障害対応を自社で担わなければなりません。

運用体制を社内に持てない企業であれば、人件費まで含めた総コストではクラウド型のほうが安く収まるケースが大半です。

利用人数とライセンス数で変わる

クラウド型はユーザー数課金が基本のため、費用は利用人数にほぼ比例して増えていきます。30名と100名では、同じ製品・同じプランでも支払額は3倍以上に膨らむ計算です。ただし、製品によってはボリュームディスカウントが設けられており、一定の人数を超えると1ユーザーあたりの単価が下がる場合もあります。

また、アカウントを付与した人数分だけ課金される仕組みのため、アルバイトや業務委託といった非正社員を対象に含めるかどうかで総額は大きく変動するでしょう。誰にアカウントを渡すのかという設計は、費用面でも重要な検討事項となります。

必要な機能とストレージ容量で変わる

搭載機能が少ないプランほど単価は安く設定されており、ワークフローや文書管理といった機能を求めると上位プランへの変更が必要になります。ストレージ容量も同様に、1ユーザーあたり1〜30GB程度を標準としている製品もあり、超過分は追加費用が発生するのが一般的です。

ここで気をつけたいのが、機能を求めすぎることによるコスト効率の悪化です。使わない機能まで含まれた上位プランを選んでしまうと、支払額に見合った価値を引き出せないまま契約を続けることになりかねません。

自社が本当に使う機能を見極めたうえで、必要な機能が含まれるプランを選定しましょう。

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人数別に見るグループウェアの費用シミュレーション

費用相場を理解しても、自社の規模でいくらになるのかがイメージできなければ、具体的な予算を立てにくくなります。ここでは、グループウェアを機能範囲によって低価格帯・標準帯・高機能帯の3つに区分し、従業員数ごとの費用感を試算しました。

自社の従業員数に近いケースを確認すれば、必要な予算の目安をつかめるはずです。まずは価格帯ごとの機能範囲と、想定される利用シーンから見ていきましょう。

＜価格帯の区分＞

価格帯	1ユーザー月額	主な機能範囲	想定される利用シーン
低価格帯	300〜600円	スケジュール、掲示板、施設予約、ファイル共有	情報共有の基本機能があれば十分な企業
標準帯	600〜1,000円	上記＋ワークフロー、文書管理、チャット	稟議・申請の電子化まで進めたい企業
高機能帯	1,000〜2,500円	上記＋メール、大容量ストレージ、Web会議、高度な権限管理	業務基盤をまとめて統合したい企業

＜人数別の費用シミュレーション＞

従業員数	低価格帯（月額300円）	標準帯（月額700円）	高機能帯（月額1,500円）
30名	月額9,000円／年額10.8万円	月額2.1万円／年額25.2万円	月額4.5万円／年額54万円
50名	月額1.5万円／年額18万円	月額3.5万円／年額42万円	月額7.5万円／年額90万円
100名	月額3万円／年額36万円	月額7万円／年額84万円	月額15万円／年額180万円

※各価格帯の下限〜中央値の単価で試算した概算。オプション費用は含みません。
2026年8月時点の主要製品の公開価格をもとに算出。

従業員30名の場合の費用総額

従業員30名の企業では、低価格帯なら月額約9,000円、標準帯で約2万円、高機能帯でも約5万円前後が目安となります。この規模はスケジュール共有や掲示板といった基本機能で十分対応できるケースが多く、低価格帯から標準帯を選ぶ企業が中心です。

年額に換算しても10万円台から50万円台に収まるため、比較的導入のハードルは低いといえるでしょう。加えて、初期費用無料のクラウド型が主流となっている現在は、初期投資をほとんどかけずに運用を始められます。

従業員50名の場合の費用総額

従業員50名規模になると、低価格帯で月額約1万5,000円、標準帯で約4万円、高機能帯では約8万円前後が費用の目安です。

この人数帯では紙の申請書を回す手間が無視できなくなり、稟議の電子化に対するニーズが高まります。そのため、ワークフロー機能を含む標準帯以上のツールが有力な選択肢となるでしょう。

年間総額は約18万円から90万円となり、選ぶ価格帯によって5倍もの差が生まれます。どこまでの機能を求めるかが、そのまま予算規模に直結するポイントです。

従業員100名の場合の費用総額

従業員100名の企業では、低価格帯で月額約3万円、標準帯で約7万円、高機能帯では約15万円前後が費用の目安となります。

この規模になると部署ごとの情報統制や役職に応じた権限管理が求められ、セキュリティ要件も一段と厳しくなるでしょう。結果として、標準帯以上のプランを選ぶ企業が多数派を占めます。

年間総額が100万円を超える水準になると、クラウド型を使い続けるべきか、オンプレミス型に切り替えるべきかという比較検討も必要になってきます。

3年間の総保有コストで比較する

グループウェアは長く使い続けるシステムであるため、月額費用の安さだけで選ぶと、導入後に後悔することになりかねません。

比較の物差しとしておすすめしたいのが、3年程度の総保有コストです。クラウド型であれば、初期費用に月額費用の36ヶ月分を加えるだけで概算を出せます。

一方のオンプレミス型は、ライセンス費・サーバー費に加えて3年分の保守費を合算することで、正確なコストを算出できます。同じ条件で比べることで、どちらが自社にとって有利なのかを判断しやすくなるでしょう。

