ビジネス文書の書き方第17回　　ビジネスメールの書式（４）　依頼状・お礼状・お祝い状

この連載では、ビジネス文書の適切な書き方をお伝えします。

ビジネス文書には、一定の書式があります。今回は、メールによる依頼状・お礼状・お祝い状６種の文例を見てみましょう。

【講演依頼メール】

専門家などに講演や執筆を依頼する場合は、事前に電話で打診し、了承を得た上で依頼する必要があります。先方が内容を正確に把握できるよう、要旨を簡潔・明瞭に記載することが重要です。講演や締切の直前には、重ねて電話やメールで確認するようにしましょう。

筆者が交代で連載するコーナーの場合、当該ページのバックナンバーを添付すると、よりイメージしてもらいやすくなります。

依頼した講演が終了したら、後日改めてお礼のメールを送りたいものです。お礼状の定型文として、「まずは略儀ながらメールにて、ご挨拶かたがた御礼申し上げます」と末尾に記すのが一般的です。聴講した感想や来場者アンケートに寄せられた声などを、講演者にフィードバックすると喜ばれるでしょう。

なお執筆依頼については、掲載誌を郵送する際にお礼状を同封するため、メールでのお礼は想定していません。文書でのお礼状の書き方は、本連載の第８回をご覧ください。

行事などへの招待を受けた場合も、時間を置かずにお礼のメールを出したいものです。

会社の祝いごと（社屋の新築、創業記念、新事業所開設など）に対して、喜びの気持ちを込めてお祝いを述べるメールです。タイミングを逸しないよう、すぐにお送りしましょう。

個人の祝いごと（栄転、昇進、受賞など）に対して、お祝いを述べるメールです。

次回も引き続き、ビジネスメールの文例を紹介します。