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導入形態別に見るグループウェアの費用構造

グループウェアの導入形態は、クラウド型・オンプレミス型・スクラッチ開発の3つに大別されます。それぞれ費用の発生構造が異なり、単純な金額比較だけで優劣を見極めるのは容易ではありません。

ここでは、形態ごとの費用構造について、以下の4つのポイントから詳しく解説します。

クラウド型は初期費用を抑えられる

クラウド型は、ベンダーが用意したサーバー上でサービスが提供されるため、自社で機器を用意する必要がありません。そのため、初期費用0円で導入できる製品が多く、予算が限られている企業でも着手しやすいのが大きな利点です。

また、費用の大半が月額のユーザー課金で構成される点も見逃せないポイントです。人数さえ決まれば支出額がほぼ確定するので、年間の予算計画を立てやすくなります。

さらに、バージョンアップやセキュリティ対策にかかる費用も月額に含まれている製品が多いため、導入後に想定外の追加投資が発生しにくい構造となっています。

オンプレミス型は初期投資が大きい

オンプレミス型は自社サーバーにシステムを構築する方式で、ライセンス費に加えてサーバー機器やOSの費用が必要です。

100ユーザー規模のライセンス費は50万円前後が目安とされ、そこにサーバー費用が別途上乗せされる形となります。初期の負担が大きい一方、長期利用では月額課金が発生しない点がメリットです。

ただし、運用を担うIT人材の人件費も考慮しなければなりません。サーバーの監視や障害対応、定期的なアップデート作業を社内で担う体制が求められるため、専任者を置けない企業にとっては負担が重くなりがちです。

スクラッチ開発は開発費が高額になる

自社専用にシステムを設計するスクラッチ開発では、数十万円から数百万円規模の開発費が必要となります。既製品では対応しきれない独自の業務フローにも柔軟に対応できる点は、他の形態にはない大きな魅力です。

その反面、要件定義から設計、開発、テストまでを経るため、リリースまでに数ヶ月以上かかるケースも珍しくありません。

また、費用が発生するのは開発時だけではなく、リリース後も改修や機能追加のたびにコストが発生します。そのため、継続的な予算確保が欠かせない点について理解しておきましょう。

クラウド型とオンプレミス型の損益分岐点

クラウド型とオンプレミス型の総コストが逆転する損益分岐点は、一般的に導入から3〜5年目に訪れるとされています。それ以降は月額課金のないオンプレミス型が有利になる計算です。

したがって、長期利用が前提で、なおかつ利用人数が安定している企業ほどオンプレミス型のコストメリットを享受しやすいでしょう。ただし、サーバーの更新費用や運用担当者の人件費まで織り込むと、実際の分岐点はさらに後ろへずれ込む可能性があるため注意してください。

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費用で選ぶグループウェア20選

ここからは、費用面を軸に選定したグループウェア20製品をご紹介します。無料プランやお試しプランの有無、初期費用と月額費用の水準、提供形態、想定される従業員規模といったポイントを製品ごとに整理しました。

価格帯は幅広く、少人数から使える低価格な製品もあれば、大規模組織の業務基盤を担う高機能な製品も含まれています。自社の予算と必要な機能を照らし合わせながら、候補を絞り込む際の参考にしてください。

ツール名	無料・お試しプラン有無	費用
Chat&Messenger	無料プラン	初期費用：0円～ 月額費用：0円～
desknet's NEO	30日間無料トライアル	初期費用：0円～ 月額費用：3,000円/5ユーザー～
ジョブマネ	30日間無料トライアル	初期費用：0円 月額費用：1,000円～
Alpinist	無料版	初期費用：0円 年額費用：79,200円～
NI Collabo 360	30日間無料トライアル	初期費用：0円～ 月額費用：1,800円/5ユーザー～
OfficeLance	体験版	初期費用：0円 月額費用：1,100円～
サイボウズ Office	30日間無料トライアル	初期費用：0円 月額費用：3,000円～
サークルスクエア	無料プラン	初期費用：0円～ 月額費用：0円
Zoho Connect	無料プラン	初期費用：0円 年額費用：0円～
GroupSession	無料版	初期費用：0円～ 月額費用：0円～
WaWaoffice for Workspace Organizer	14日間無料トライアル	初期費用：要問合せ 月額費用：2,500円～
Grmo	60日間無料トライアル	初期費用：0円 月額費用：990円～
POWER EGG	30日間無料トライアル	初期費用：要問合せ 月額費用：1万円～
MyWeb Portal Office	90日間無料トライアル	初期費用：37万5,000円～ 年額費用：7万5,000円～
mitoco	30日間無料トライアル	初期費用：0円 月額費用：5,000円～
Diamond Portal	要問合せ	初期費用：2万1,000円 月額費用：5,000円～
E-グルPro	30日間無料トライアル	初期費用：0円 月額費用：100円～
IntrameriT	30日間無料トライアル	初期費用：要問合せ 月額費用：400円～
OfficeView	無料デモ	要問合せ
OUR OFFICE	要問合せ	初期費用：要問合せ 月額費用：2,750円～

Chat&Messenger

公式サイト：https://chat-messenger.com/

項目	内容
提供形態	クラウド／オンプレミス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円～ 月額費用：0円～

Chat&Messengerは、株式会社 Chat&Messengerが提供する統合型のグループウェアです。ビジネスチャットやWeb会議、スケジュール管理を一つにまとめ、無料で使い始められる点を前面に打ち出しています。

費用面でまず目を引くのは、機能を絞り込まない無料プランの存在です。文書管理やワークフロー、勤怠管理といった業務寄りの機能まで無料プランの対象に含まれています。有料版も1ユーザー月額200円前後が目安で、複数年契約や500ユーザー以上の割引も設けられているため、予算をかけずに導入することが可能です。

実績面では、公式サイトが1万社以上の導入と97%以上の継続率を掲げています。提供形態もLAN用デスクトップ版からオンプレミス、クラウドまで用意され、自社のセキュリティ方針に合わせて選べる点が心強いところ。WindowsとMacに加えてスマートフォンにも対応しており、コストを抑えながら社内の情報共有基盤を一本化したい企業に適したツールです。

desknet's NEO

公式サイト：https://www.desknets.com/

項目	内容
提供形態	クラウド／オンプレミス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円～ 月額費用：3,000円/5ユーザー～

株式会社ネオジャパンが提供するdesknet's NEOは、情報共有に必要な機能を標準搭載しながら、ノーコードで機能を追加できるグループウェアです。中小企業から大企業、官公庁まで幅広い規模の組織で使われています。

他製品と一線を画すのが、ノーコード業務アプリ作成ツール「AppSuite」を組み合わせられる点です。紙やExcelで回している台帳や申請の仕組みを、プログラミングの知識がない現場担当者が自分でアプリ化できるため、グループウェアを導入したあとも業務の実態に合わせて広げ続けられます。

費用の面でも、グループウェアのみのプランで1ユーザー月額600円、グループウェアとアプリ作成ツールをセットにしても1ユーザー月額800円という水準を示しています。加えて累計540万ユーザー以上の販売実績と24時間365日のサポート体制があり、クラウドとオンプレミスのどちらでも導入可能です。標準機能で足りない部分を自社の手で埋めながら、長く使い続けたい企業に向いています。

ジョブマネ

公式サイト：https://jobma.jp/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円 月額費用：1,000円～

コストを理由に業務管理ツールの導入をためらってきた小規模組織に向くのが、株式会社サウスエージェンシーのジョブマネです。グループウェアの機能と業務管理の機能を、ひとつのクラウドサービスにまとめています。

際立っているのは料金の考え方で、基本となるグループウェアプランは1〜100人までまとめて月額1,000円。1人あたりではなく1社あたりの課金となるため、人数が増えても費用が跳ね上がりません。初期費用もかからず、顧客管理や案件管理まで必要な場合だけ、ビジネスプランを使う人数分だけ追加する形が取れます。

機能はスケジュール管理から経費精算、請求書発行まで18種類がそろい、必要なものだけを画面に表示して使うことが可能です。ITツールに不慣れな企業でも扱えるシンプルな設計が支持され、公式サイトでは定着率96%を掲げています。30日間の無料トライアルも用意されているため、まずは少人数で試してから広げたい企業に適したツールです。

Alpinist

公式サイト：https://www.groon.co.jp/alpinist

項目	内容
提供形態	サービス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円 年額費用：7万9,200円～

グルーン・ソリューションズ株式会社のAlpinistは、グループウェア単体ではなく社内ポータルの構築を出発点に据えた製品です。ポータルが提供する一つのサービスとして、スケジュール管理やワークフローの機能を備えています。

その土台になっているのが、世界中で使われているオープンソースCMS「Joomla!」です。基本ライセンスは無料で提供され、Joomla!公式サイトに公開されている約8,000の拡張機能を追加できるため、用意された機能の範囲でしか使えないという制約から離れられます。自社で自由にカスタマイズすることも可能です。

標準機能も社内ドキュメントの全文検索から設備予約、旅費・経費精算まで幅広く、ワークフローの承認階層は最大8階層まで設定できます。Active DirectoryやSAML2.0のシングルサインオンにも対応しており、既存の認証基盤をそのまま生かせるのも実務では心強いところ。導入支援や運用支援は有償の年間サポート契約で受けられます。

NI Collabo 360

公式サイト：https://www.ni-ware.com/

項目	内容
提供形態	クラウド／ ASP／SaaS／パッケージソフト／オンプレミス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円～ 月額費用：1,800円/5ユーザー（※1ユーザーあたり360円）～

機能の数と価格が反比例しがちなグループウェア選びで異彩を放つのが、株式会社ＮＩコンサルティングのNI Collabo 360です。経営改善型グループウェアを掲げ、クラウド版は1名あたり月額360円で提供されています。

注目したいのは、この価格ですべての機能を使える点です。スケジュールや文書共有管理に加え、専用ソフトに引けを取らない高機能ワークフローや経費精算まで、合計36の機能が標準で含まれます。機能ごとにオプション料金が積み上がる心配がないため、導入後に使う範囲を広げても費用の見通しが立てやすいのが強みです。

加えて経費精算にはAI経理アシスタント「BAI」が組み込まれ、申請時の駅名と金額のサジェストなど入力の手間を減らす仕組みが用意されています。サーバーへ導入する買い取り型も選べ、30日間の無料トライアルで自社の環境を試すことも可能。コストを抑えながらワークフローや経費精算まで一本化したい中堅・中小企業に適したツールです。

OfficeLance

公式サイト：https://www.officelance.jp/intro/

項目	内容
提供形態	サービス
従業員規模	10名～300名
費用	初期費用：0円 月額費用：1,100円～

OfficeLanceは、複雑な契約手続きやソフトウェアのインストール作業を行うことなく、インターネット環境さえあれば即座に利用を開始できるASP型のグループウェアです。

スケジューラーや施設予約をはじめ、シフト表作成、プロジェクト管理、回覧板、ファイル共有といった豊富な機能を網羅し、一般的なオフィスにとどまらず店舗のシフト管理や有志のグループなど多彩なシーンで幅広く活用されています。料金体系は10ユーザーあたり月額1,100円、最大300ユーザーでも月額8,800円という優れた費用対効果を実現しており、組織規模に応じた無駄のない運用が可能です。

PC操作に不慣れな初心者にも親しみやすい直感的な画面構成に加え、操作手順を確認できるオンラインマニュアルも用意されています。すべての機能を体験できる30日間の無料お試し期間が設定されており、初期費用や解約リスクを気にせず導入を検討できます。

サイボウズ Office

公式サイト：https://office.cybozu.co.jp/

項目	内容
提供形態	クラウド／SaaS
従業員規模	250名まで
費用	初期費用：0円 月額費用：3,000円～

サイボウズ株式会社のサイボウズ Officeは、中小企業のデジタル化を支えるグループウェアとして累計8万社以上に導入されてきた製品です。スケジュールや掲示板、ワークフローをワンパッケージで提供します。

際立つのは、社内にIT専任者がいない組織を前提に設計されている点です。公式サイトによれば、管理者が情報システム部以外という企業が約8割を占めます。導入前の相談から運用の定着まで、電話やメール、Web会議など好みの方法でサポートを受けられる体制も、こうした利用者層を支えています。

費用は、標準機能をすべて使えるスタンダードコースが1ユーザー月額600円、業務に合わせたWebデータベース「カスタムアプリ」まで使えるプレミアムコースが1,000円という二本立て。初期費用はかからず、テクニカルサポートの料金も利用料に含まれます。契約は月単位で見直せるので、まずは小さく始めて必要に応じて広げたい企業に適したツールです。

サークルスクエア

公式サイト：https://www.c-sqr.net/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円～ 月額費用：0円

株式会社シティーズが運営するサークルスクエアは、企業の部署だけでなく、スポーツチームやPTA、町内会といった団体の運営を想定したグループウェアです。スケジュール共有と出欠確認を軸に、写真やファイルの共有までを一つにまとめています。

最大の持ち味は、費用をかけずに始められることです。フリープランは月額0円のまま100名まで登録でき、スケジュールや出欠管理、チャットや掲示板をひと通り使えます。活動費が限られる任意団体でも、費用の心配をせずに運営の基盤を整えられる点が強みです。

規模が大きくなったら、月額990円のライトから2,640円のプレミアムまで有料プランへ移行できます。いずれも1団体あたりの料金で、メンバーが増えても費用が変わらないのは団体運営では大きな安心材料です。有料プランは60日間無料で試せ、支払いはクレジットカードと銀行振込に対応しています。名簿や会計まで含めて運営を一か所にまとめたいグループにおすすめのツールです。

Zoho Connect

公式サイト：https://www.zoho.com/jp/connect/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円 年額費用：0円～

ゾーホージャパン株式会社が提供するZoho Connectは、社内ポータルとして情報を集約するグループウェアです。フィードやチャンネル、フォーラムを通じて、部署をまたいだやりとりを一か所に集められます。

プランはユーザー数に応じた3段階で、25ユーザーまでのスターター、10ユーザーから契約できるエンタープライズとアルティメットが用意されています。支払いは月間と年間から選べ、年間契約なら月間契約より割安になるため、利用規模と契約期間の両面から費用を調整することが可能です。

導入時の負担が軽いのも特徴です。15日間の無料トライアルはクレジットカード情報なしで始められ、期間が終わると自動的に無料プランへ移行するため、想定外の請求を心配せずに試せます。さらにデジタル化・AI導入補助金2026の対象ツールに認定されており、ライセンス費用や導入支援費用を補助でまかなえる可能性があります。海外拠点を含めて情報共有の基盤をそろえたい企業にも向くツールです。

GroupSession

公式サイト：https://groupsession.jp/

項目	内容
提供形態	クラウド／オンプレミス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円～ 月額費用：0円～

日本トータルシステム株式会社のGroupSessionは、無料版・クラウド版byCloud・エンタープライズ版ZIONの3タイプから選べるグループウェアです。自社の規模と運用体制に合わせて、導入の入り口を決められます。

注目度が高いのは、ユーザー数無制限で使える無料版です。自社でサーバーを用意してインストールする形式ながら、スケジュールや施設予約、稟議（ワークフロー）といった機能が20以上そろい、データ容量にも制限がありません。ライセンス費用をかけずに、日本企業の業務に合わせた細かな設定まで踏み込めます。

サーバー管理まで任せたい場合は、クラウド版byCloudが1ユーザー月額300円のスマートプランから用意されています。無料版でも致命的な障害には対策済みバージョンが速やかに提供され、ユーザー同士が質問し合えるフォーラムに加えて有償サポートも選べる体制です。まずコストをかけずに始め、必要になった段階で有料版へ移りたい企業に向いています。

WaWaoffice for Workspace Organizer

公式サイト：https://www.wawaoffice.jp/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：要問合せ 月額費用：2,500円～

サーバーを自社に置かずに情報共有の仕組みを整えたい企業に向くのが、株式会社アイアットOECのWaWaoffice for Workspace Organizerです。インターネットにつながる環境があればすぐ使えるクラウド型のグループウェアとして提供されています。

料金は、基本料金の月額2,500円と、1IDあたり400円のサービス料金を合算する仕組みです。基本料がID単位ではなく契約単位のため、人数が増えるほど1人あたりの負担は軽くなります。

機能はデスクトップやスケジュール、掲示板など14種類に絞られていますが、ワークフローや簡易データベース、Web社内報といったオプションを同じサービス内で追加でき、個別カスタマイズにも対応します。サーバーの運用はISMS取得のデータセンターで24時間365日有人監視され、SSL暗号化やIPアドレスによる接続制限も設定可能。14日間の無料体験から始められ、小さく導入して段階的に広げたい企業に適したツールです。

Grmo

公式サイト：https://grmo.jp/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円 月額費用：990円～

多機能なグループウェアが使われないまま終わってしまう。その反省から生まれたのが、株式会社8bitのGrmo（グルモ）です。本当に使う機能だけに絞り、利用の定着率とコスト効率を前面に置いています。

料金はユーザー数無制限の定額制で、スタンダードプランは12ヶ月コースなら月額990円（税込）。1人ずつ課金される方式ではないため、アルバイトを含めて全員に配っても費用は変わりません。ファイル共有が必要なら、1GBのファイルボックスが付くプレミアムプランを月額2,090円から選べます。

搭載しているのはスケジュール管理や掲示板、タイムカードなど5つの機能に限られますが、外出予定がそのまま旅費精算に反映されるなど、日常業務の流れに沿った作りになっています。アクセス解析で誰がどれだけ使っているかを把握できるのも、定着を重視する姿勢の表れです。60日間は無料で試せるため、機能の少なさが自社に合うかを確かめてから判断できます。

POWER EGG

公式サイト：https://poweregg.d-circle.com/

項目	内容
提供形態	クラウド／オンプレミス
従業員規模	10名～
費用	初期費用：要問合せ 月額費用：1万円～

ディサークル株式会社のPOWER EGGは、グループウェアに汎用申請ワークフローやWebデータベース、CRMを組み合わせた統合型のコラボレーションツールです。クラウド版とパッケージ版のどちらでも導入できます。

費用の面で特徴的なのは、必要な機能だけを選んで積み上げる料金体系です。クラウド版はシステム単位の基本使用料に、機能ごとのライセンス料を足す形になっており、グループウェアなら1ユーザー月額500円から。ユーザー数が増えるほど単価が下がるため、全社展開を見据えた予算も立てやすくなっています。

日本企業特有の複雑な承認フローに対応できる点も、選ばれる理由として挙げられています。社内規程や組織図に紐づけて承認ルートを自動生成し、組織改編や人事異動があっても世代管理で運用を止めません。金融機関での導入が100機関を超えていることからも、厳しい要件に応える設計であることがうかがえます。ワークフローを軸に情報基盤を固めたい企業に向くツールです。

MyWeb Portal Office

公式サイト：http://www.softec-inc.net/mywebportal/

項目	内容
提供形態	オンプレミス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：37万5,000円～ 年額費用：7万5,000円～

株式会社ソフテックが提供するMyWeb Portal Officeは、中小規模の企業に向けたWeb型のグループウェアです。掲示板やスケジュール、文書管理といった機能をパソコンのブラウザ上で扱えます。

費用の考え方は月額課金型と大きく異なり、サーバー1台あたりのライセンスを買い切る方式です。150ユーザーのパッケージが37万5,000円（税抜）からで、初年度のサポートサービスも価格に含まれます。利用人数が増えても月々の支払いが積み上がらないため、長く使うほど1人あたりのコストは下がります。

製品名に「かんたん」を掲げるとおり、操作性を重視した作りも持ち味です。文字の羅列に頼らず色や形で識別できるレイアウトを採用し、操作に迷っても画面のヘルプボタンから解決できます。シングルサインオンやActive Directory連携にも対応しており、既存の社内システムとつなげられる点も見逃せません。90日間のお試し版で動作を確認してから判断できます。

mitoco

公式サイト：https://www.mitoco.net/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	5名～
費用	初期費用：0円 月額費用：5,000円～

すでにSalesforceを使っている、あるいはこれから使う企業に向くのが、株式会社テラスカイのmitocoです。Salesforceのプラットフォーム上で動くグループウェアとして提供されています。

土台を共有していることが、そのまま利点になります。カレンダーやワークフロー、掲示板といった日常の情報が顧客データと同じ場所にたまるため、営業の予定と商談の記録が別々のツールに散らばりません。稼働環境はSalesforceに準じるので、セキュリティ要件を二重に確認する手間も抑えられます。

料金は初期費用が無料で、1ユーザーあたり月額1,000円から。300ユーザーを超えると単価が下がり、カレンダーとトークに限って使える社外ユーザー向けの枠も用意されています。経費精算や勤怠管理は別料金のオプションとして後から足せる形なので、必要になった機能だけを追加できます。30日間の無料お試しから検討を始められる点も心強いところです。

Diamond Portal

公式サイト：https://www.diamond-portal.jp/

項目	内容
提供形態	サービス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：2万1,000円 月額費用：5,000円～

ハイディメンション株式会社のDiamond Portalは、スケジュールや設備予約に加えて勤怠管理まで備えた多機能グループウェアです。サーバーを用意する必要がなく、インターネットが使える環境ならどこからでも利用できます。

他と異なるのが、GPSと連携した勤怠管理を用意している点です。モバイル端末で退勤ボタンを押すだけで位置情報と時刻が記録されるため、訪問先から直帰する働き方でも打刻の抜けが起きにくくなります。有給や経費の申請には承認期限日を設定でき、どこまで進んでいるかを申請者が確認できます。

費用は1ユーザーあたり月額500円で、GPS連携を使う場合はプラス200円。契約は10ライセンスからで、以降は5ライセンス単位で増やせます。別途2万1,000円（税抜）の初期導入費がかかりますが、年間契約にすれば月額の10ヶ月分で済み、契約年数が長いほど割引の幅が広がります。勤怠管理まで含めて低コストでまとめたい企業に向いたツールです。

E-グルPro

公式サイト：http://www.e-gru.net/

項目	内容
提供形態	SaaS
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：0円 月額費用：110円（税込）100円～

使っていない機能にまで料金を払っている。そんな不満に応える形で設計されたのが、メディアテック株式会社が提供するE-グルProです。全19機能の中から、自社に必要なものだけを選んで契約できます。

料金は初期費用が0円で、スケジュールとToDo、マイ・ノートの基本3機能なら1人あたり月額110円（税込）から。ここに電子会議や掲示板、施設予約といった機能を1つ22円で足していく仕組みです。全19機能をすべて使っても1人330円に収まるため、人数や構成を見直しながら無駄なく運用できます。

サーバー管理が不要なASP／SaaS型なので、バージョンアップの手間もかかりません。旧バージョンの利用者から寄せられた要望を反映して作られており、画面ごとにヘルプが用意されている点も、ITに不慣れな社員がいる職場では助けになります。30日間の無料トライアルで全機能を試せるので、どの機能が自社に要るかを見極めてから契約できます。

IntrameriT

公式サイト：https://tsuzuki.jp/lp/intramerit-gw/

項目	内容
提供形態	クラウド／オンプレミス
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：要問合せ 月額費用：400円～

都築電気株式会社のIntrameriTは、20年以上の開発実績があるグループウェア・ワークフロー製品です。約500社・23万ライセンス以上の実績を持ち、2020年には顧客の声をもとに全面刷新されました。

特徴的なのは、自社での働き方改革の知見が製品に織り込まれている点です。2016年から取り組みを進め、全従業員のテレワークを実現した経験をもとに、メンバーの居場所や在席状況を一目で確認できる行先掲示の機能を備えています。連絡を取る前に相手の状況を把握できるので、無駄なやりとりを減らせるのが強みです。

日本企業の風土に合わせた階層型アドレス帳や、きめ細かなアクセス権の設定にも対応します。日本語・英語・中国語とタイムゾーンを扱えるため、海外拠点を含めた運用も可能。料金はクラウド版が1ユーザー月額800円、パッケージ版が400円で、パッケージ版は自社でサーバー環境を用意する前提です。30日間の無料トライアルから検討を始められます。

OfficeView

公式サイト：https://www.knowlbo.co.jp/product/officeview/

項目	内容
提供形態	クラウド
従業員規模	制限なし
費用	要問合せ

株式会社 Knowlboが提供するOfficeViewは、オフィスに必要な機能を「パーツ」単位で自由に組み合わせて導入できるクラウド型グループウェアです。スケジュール管理や施設予約、ワークフロー、出退勤管理といった多彩な機能を揃えつつ、自社に必要なパーツのみを選択して購入できるため、不要な費用を抑えた合理的な運用を実現します。

すべてのパーツで統一された画面レイアウトを採用しており、ドラッグ＆ドロップによる直感的な操作が可能な点も魅力です。アクセス権限においては、あいまいになりがちなフォルダ単位ではなく「部署」の関係性を基軸として設計されており、組織構造に即した厳格な情報管理を容易に行えます。

さらに、日本語に加えて英語・中国語・韓国語の多言語表示や、Active Directory連携によるシングルサインオンにも対応。コストを最小限に抑えながら、柔軟かつ安全な情報共有環境を整備したい企業に適したツールです。

OUR OFFICE

公式サイト：https://ouroffice.jp/

項目	内容
提供形態	ASP
従業員規模	制限なし
費用	初期費用：要問合せ 月額費用：2,750円～

名鉄協商株式会社が展開するOUR OFFICEは、社内の情報共有と業務効率化を総合的に支援するポータル型のグループウェアです。

総合窓口となるポータル画面を起点に、行動予定の登録や伝言発信、会議の招集案内やお伺いを行う回覧、決裁・稟議のワークフロー、サーバーでの一元管理を可能にする共有フォルダなど、組織運用に欠かせない基本機能を幅広く網羅しています。中でも、ポップアップ通知によって作業漏れを未然に防ぐToDoリストや、行先登録と密接に連動した伝言メモ・メール送信機能など、日常業務の細やかなコミュニケーションを円滑化する設計が特徴です。

さらに、登録部署ごとの通達配信や簡単に作成できるグループ別連絡先、共有設備・備品の予約管理まで対応しています。ASP型での迅速な導入に加え、個別カスタマイズにも柔軟に応じるため、自社の運用形態に最適化した無駄のない業務環境を構築できるツールです。

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グループウェアの費用で見落としやすい注意点

見積書に記載された金額だけを見て予算を確定させると、運用開始後に想定外の出費が発生する事態を招きかねません。グループウェアには、月額費用とは別に発生する隠れたコストがいくつも存在します。

ここでは、特に見落とされやすい5つの注意点を取り上げ、確認すべきポイントを詳しく見ていきましょう。

初期設定や導入支援の費用を確認する

初期費用が無料と案内されていても、アカウント設定や権限設計をベンダーに代行依頼すれば追加費用が発生します。組織階層が複雑な企業ほど設定の工数はかさむため、依頼範囲によっては数万円から数十万円が上乗せされるでしょう。

自社で設定作業を行えば費用は抑えられますが、その場合は担当者の作業工数という形でコストが生じます。見積もりを取得する段階で、導入支援がどこまで無償で含まれるのか、その範囲を明確に確認しておくことが大切です。

既存データの移行費用を見込んでおく

すでに何らかのシステムを利用している企業では、スケジュールや文書データを新環境へ移行する作業が発生します。

この移行作業は標準対応に含まれないことが多く、別途費用として請求されるのが一般的です。特に、旧システムとデータ形式が合わない場合は変換作業が必要となり、想定を大きく超える金額になるケースもあります。

費用を抑えたいなら、移行対象を過去何年分に絞るかを事前に決めておきましょう。参照頻度の低い古いデータを対象から外すだけでも、移行費用は大幅に圧縮できます。

カスタマイズ・連携開発の費用に注意する

既存の勤怠システムや会計システムとグループウェアを連携させたい場合、API連携の開発費用が別途必要になることがあります。標準機能で対応できない要件はすべてカスタマイズ扱いとなり、要望が増えるほど追加費用も膨らんでいくでしょう。

ここで押さえておきたいのが、クラウド型はカスタマイズの自由度が低いという性質です。既存業務に合わせた改修要件が多い場合は、無理にクラウド型へ寄せるのではなく、導入形態そのものから再検討したほうが結果的に安く収まる可能性があります。

社内教育にかかる工数も費用と考える

新しいシステムの導入には、操作説明会の実施やマニュアルの作成が欠かせません。これらは請求書には現れませんが、担当者の工数という形で確実に人件費が発生している点を意識しておきましょう。

ベンダーによる操作研修を依頼する方法もあるものの、有償の場合が多く1回あたり数万円が相場となっています。

こうしたコストを抑えるには、直感的に操作できる製品を選ぶのが効果的です。説明の手間が少ない製品であれば教育コストを抑えられ、結果として総コストの削減にもつながります。

解約・乗り換え時の費用も確認しておく

契約時にはあまり意識されませんが、解約時の条件も費用に直結するため、あらかじめ確認しておきたいポイントです。年間契約を途中で解約した場合、残存期間分の料金が返金されない製品は少なくありません。

また、解約後にデータを引き出せる期間は限られており、期限を過ぎるとサーバーから完全に消去されてしまいます。将来の乗り換えに備えるなら、データエクスポート機能の有無を契約前に必ずチェックしておきましょう。自社でデータを取り出せる環境が整っていれば、移行にかかる費用を削減できます。

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グループウェアの費用を抑える方法

グループウェアの費用は、選び方と運用の工夫次第で無理なく抑えられます。重要なのは、必要な機能まで削って業務効率を落とすのではなく、無駄なコストを見極めて削減することです。

ここでは、導入前と導入後の両方で効果を発揮する5つの節約策をご紹介します。

必要な機能を事前に絞り込む

費用を抑える第一歩は、自社の課題を洗い出したうえで、機能を「必須」と「あれば良い」に仕分けすることです。この整理をしないまま製品を比較すると、多機能さに惹かれて不要な上位プランを選んでしまう恐れがあります。

実際に現場へヒアリングを行い、日常業務で本当に使われる機能を特定すれば、過剰な機能への支払いを防ぎやすくなります。おすすめしたいのは、機能を絞り込み、最小構成から始めるという進め方です。運用しながら必要に応じて機能を追加していけば、費用効率を保ったまま活用範囲を広げられます。

プランとライセンス数を最適化する

全社員に一律で同じプランを付与している企業は少なくありませんが、これは費用の無駄につながりかねません。毎日フル活用する社員と、掲示板の閲覧だけの社員では必要な機能が異なります。利用頻度や役割に応じてプランを使い分けるだけでも、コストを抑えられるでしょう。

あわせて実施したいのが、アカウントの定期的な棚卸しです。退職者のアカウントが残ったまま課金され続けているケースは珍しくないため、四半期ごとなどのタイミングで見直しましょう。アルバイトや業務委託を対象に含めるかどうかの判断も、ライセンス数と費用を大きく左右します。

年間契約や無料トライアルを活用する

多くの製品では、月払いよりも年間一括契約のほうが1ユーザーあたりの単価を安く設定しています。長期利用が前提であれば、年間契約を選ぶことで数％から十数％のコスト削減が見込めるでしょう。

加えて、無料トライアルも積極的に活用することがおすすめです。ほとんどの製品が数週間程度の試用期間を用意しており、費用をかけずに自社との適合性を検証できます。トライアル期間中は現場の社員へ実際にツールを触ってもらい、導入後に使われない機能や操作性の問題なども事前に把握しましょう。

既存ツールとの重複を整理する

すでにチャットツールやオンラインストレージを契約している企業では、グループウェアと機能が重複しやすくなります。両方を並行して契約し続けると、同じ用途に二重の費用を払うことになりかねません。

重複するツールを解約してグループウェアに統合すれば、実質的な追加負担をほとんど増やさずに導入できるでしょう。ツールを残すか統合するか判断するためにも、現在利用中のツールとその年間費用を一覧化しておくことが重要です。統合後の差額を試算しておけば、社内での予算承認も通しやすくなります。

補助金の活用を検討する

中小企業を対象とした補助金制度を活用すれば、グループウェアの導入費用を実質的に軽減することが可能です。ソフトウェアの導入費用だけでなく、クラウドサービスの利用料まで対象に含まれる制度も存在しており、負担を大きく下げられる可能性があります。

ただし、対象となるツールや申請要件は年度ごとに見直されるため、過去の情報をもとに判断すると要件を満たせない場合があります。申請する際は、必ず最新の公募内容を確認したうえで手続きを行いましょう。

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費用対効果で見るグループウェアの比較基準

グループウェア選びで重要なのは、金額の安さではなく、支払った費用に見合う効果が得られるかどうかです。どれだけ安価な製品でも、社内に定着せず使われなければ投資が無駄になってしまいます。

ここでは、費用対効果を正しく判断するための以下の4つの比較基準について詳しく見ていきましょう。

削減工数を金額に換算できているか

グループウェアの導入効果は感覚で語られがちですが、削減できる工数に社員の人件費単価を掛ければ金額として算出できます。

例えば、1人あたり月5時間の削減にとどまったとしても、50名規模の企業なら年間で数百万円規模の効果が見込めます。この数字があれば、社内での予算承認も進めやすくなるでしょう。

削減できる工数を正確に把握するには、導入前の準備が不可欠です。スケジュール調整や書類の回覧などに現状どれだけ時間がかかっているかを、あらかじめ計測しておいてください。

1ユーザーあたりの実質単価はいくらか

製品比較で確認すべきは、公式サイトに掲載された表示価格ではありません。自社に必要な機能をすべて含めた、1ユーザーあたりの単価こそが比較すべきポイントです。

基本料金が安く見える製品でも、必要なオプションを積み上げていくと、最初から機能が揃った上位プランより割高になるケースがあります。こうした逆転を見抜くためには、自社が求める機能をリスト化し、すべての製品を同じ条件で比べたうえで単価を算出することが欠かせません。

人数増減に対応できる料金体系か

組織は採用や異動によって常に変化するため、料金体系の柔軟性は長期的なコストを左右します。1ユーザー単位で増減できる製品であれば、その時点での人員構成に合わせて費用を最適化できるでしょう。

逆に最低契約ユーザー数が高く設定されている製品は、小規模な部署だけで試験導入したい場面などで無駄が生じやすくなります。また、年間契約の途中で人員が減っても、更新時まで料金に反映されない製品もあるため、契約前に増減のルールを確認しておくことが大切です。

社内に定着しやすい操作性やサポートか

どれだけ安い製品を選んでも、社内で使われなければ費用対効果は実質ゼロになってしまいます。とりわけITに不慣れな社員が多い企業では、画面を見ただけで操作方法が分かる直感的なデザインかどうかを重視すべきです。

また、ベンダー側の支援体制も見逃せないポイントです。導入初期の伴走支援や日本語による問い合わせ窓口の有無は、単なる付帯サービスではなく、スムーズな活用を後押しする重要な要素となります。グループウェアが社内に定着して初めて、支払った費用が成果に変わるといえるでしょう。

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グループウェアの費用を正しく把握して、導入を成功させよう！

グループウェアの費用は、初期費用・月額費用・保守サポート費用などの内訳に分かれ、導入形態や利用人数、必要な機能によって大きく変動します。月額の相場は1ユーザーあたり300〜1,500円程度で、30名規模なら年額10万円台から、100名規模では年額180万円程度までが目安となるでしょう。

比較の際は表示価格だけをチェックするのではなく、オプションや導入支援、データ移行、社内教育といった隠れたコストまで含めた総額で判断してください。そのうえで機能の絞り込みやライセンスの最適化、無料トライアルの活用を組み合わせれば、費用を抑えながら十分な効果を引き出せます。

自社に必要な条件を整理し、費用対効果の高いグループウェアを選びましょう。

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